Toda empresa necesita un administrador de nóminas designado para gestionar las nóminas. Tanto si la nómina la paga un administrador de nóminas dentro de la organización, como si se recurre a una empresa subcontratada para que se encargue de las nóminas, toda empresa, grande o pequeña, necesita administrar las nóminas. Por eso existe una excelente demanda de administradores de nóminas.
¿Qué es la nómina?
La nómina es el proceso de pagar regularmente a los empleados su salario semanal. Incluye una lista de los empleados pagados y el pago total de cada empleado. Un sistema de nóminas ayuda al administrador de nóminas a pagar la cantidad correcta de dinero a los empleados en la fecha correcta.
¿Qué es el proceso de nómina?
El proceso de la nómina implica un cálculo de los ingresos totales menos las retenciones y los impuestos sobre la nómina. La nómina se procesa en función de las horas trabajadas, los salarios pagados, la clasificación del trabajador y las prestaciones deducidas de la nómina.
¿Qué hace un administrador de nóminas?
Un administrador de nóminas se asegura de que el proceso de nóminas de una organización se desarrolle sin problemas. Para ello, debe registrar con precisión las horas trabajadas, pagar a los empleados correctamente y en los plazos previstos y cumplir las leyes fiscales.
Mantenga registros adecuados
El administrador de nóminas deberá mantener registros precisos. Esto incluye cuándo se contrata a un nuevo empleado y cuándo se le asciende. El administrador de nóminas hará que el empleado rellene la documentación adecuada, incluido el formulario W-4 (W-9 para los contratistas), que incluye la información personal del empleado e información sobre las retenciones fiscales. Los empleados a tiempo completo recibirán un W-2 a final de año en el que se informará de las actividades de nómina, mientras que los contratados recibirán el formulario 1099.
El administrador de nóminas también debe mantener registros precisos de las cotizaciones a prestaciones y los reembolsos. Parte de la paga de los empleados puede destinarse al seguro médico, a los planes 401K o al seguro de vida. Un administrador de nóminas también debe gestionar las cuentas de ahorro para la salud y los reembolsos relacionados con los seguros.
Los registros adecuados incluirán lo siguiente:
- Nombre legal del empleado
- Número de la Seguridad Social
- Dirección y código postal
- Fecha de nacimiento
- Ocupación
- Horas de trabajo por semana
- Tarifa horaria o mensual
- Comisión
- Pago de horas extraordinarias
- Deducciones efectuadas de la nómina
- Remuneración total bruta y neta
- Fechas y periodos de pago
Gestionar las retenciones de los empleados
Los asalariados declaran las retenciones en función de las personas a su cargo y de otros factores fiscales. A lo largo del año, un empleado puede modificar sus retenciones. Esto puede ajustar la cantidad de impuestos anticipados que se les descuenta de su nómina. Corresponde al administrador de nóminas informar a los empleados sobre cómo afectarán sus retenciones a sus nóminas.
Informar al personal sobre salarios y prestaciones
Los administradores de nóminas proporcionan información y responden a las preguntas de los empleados sobre cuestiones relacionadas con las nóminas. Un empleado puede preguntarse si hay cambios anuales en las prestaciones médicas o cuántos días de PTO ha cogido o si está pensando en irse de vacaciones. Corresponde al administrador de nóminas explicar el salario y las prestaciones durante una reunión de incorporación cuando se les contrata por primera vez. También pueden repasar con los empleados cuándo cambian las prestaciones o si reciben un aumento por ascenso organizativo.
Seguimiento del tiempo
El administrador de nóminas debe realizar un seguimiento preciso del tiempo para pagar al empleado el salario adecuado. Esto puede incluir relojes de fichar tanto digitales como físicos. Los contratistas pueden presentar sus horas con una factura al final de un periodo de pago.
Cálculo del salario bruto
El software de nóminas ayuda al administrador de nóminas a calcular con precisión los salarios brutos. Esto incluye el salario, las horas trabajadas y las comisiones. Deben calcular con precisión tanto los empleados por horas como los asalariados.
