የሂሳብ አያያዝ መሰረታዊ ተግባር ምንድነው?

በመሰረቱ የሂሳብ አሰራር ወደ አንድ ንግድ ገብቶ የሚወጣበትን ገንዘብ በትክክል መከታተል ነው። ይሁን እንጂ አንድ የሒሳብ ሥራ ገንዘብ መጥቶ ሲመጣ ከማየት የበለጠ ነገርን ምረጡ ። በመግቢያ ደረጃ የሒሳብ ሠራተኛ ወይም የመጻሕፍት ጠባቂ ነት ቦታ ለማግኘት እያሰብክ ከሆነ ልታውቃቸው የሚገቡ አንዳንድ ነገሮች አሉ።

ሥራው ምን ነገሮችን ያካትታል? የሒሳብ አያያዝ መሠረታዊ ተግባር ምንድን ነው? የተለያዩ የሒሳብ ዓይነቶች አሉ? ምክርና ብቃት ለማግኘት የት መሄድ እችላለሁ?

የሒሳብ ሠራተኛ ወይም የመጻሕፍት ባለቤት እንደመኾናችሁ መጠን የገንዘብ ዝውውርን፣ የሥራ አፈጻጸምንና የአንድን ንግድ አጠቃላይ የገንዘብ አቅም በተመለከተ የገንዘብ መረጃዎችን ሰብስባችሁ ሪፖርት ታደርጋላችሁ። የምታቀርበው መረጃ ኩባንያውን በተሻለ መንገድ ማስተዳደር የሚቻልበትን መንገድ በተመለከተ ውሳኔ ለማድረግ በጣም አስፈላጊ ነው ። ይህ ሁሉ መረጃ የሚሰበሰበው ለደንበኞች እንደ ወረቀቶች፣ ከነጋዴዎችና ከአቅራቢዎች ከሚወጣ ወጪ እንዲሁም መጽሔት ኢንስትሪ ተብለው ከሚጠሩት ሌሎች የውስጥ ልውውጦች ነው። ከዚያም እነዚህ ትራክቶች በኩባንያው የሒሳብ ሥርዓት ውስጥ ተመዝግበዋል።

የሒሳብ አያያዝ መሠረታዊ ተግባር ምንድን ነው?

በርካታ መሰረታዊ ተግባራት የአንድ ሂሳብ ክፍል ሃላፊነት ናቸው።

ተበዳሪ (አ/ር)- ይህ መጠሪያ ደንበኞች ለሸቀጦች ወይም ለአገልግሎቶች የሚፈጽሙበትን ክፍያ ለመከታተል ነው። በተጨማሪም የደንበኞችን የይነ-ስርዓት ፈጠራ እና መከታተል እና በተገቢው ጊዜ ክፍያዎች እንዲደረጉ ማረጋገጥ.

ሂሳብ የሚከፈልበት (አ/ፓ)— እንደ አ/ር ሁሉ አ/አ በኩባንያው የተገዙ ዕቃዎችና አገልግሎቶች በሙሉ መዝገብ መያዝና ክፍያው በሰዓቱ መደረጉን ማረጋገጥ ማለት ነው። በተለይ አቅራቢዎች ወይም ሻጮች ቀደም ብለው ለዕርዳታ ቅናሽ የሚሰጡ ከሆነ ይህ በጣም አስፈላጊ ነው.

