Básicamente, la función de la contabilidad es llevar un registro exacto del dinero que entra y sale de una empresa. Sin embargo, un trabajo de contabilidad es mucho más que ver cómo entra y sale el dinero. Si está pensando en solicitar un puesto como contable principiante o contable, hay ciertas cosas que debe saber.
¿En qué consiste el trabajo? ¿Cuál es la función básica de la contabilidad? ¿Existen diferentes tipos de contabilidad? ¿Dónde puedo obtener asesoramiento y cualificaciones?
Como contable o tenedor de libros, recopilará e informará sobre la información financiera relativa a los flujos de caja, el rendimiento y la posición financiera general de una empresa. La información que proporcione es esencial para ayudar a tomar decisiones sobre la mejor manera de gestionar la empresa. Toda esta información se recopila a partir de operaciones empresariales estándar como facturas a clientes, facturas de vendedores y proveedores, y otras transacciones internas denominadas asientos contables. A continuación, estas transacciones se registran en el sistema contable de la empresa.
¿Cuál es la función básica de la contabilidad?
Varias funciones básicas son responsabilidad de un departamento de contabilidad:
Cuentas por cobrar (C/C)-Es el término para el seguimiento de los pagos realizados por los clientes por bienes o servicios. También la creación y el seguimiento de las facturas de los clientes y la garantía de que los pagos se realizan a su vencimiento.
Cuentas a pagar (A/P)-Al igual que con A/R, A/P significa llevar un registro de todos los bienes y servicios adquiridos por la empresa y asegurarse de que el pago se realiza a tiempo. Esto es especialmente importante si los proveedores o vendedores ofrecen descuentos por pronto pago.
Gestión del inventario-Este puesto realiza un seguimiento de todas las mercancías compradas y almacenadas para su reventa, asegurándose de que existe un sistema para maximizar los beneficios. Por ejemplo, un sistema de gestión de inventarios también conocido como FIFO; primero en entrar , primero en salir. Esto garantiza que el inventario no se quede en un estante y se olvide porque ha llegado un nuevo producto.
Nóminas-Calcularcorrectamente las horas, los salarios, las primas, las prestaciones y las comisiones de los empleados, además de hacer un seguimiento del tiempo libre tanto remunerado como no remunerado, es una función increíblemente importante en cualquier empresa. También es responsable de pagar los impuestos sobre las nóminas al gobierno. Estos impuestos incluyen FICA (impuestos de la seguridad social y Medicare), desempleo, compensación de los trabajadores y retenciones federales y estatales.
Presupuestación-Eldepartamento de presupuestación establece un presupuesto anual de ingresos y gastos y hace un seguimiento de los gastos para asegurarse de que los gastos se mantienen dentro del presupuesto de la empresa. Al crear un presupuesto, debe utilizar tanto el criterio de caja como el de devengo. La contabilidad de devengo es aquella en la que los ingresos o gastos se registran cuando se produce la transacción, y no cuando se realizan o reciben los pagos. Un presupuesto basado exclusivamente en el principio de devengo no ofrecerá una imagen exacta del flujo de caja. Del mismo modo, un presupuesto basado en la contabilidad de caja puede no mostrar información precisa sobre el rendimiento de la empresa. Combinar los dos métodos le ofrece lo mejor de ambos mundos, lo que conduce a un presupuesto más preciso.
Estados financieros-Unade las funciones vitales de un departamento de contabilidad es producir y entregar estados financieros precisos para ayudar con las previsiones mensuales y los informes de fin de año. Por lo tanto, toda la información financiera y las transacciones de la empresa se registran a lo largo del año para poder elaborar informes y estados financieros precisos.
Informes de gestión-Dependiendode la estructura de la empresa, los informes de gestión pueden elaborarse mensual, trimestral o anualmente. Estos informes pueden ser tan sencillos como un estado mensual de previsión de tesorería, o tan complejos como un estado completo y detallado de pérdidas y ganancias, que muestre las cifras mensuales, las cifras presupuestadas y cualquier desviación del presupuesto con respecto a las reales. Los informes de este tipo suelen elaborarse utilizando una hoja de cálculo, aprovechando las numerosas funciones financieras que incorpora.
Cumplimiento legal-Eldepartamento de contabilidad de cualquier empresa debe ser capaz de demostrar que la empresa sigue las complicadas normas, procesos y políticas que regulan los negocios en un área específica. No basta con conocer y comprender las normas que se aplican a la empresa, sino que ésta debe demostrar que siempre las cumple. Este proceso incluye, pero no se limita a, guardar copias de todos los cheques, facturas, recibos y registros de nóminas, y hacerlos accesibles para demostrar que las personas correctas tienen la responsabilidad de mantener el negocio en conformidad.
