Всеки работодател се нуждае от определен администратор на заплати, който да управлява ведомостите за заплати. Независимо дали заплатите се изплащат от администратор на заплати в рамките на организацията, или се използва външна компания за изпълнение на заплатите, всяка компания, голяма и малка, трябва да администрира заплатите. Ето защо има голямо търсене на администратори на заплати.
Какво представлява заплащането?
Заплащането е процесът на редовно изплащане на седмичните заплати на служителите. Тя включва списък на платените служители и общата сума на плащането на всеки служител. Системата за заплати помага на администратора на заплати да изплати правилната сума пари на служителите на правилната дата.
Какво представлява процесът по изплащане на заплати?
Процесът на изплащане на заплати включва изчисляване на общия размер на доходите след приспадане на удръжките и данъците върху заплатите. Ведомостите за заплати се обработват в съответствие с отработените часове, изплатените заплати, класификацията на работника и обезщетенията, удържани от заплатата.
Какво прави администраторът на заплати?
Администраторът на заплати се грижи за гладкото протичане на процеса на заплащане в организацията. За тази цел той трябва точно да записва отработените часове, да плаща на служителите правилно и в срок и да спазва данъчните закони.
Водете правилни записи
Администраторът на заплати трябва да води точна документация. Това включва случаите, когато се наема нов служител и когато той се повишава. Администраторът на заплати ще накара служителя да попълни съответните документи, включително формуляра W-4 (W-9 за изпълнители), който включва лична информация за служителя и информация за удържаните данъци. Служителите на пълен работен ден ще получат W-2 в края на годината, отчитащ дейностите по заплащането, докато договорните партньори ще получат формуляр 1099.
Администраторът на ведомости за заплати трябва също така да води точна документация за вноските и възстановяванията на обезщетения. Част от възнагражденията на служителите могат да отиват за здравно осигуряване, планове 401К или застраховка "Живот". Администраторът на заплати трябва също така да управлява сметките за здравни спестявания и свързаните със застраховките възстановявания.
Правилните записи включват следното:
- Юридическо име на служителя
- Номер на социална осигуровка
- Адрес и пощенски код
- Дата на раждане
- Професия
- Работни часове на седмица
- Почасова или месечна ставка
- Комисия
- Заплащане за извънреден труд
- Удръжки от заплатата
- Общо брутно и нетно възнаграждение
- Дати на плащане и периоди на плащане
Управление на удръжките на служителите
Служителите декларират удръжки въз основа на зависими лица и други данъчни фактори. По време на годината служителят може да промени удръжките си. Това може да коригира сумата на предварително платения данък, която се удържа от заплатата му. От администратора на заплати зависи да информира служителите за това как удръжките им ще се отразят на заплатите им.
Обучение на персонала относно заплатите и обезщетенията
Администраторите на заплати предоставят информация и отговарят на въпроси на служителите относно заплатите. Служителят може да се интересува дали има някакви годишни промени в медицинските обезщетения или колко дни PTO е използвал, или дали обмисля да си вземе отпуск. От администратора на заплати зависи да обясни заплатата и обезщетенията по време на срещата за въвеждане в работата при първото наемане. Той може също така да прегледа със служителите, когато обезщетенията се променят или ако получат повишение за организационен напредък.
Проследяване на времето
Администраторът на ведомостите за заплати трябва точно да проследява времето, за да изплати на служителя правилното възнаграждение. Това може да включва както цифрови, така и физически часовници за отчитане на работното време. Изпълнителите могат да представят своите часове с фактура в края на периода на заплащане.
Изчисляване на брутната заплата
Софтуерът за заплати помага на администратора на заплати да изчислява точно брутните заплати. Това включва заплатата, отработените часове и комисионата. Те трябва да изчисляват точно както почасовите, така и наемните служители.
Приспадане на дължимите данъци
Администраторът на заплати трябва да обработва данъците и удръжките от заплатите. Счетоводен софтуер като QuickBooks е чудесен начин за автоматизиране на този процес. По-долу са изброени някои от данъците, които се удържат от заплатите на служителите:
- Данък върху доходите - удържа се и се плаща на федералното правителство или на правителството на щата.