የኢንፎርመሪ አስተዳደር—ይህ ቦታ ትርፋቸውን ከፍ ለማድረግ ሲባል የተገዙና የተጠራቀሙ ዕቃዎችን በሙሉ ይከታተላል። ለምሳሌ, FIFO በመባልም የሚታወቅ አንድ የውሂብ አስተዳደር ስርዓት; First In First Out. ይህም አንድ አዲስ ምርት በመድረሱ በመደርደሪያው ላይ እንዳይቆዩና እንዳይረሱ ያደርጋል።

Payroll- የሰራተኞችን ሰዓት፣ ደመወዝን፣ ጠቀሜታን፣ ጥቅማ ጥቅሞችን እና ኮሚሽኖች በትክክል እንዲሁም ክፍያም ሆነ ያልተከፈለውን የፍለጋ ጊዜ መከታተል በማንኛውም ኩባንያ ውስጥ እጅግ በጣም አስፈላጊ ሚና ነው። በተጨማሪም ለመንግሥት የደመወዝ ግብር የመክፈል ኃላፊነት አለብህ ። ከእነዚህ ምጣኔዎች መካከል FICA (social security and Medicare tax)፣ ሥራ አጥነት፣ የሰራተኞች ካሳ እንዲሁም የፌደራልእና የመንግስት ግብር መከልከል ይገኙበታል።

በጀት ማውጣት- የበጀት ክፍሉ በየዓመቱ ለገቢና ወጪ የሚሆን በጀት ይደፍናል፤ እንዲሁም ወጪው በኩባንያው በጀት ውስጥ እንዲቆይ ለማድረግ ወጪዎችን በየፊናው ይመዝናል። በጀት በሚፈጥርበት ጊዜ የገንዘብ መሠረትም ሆነ አከፋፈያ መጠቀም ይኖርበታል። የአክራይ ሂሳብ ገቢ ወይም ወጪ የሚመዘገበው የንግድ ልውውጥ በሚከናወንበት ጊዜ እንጂ ክፍያ በምታደርግበት ወይም በምትቀበልበት ጊዜ አይደለም። በገንዘብ ዝውውር ላይ ብቻ የተመሠረተ በጀት ስለ ገንዘብ ዝውውር ትክክለኛ ግንዛቤ አይሰጥም። በተመሳሳይ የገንዘብ መሰረት በጀት ስለ ንግዱ አፈጻጸም ትክክለኛ መረጃ ላይታይ ይችላል። ሁለቱን ዘዴዎች ማጣመር ከሁለቱም ዓለም የተሻለ ውጤት ያስገኝልሃል፤ ይህም ይበልጥ ትክክለኛ በጀት ያስገኝልሃል።

አንድ የሒሳብ ክፍል ከሚያከናውናት ወሳኝ ሥራዎች አንዱ በየወሩ የሚተነውን ትንበያ እንዲሁም የዓመት ማብቂያ ሪፖርት ለማድረግ የሚያስችል ትክክለኛ የገንዘብ ሒሳብ ማዘጋጀትና ማቅረብ ነው። ስለሆነም የንግዱ ገንዘብ ነክ መረጃዎችና የንግድ ልውውጦች በሙሉ ዓመቱን ሙሉ ተመዝግበው ትክክለኛ ሪፖርቶችንና የገንዘብ ሂሳቦችን ማዘጋጀት ይችላሉ።

የማኔጅመንት ሪፖርት-እንደ ኩባንያው አወቃቀር, የአስተዳደር ሪፖርቶች በየወሩ, በየሦስት ወር ወይም በየዓመቱ ሊዘጋጁ ይችላሉ. እነዚህ ሪፖርቶች በየወሩ እንደ አንድ የገንዘብ ዝውውር ትንበያ መግለጫ ወይም የተሟላና ዝርዝር የሆነ ትርፍና ኪሳራ መግለጫን ያህል ውስብስብ ሊሆኑ ይችላሉ ። እንደነዚህ ያሉ ሪፖርቶች በአብዛኛው የሚዘጋጁት በወረቀት ወረቀት ላይ የተሠሩትን በርካታ የገንዘብ ሥራዎች በመጠቀም ነው።