Deducir los impuestos adecuados
El administrador de nóminas debe procesar los impuestos y las deducciones de las nóminas. Un software de contabilidad como QuickBooks es una buena forma de automatizar el proceso. Los siguientes son algunos de los impuestos que se deducen de las nóminas de los empleados:
- Impuesto sobre la renta - se deduce y se paga al gobierno federal o al gobierno estatal.
- FICA - Federal Insurance Contributions Act (Ley Federal de Contribuciones al Seguro) es un impuesto para las futuras prestaciones de la Seguridad Social y de Medicare.
Trabajar con RRHH y TI
El administrador de nóminas depende del departamento de recursos humanos (RRHH). Trabajará con RRHH para coordinar las nóminas y la distribución de prestaciones. El administrador de nóminas también trabajará con el departamento de tecnología de la información (TI) para gestionar y actualizar el software de nóminas que apoye sus tareas. Las pequeñas empresas utilizarán software como QuickBooks, mientras que las organizaciones más grandes pueden utilizar un software de nóminas propio.
Actualizar a los empleados sobre el proceso de pago
Muchas organizaciones ofrecen a los empleados cheques en papel o el depósito directo. El administrador de nóminas puede obtener información bancaria para implantar el depósito directo, de modo que los empleados reciban las nóminas directamente en su cuenta bancaria. Asimismo, el procedimiento de pago puede cambiar si la organización adopta un nuevo software de nóminas. Algunos empleadores siguen utilizando tarjetas de fichaje, y el administrador de nóminas debe educar a los empleados sobre los procedimientos adecuados de fichaje de entrada y salida.
¿Cuáles son algunos términos comunes de la nómina?
Existen muchos términos que un administrador de nóminas debe comprender. Estos términos incluyen:
Salario bruto - El importe total de la remuneración de un asalariado antes de las deducciones.
Salario neto - La cantidad que un empleado se lleva a casa después de las deducciones.
Impuestos sobre la nómina - La cantidad que las agencias federales y estatales deducen del salario bruto de un empleado.
Talón de pago - Una lista detallada del salario bruto, las deducciones y la paga neta.
Deducciones antes de impuestos - Las deducciones que se descuentan del salario bruto antes de impuestos.
Deducciones después de impuestos - Las deducciones que se aplican al salario del asalariado una vez deducidos los impuestos.
¿Por qué es importante la nómina?
La nómina es una parte esencial de la actividad empresarial. El gobierno federal la regula y los empresarios que cometen errores en las nóminas pueden incurrir en multas.
El mayor gasto
Para la mayoría de las empresas, las nóminas pueden ser el gasto más importante. Completar las nóminas correctamente garantiza que los empleados cobren la cantidad correcta y a tiempo, además de que la empresa está pagando los impuestos necesarios que exige la ley.
Normativa sobre nóminas
Las empresas deben cumplir las normativas y leyes en materia de nóminas. El administrador de nóminas debe estar familiarizado con estas normativas sobre nóminas para evitar multas por parte del IRS u otras agencias federales y estatales.
¿Qué es la normativa sobre nóminas?
El procesamiento de las nóminas está regulado por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) y el Departamento de Trabajo (DOL0). Algunas de las leyes que debe cumplir un administrador de nóminas son:
Ley de Normas Laborales Justas (FLSA)
La FLSA se centra en la capacidad de los empleados no exentos para cobrar un salario mínimo y el pago de horas extras. Gestionar el seguimiento del tiempo y la asistencia para pagar las horas extraordinarias forma parte de la ley. Los registros de los trabajadores no exentos deben ser meticulosos e incluir las horas trabajadas cada día y semana, las horas extraordinarias trabajadas cada semana, la fecha de pago y el salario total abonado.
Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA)
La FICA obliga a los administradores de nóminas a deducir las prestaciones de Medicare y de la Seguridad Social de los ingresos brutos de los trabajadores. El empresario también es responsable de igualar estas deducciones.
Ley Federal del Impuesto sobre el Desempleo (FUTA)
Esta ley obliga a los empresarios a contribuir a los programas federales y estatales de desempleo para compensar a los trabajadores que pierden su empleo. Sin embargo, no se trata de una deducción del empleado sino de un porcentaje que el empresario debe pagar, teniendo en cuenta las exenciones.
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