Control financiero-Estaes una función igualmente importante del departamento de contabilidad. Toda empresa necesita alguna forma de controlar y gestionar sus finanzas. Esto se hace normalmente utilizando tres estados financieros principales, un estado de flujo de caja, una cuenta de resultados (también conocida como cuenta de pérdidas y ganancias o P&L) y un balance. Estudiando la información contenida en estos tres informes, el propietario de una empresa puede averiguar cómo está funcionando el negocio e identificar dónde pueden producirse cambios.
Mantenimiento deregistros: un elemento clave para el buen funcionamiento de cualquier empresa es un buen mantenimiento de registros. Poder tener en sus manos una factura en litigio junto con una copia del cheque cancelado demuestra que la deuda se pagó. Un buen mantenimiento de registros no sólo es una ventaja para la empresa, sino que, según el IRS, existen normas básicas sobre el tiempo que ciertos documentos deben conservarse y ser accesibles a efectos fiscales. Por ejemplo, los documentos de cuentas a pagar y a cobrar deben conservarse durante siete años. Los extractos bancarios, los cheques cancelados y cualquier registro de pago electrónico también son de siete años, pero las conciliaciones bancarias sólo deben conservarse durante dos años. En realidad, una conciliación bancaria suele guardarse con el extracto bancario, por lo que se conservarán durante los mismos siete años.
¿Cuáles son los distintos tipos de contabilidad?
Si está considerando la posibilidad de trabajar en el campo de la contabilidad, entonces debe saber cuáles son los diferentes tipos de contabilidad disponibles. A continuación le presentamos los tipos de trabajos contables más comunes para que los tenga en cuenta:
- Contabilidad financiera
- Contabilidad de gestión
- Contabilidad de costes
- Contabilidad fiscal
Contabilidad financiera
Cualquiera que trabaje en contabilidad financiera es responsable de seguir, registrar e informar de todas las transacciones financieras mediante la elaboración de estados financieros estándar. Esto se hace adhiriéndose a las normas GAAP (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados).
La contabilidad financiera ofrece una visión precisa de cómo ha funcionado la empresa durante un periodo concreto y no predice los resultados futuros como la contabilidad de gestión. Existen dos tipos de contabilidad financiera, la de caja y la de devengo, y ambas utilizan la contabilidad por partida doble a la hora de registrar las transacciones. La mayoría de las pequeñas empresas utilizan la contabilidad de caja, pero las grandes empresas, incluidas las que cotizan en bolsa, deben utilizar el método del devengo.
Contabilidad de gestión
La información producida por la contabilidad de gestión es utilizada únicamente por los directivos de la empresa, a diferencia de los informes de contabilidad financiera que se entregan a los accionistas e inversores. La contabilidad de gestión combina los datos históricos con los resultados previstos para proporcionar a los directivos las herramientas que necesitan para prever los resultados basándose en el rendimiento hasta la fecha.
Contabilidad de costos
La contabilidad de costes es una rama de la contabilidad que se ocupa exclusivamente del coste de hacer negocios. Esta forma de contabilidad se utiliza generalmente en la industria manufacturera, aunque una empresa de servicios también puede beneficiarse de esta forma de contabilidad.
La contabilidad de costes examina los costes en los que incurre la empresa, tanto fijos como variables. Algunos ejemplos son las materias primas, los costes de mano de obra, los costes de producción, los gastos generales y el mantenimiento, proporcionando a la dirección información importante como el "punto de equilibrio"
Auditoría Contable
Ciertos negocios y empresas requieren una auditoría cada año para estar en conformidad, especialmente si tratan con sectores del Gobierno como el HUD o el USDA. Un auditor examinará todos los registros financieros mantenidos por el departamento de contabilidad para asegurarse de que se informa con exactitud.
A diferencia de los contables o el personal de contabilidad, un auditor no está asociado o implicado con la empresa auditada. Las dos formas más comunes de una auditoría son:
Una auditoría de cumplimiento examina los procedimientos y las políticas en vigor de la empresa o el negocio para asegurarse de que cumple actualmente las normas reglamentarias o internas. Los resultados de una auditoría de este tipo pueden comunicarse a entidades externas, si procede.
Una auditoría financiera sólo analiza los estados financieros de la empresa para comprobar su exactitud. Una vez finalizada, la mayoría de las veces los resultados sólo se comunican a los directivos o propietarios de la empresa y no a nadie ajeno a la misma.
Contabilidad fiscal
La contabilidad fiscal está controlada por el Código de Rentas Internas (IRC) y, como tal, garantiza que las empresas, los contribuyentes individuales y las organizaciones sin ánimo de lucro sigan las normas fiscales vigentes. Un contable fiscal trabajará para estos clientes asegurándose de que sus declaraciones de impuestos son exactas.
Un contable fiscal debe estar familiarizado con las siempre cambiantes leyes fiscales para poder calcular cualquier impuesto sobre la renta adeudado, reducir cualquier obligación fiscal, y completar y presentar las declaraciones de impuestos con precisión y a tiempo.
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