የሕግ ታዛዥነት-የማንኛውም ንግድ ሂሳብ ክፍል አንድ የተወሰነ አካባቢ የንግድ ድርጅቶችን የሚቆጣጠሩ የተወሳሰቡ ደንቦች, ሂደቶች እና ፖሊሲዎች የሚከተል መሆኑን ማሳየት መቻል አለበት. በንግዱ ላይ የሚመለከታቸውን ደንቦች ማወቅና መረዳት ብቻ በቂ አይደለም፣ ንግዱ ምንጊዜም የሚታዘዝ መሆኑን ማሳየት አለበት። ይህ ሂደት ሁሉንም ቼኮች, የሂሳብ ወረቀቶች, ወጪዎች, እና የክፍያ መዝገቦችን ቅጂዎች ማስቀመጥ እና ትክክለኛ ሰዎች የንግዱን አፈጻጸም የመጠበቅ ኃላፊነት እንዳለባቸው ለማሳየት ማግኘት ን ያካትታል, ነገር ግን ብቻ የተወሰነ አይደለም.

የፋይናንስ ቁጥጥር- ይህ የሒሳብ ክፍሉ እኩል አስፈላጊ ተግባር ነው. እያንዳንዱ የንግድ ሥራ ገንዘቡን ለማጣራትና በአግባቡ ለመጠቀም የሚያስችል የተወሰነ መንገድ ያስፈልገዋል ። ይህ በአብዛኛው የሚከናወነው ሦስት ዋና ዋና የገንዘብ ክወናዎችን፣ የገንዘብ ፍሰት መግለጫን፣ የገቢ መግለጫ (ትርፍና ኪሳራ ወይም P&L መግለጫ ተብሎም ይጠራል) እና ባላንጣ በመጠቀም ነው። አንድ የንግድ ሥራ ባለቤት በእነዚህ ሦስት ሪፖርቶች ውስጥ የሚገኙትን መረጃዎች በማጥናት ንግዱ ምን እያከናወነ እንዳለ ማወቅና የት ላይ ለውጥ ሊከሰት እንደሚችል ማወቅ ይችላል።

መዝገብ መያዝ—በማንኛውም የንግድ ሥራ ልዝብ በሆነ መንገድ እንዲከናወነው ከሚያስችሉ ነገሮች አንዱ ጥሩ መዝገብ መያዝ ነው። የተሰረዘውን ቼክ ከቅጂ ጋር ተከራካሪ በሆነ ገንዘብ ላይ እጃችሁን መጫን መቻቻላችሁ ዕዳው እንደተከፈለ ያረጋግጣል። ለንግዱ ጥቅም ማስመዝገብ ብቻ ሳይሆን እንደ አይ አር ኤስ አባባል አንዳንድ ሰነዶች ለምን ያህል ጊዜ መቆየትና ለግብር ዓላማ መቅረብ እንዳለባቸው የሚገልጹ መሠረታዊ ደንቦች አሉ ። ለምሳሌ ያህል፣ የሂሳብ ክፍያ ና ተበዳሪ ወረቀት ለሰባት ዓመታት መቆየት ይኖርበታል። የባንክ መግለጫዎች፣ የተሰረዘ ቼክና ማንኛውም የኤሌክትሮኒክ የክፍያ መዝገብም ሰባት ዓመት ቢሆንም የባንክ እርቅ መያዝ ያለበት ለሁለት ዓመት ብቻ ነው። እንደ እውነቱ ከሆነ አብዛኛውን ጊዜ የባንክ ዕርቅ ከባንክ ሒሳብ ጋር ስለሚቆይ ለእነዚሁ ሰባት ዓመታት ይቆያሉ።

የተለያዩ የአካውንቲንግ ዓይነቶች ምንድን ናቸው?