- FICA - Federal Insurance Contributions Act (Закон за федералните осигурителни вноски) е данък за бъдещи обезщетения за социално осигуряване и Medicare.
Работа с HR и IT
Администраторът на ведомости за заплати е част от отдела за човешки ресурси (ЧР). Той ще работи с отдел "Човешки ресурси", за да координира изплащането на заплатите и разпределението на обезщетенията. Администраторът на заплати ще работи и с отдела за информационни технологии (ИТ), за да управлява и актуализира софтуера за заплати, който подпомага техните задачи. Малките предприятия ще използват софтуер като QuickBooks, докато по-големите организации могат да използват домашен софтуер за заплати.
Актуализиране на служителите относно процеса на плащане
Много организации предлагат на служителите си хартиени чекове или директен депозит. Администраторът на заплатите може да получи банкова информация, за да въведе директния депозит, така че служителите да получават заплатите директно по банковата си сметка. Също така процедурата за плащане може да се промени, ако организацията приеме нов софтуер за заплати. Някои работодатели все още използват хронометрични карти и администраторът на заплати трябва да обучи служителите на правилните процедури за въвеждане и извеждане на работното време.
Какви са някои често срещани термини за заплати?
Има много термини, които администраторът на заплати трябва да разбира. Тези термини включват:
Брутни заплати - общият размер на възнаграждението на служителя преди удръжките.
Нетно заплащане - сумата, която служителят получава вкъщи след удръжките.
Данъци върху заплатите - сумата, която федералните и щатските агенции удържат от брутната заплата на служителя.
Платежна ведомост - подробен списък на брутната заплата, удръжките и нетното възнаграждение.
Удръжки преди облагане с данъци - удръжките, които се приспадат от брутната заплата преди облагане с данъци.
Удръжки след данъчно облагане - удръжките, които се правят от заплатата на служителя след приспадане на данъците.
Защо е важно заплащането?
Заплатите са съществена част от бизнеса. Федералното правителство я регулира, а работодателите, които допускат грешки в заплащането, могат да бъдат глобени.
Най-големият разход
За повечето предприятия заплатите могат да бъдат най-значителният разход. Правилното попълване на ведомостите за заплати гарантира, че на служителите се изплаща правилната сума и навреме, а бизнесът плаща необходимите данъци, изисквани от закона.
Правила за заплатите
Дружествата трябва да спазват разпоредбите и законите за заплатите. Администраторът на заплати трябва да е запознат с тези разпоредби за заплатите, за да избегне глоби от данъчната служба или други федерални и щатски агенции.
Какви са разпоредбите за заплатите?
Обработката на заплатите е регулирана от Службата за вътрешни приходи (IRS) и Министерството на труда (DOL). Някои от законите, които администраторът на заплати трябва да спазва, включват:
Закон за справедливите трудови стандарти (FLSA)
FLSA се фокусира върху възможността на служителите, които не са освободени от заплащане, да получават минимална заплата и заплащане за извънреден труд. Управлението на проследяването на работното време и присъствието с цел изплащане на възнаграждение за извънреден труд е част от закона. Записите за неосвободените работници трябва да са щателни и да включват отработените часове всеки ден и седмица, отработения извънреден труд всяка седмица, датата на плащане и общия размер на изплатените заплати.
Закон за федералните осигурителни вноски (FICA)
FICA изисква от администраторите на заплати да удържат обезщетенията Medicare и Social Security от брутната заплата на служителите. Работодателят е отговорен и за изравняването на тези удръжки.
Федерален закон за данъка върху безработицата (FUTA)
Този закон изисква от работодателите да правят вноски във федералните и щатските програми за безработица, за да компенсират служителите, които са загубили работата си. Това обаче не е удръжка за служителите, а процент, който работодателят трябва да плати, като се вземат предвид изключенията.
Искате ли да научите повече?
Интерактивният технологичен колеж предлага един от единствените Програма за придобиване на научна степен "Асистент" по управление на човешките ресурси Нека Интерактив Колидж ъф Текнолъджи бъде вашият трамплин към кариера в областта на човешките ресурси.
Затова нека направим първата стъпка заедно! Свържете се с нас сега, за да научите повече.
