يجب مناقشة مشكلة / شكوى الطالب مع المعلم أو الموظف المعني (في غضون خمسة أيام عمل).
إذا كان المعلم أو الموظف غير قادر على حل الموقف على مستواه ، فيجب على الطالب والمدرس مقابلة منسق / مدير التعليم في محاولة لحل المشكلة (في غضون خمسة أيام عمل).
إذا لم يتمكن منسق / مدير التعليم من حل الموقف ، فيجب توجيه الطالب لإعداد شكوى مكتوبة (في غضون خمسة أيام عمل) لإرسالها إلى مدير التعليم. يجب على مدير التعليم إرسال ملخص للمشكلة إلى مدير الحرم الجامعي (في غضون ثلاثة أيام من استلام الشكوى المكتوبة).
يجب على مدير الحرم الجامعي مراجعة الشكوى المكتوبة ومذكرة الموظفين ، وفحص الملفات والسجلات ذات الصلة ، وتحديد موعد لعقد اجتماع مع الطالب (في غضون خمسة أيام عمل) ، وإخطار الموظفين المناسبين ، إن وجدوا ، بالاجتماع. يجب على مدير الحرم الجامعي التشاور مع الرئيس ، إذا لزم الأمر ، لحل الشكوى.
يجب على مدير الحرم الجامعي ، بعد النظر في جميع الحقائق ذات الصلة المقدمة في الاجتماع ، التوصل إلى قرار يتم إبلاغه للطالب في غضون يوم عمل واحد.
وإذا كان القرار موضع خلاف، تحال جميع المعلومات ذات الصلة إلى الرئيس في غضون يوم عمل واحد. وسيستعرض الرئيس الشكوى وغيرها من المعلومات ويصدر قرارا ملزما في غضون عشرة أيام عمل. يوضع قرار الرئيس في ملف الطالب، ويتلقى الطالب ردا خطيا.