በሒሳብ መስክ ለመሥራት እያሰብክ ከሆነ ምን ዓይነት የሒሳብ ዓይነቶች እንዳሉ ማወቅ ይኖርብሃል ። ልታስብባቸው የምትችላቸው በጣም የተለመዱ የሒሳብ ሥራዎች የሚከተሉት ናቸው፦

• የፋይናንስ አካውንቲንግ

• የአስተዳደር ሂሳብ

• ወጪ ሒሳብ

• የግብር ሂሳብ

የፋይናንስ አካውንቲንግ

ማንኛውም በገንዘብ ሂሳብ ስራ ላይ ተሰማርቶ መደበኛ የፋይናንስ ሂሳብ በማዘጋጀት ሁሉንም የፋይናንስ ልውውጥ የመከታተል፣ የመመዝገብና ሪፖርት የማቅረብ ሃላፊነት አለበት። ይህ የሚደረገው የ GAAP (በአጠቃላይ ተቀባይነት ያገኙ የአካውንቲንግ መርሆች) ደንቦችን በማክበር ነው.

የፋይናንስ ሂሳብ ኩባንያው በአንድ የተወሰነ ጊዜ ውስጥ እንዴት እንዳከናወነ በትክክል እና ወደፊት እንደ አስተዳደር ሂሳብ አፈጻጸም አይተነብይም. ሁለት አይነት የገንዘብ ሂሳብ፣ ገንዘብ እና አከፋፋይ አሉ። ሁለቱም የንግድ ልውውጦችን በሚቀድሙበት ጊዜ ሁለት-መግቢያ ሂሳብ ይጠቀማሉ። አብዛኞቹ ትናንሽ የንግድ ድርጅቶች የገንዘብ ሒሳብ የሚጠቀሙ ቢሆንም የንግድ ድርጅቶችን ጨምሮ ትላልቅ ኩባንያዎች ይህን ዘዴ መጠቀም ይኖርባቸዋል ።

የአስተዳደር አካውንቲንግ

በአስተዳደር ሒሳብ የሚዘጋጀው መረጃ የሚጠቀመው ለድርጅቱ ባለ ሥልጣኖች ብቻ ነው። ለባለድርሻ አካላትና ለኢቨስትመንቶች ከተሰጡት የገንዘብ ሒሳብ ሪፖርቶች በተለየ መልኩ። የአስተዳደር ሂሳቦች ታሪካዊ መረጃዎችን ከተጠበቀው ውጤት ጋር አጣምሮ በማቀናጀት እስከዛሬ በአፈጻጸም ላይ ተመስርተው ውጤቶችን ለትንበያ የሚያስፈልጓቸውን መሳሪያዎች ለአስተዳደር ይሰጣሉ።

ወጪ አካውንቲንግ

የወጪ ሂሳብ የንግድ ስራ ንዋያትን ብቻ የሚመለከት የሂሳብ ቅርንጫፍ ነው። ይህ የሂሳብ አሰራር በአጠቃላይ በማምረቻ ኢንዱስትሪ ውስጥ ጥቅም ላይ ይውላል. ምንም እንኳ አንድ የአገልግሎት ንግድ ከዚህ የሂሳብ አያያዝም ተጠቃሚ ሊሆን ይችላል.

ወጪ ሂሳብ በቋሚም ሆነ በተለዋጭ የንግዱ ወጪ ላይ ይመለከታል. ምሳሌዎች ጥሬ እቃዎች, የጉልበት ወጪ, የምርት ወጪ, ከራስ በላይ, እና ጥገና ናቸው, እንደ "የሰበር-እንኳን ነጥብ" የመሳሰሉ የአስተዳደሩን አስፈላጊ መረጃዎች በመስጠት

የኦዲት አካውንቲንግ

አንዳንድ የንግድ ድርጅቶችና ኩባንያዎች በተለይ እንደ HUD ወይም ዩ ኤስ ዲ ኤ ካሉ የመንግሥት ድርጅቶች ጋር ግንኙነት ካላገኙ በየዓመቱ የሒሳብ ምርመራ ማድረግ ያስፈልጋቸዋል። አንድ የሒሳብ ባለሙያ የሒሳብ ክፍሉ ያስቀምጠዋል ያሉትን የገንዘብ መዝገቦች በሙሉ በትክክል ሪፖርት ለማድረግ ይመረምራል ።

ከሒሳብ ሠራተኞች ወይም ከሒሳብ ሠራተኞች በተለየ መልኩ አንድ ኦዲተር ከሒሳብ ጋር አይዛመድም ወይም በሒሳብ ሥራ ላይ አይሳተፍም። የሒሳብ ምርመራ በጣም የተለመዱት ሁለት መንገዶች የሚከተሉት ናቸው -

የአከባበር ምርመራ በአሁኑ ጊዜ ከደንብ ወይም ከውስጥ መስፈርቶች ጋር የሚስማማ መሆኑን ለማረጋገጥ ኩባንያው ወይም ድርጅቱ የሚፈፀሙባቸውን አሰራሮች እና ፖሊሲዎች ይመረምራል. እንዲህ ያለው የሒሳብ ምርመራ ውጤት ተግባራዊ ከሆነ ለውጪ አካላት ሪፖርት ሊደረግ ይችላል ።

የገንዘብ ምርመራ የኩባንያውን የገንዘብ ሒሳብ ትክክለኛነት ከመመርመር በቀር የሚፈይድ አይደለም። አብዛኛውን ጊዜ ውጤቱ ሲጠናቀቅ ለኩባንያው ባለሥልጣኖች ወይም ባለቤቶች ብቻ እንጂ ከንግዱ ውጭ ለማንም ሰው አይዘግብም።

የግብር አካውንቲንግ

የግብር ሂሳብ በውስጥ ገቢ ኮድ (IRC) ቁጥጥር ስር ነው. በዚህም መሰረት የንግድ ድርጅቶች, የግለሰብ ግብር ከፋዮች እና ትርፍ የሌላቸው ድርጅቶች አሁን ያለውን የግብር ደንቦች እንዲከተሉ ያደርጋል. አንድ የቀረጥ ሒሳብ ሠራተኛ ለእነዚህ ደንበኞች የሚሠራው ግብር መክፈላቸው ትክክል መሆኑን ለማረጋገጥ ነው ።

የግብር ሂሳብ አሰሪ በየጊዜው የሚለዋወጠውን የግብር ህግ ጠንቅቆ ማወቅ አለበት። ይህም የሚገባውን የገቢ ግብር መጠን ማስላት፣ ማንኛውንም የግብር ዕዳ መቀነስ እንዲሁም የተሟላና የፋይል ግብር መክፈያዎችን በትክክልና በሰዓቱ ማስላት ይችላል።

ተጨማሪ እውቀት ማግኘት ትፈልጋለህ?

እንደ ደብተር ወይም የሂሳብ ባለሙያ በመግቢያ ደረጃ ሥራ ለመጀመር ዝግጁ ነዎት? ICT የኛ የሂሳብ አያያዝ እና ፕሮፌሽናል ቢዝነስ አፕሊኬሽን ፕሮግራማችን የሚከፈሉ/ተቀባይነት ያለው፣የደመወዝ ክፍያ፣የአጠቃላይ ደብተር፣ሪፖርት/መረጃ መግቢያ እና የቢሮ አውቶሜሽን መሰረታዊ ነገሮችን ያስተምርዎታል። ማንኛውንም መጠን ያለው ድርጅት ለመደገፍ እና በሂሳብ ክፍልዎ ላይ ለውጥ ለማምጣት ዝግጁ ይሆናሉ።

የመጀመሪያውን እርምጃ አብረን እንውሰድ! ተጨማሪ እውቀት ለማግኘት አሁኑኑ ያነጋግሩን።

• የሂሳብ አያያዝ መሰረታዊ ነገሮች
  • የሂሳብ አያያዝ መሰረታዊ ተግባር ምንድነው?
  • GAAP በአጠቃላይ ተቀባይነት ያላቸው የሂሳብ መርሆዎች ምንድን ናቸው?
  • በአካውንቲንግ ለመስራት በሂሳብ ጥሩ መሆን ያስፈልግዎታል?