Si está pensando en hacer carrera en el sector del apoyo a oficinas, tener los conocimientos adecuados sobre los sistemas y aplicaciones más populares es crucial. Es el caso de los auxiliares administrativos, los asistentes de oficina, los gestores de oficina y los gestores de datos. Por supuesto, cualquiera que haya estado alguna vez expuesto a la "vida de oficina" sabe que casi todas las empresas utilizan Microsoft Office. Por eso, el dominio del paquete Microsoft Office es la principal habilidad para todo el personal de apoyo.
¿Existe una certificación para Microsoft Office?
Sí, se llama Certificación de Especialista en Microsoft Office. Quienes completen la formación para obtener la certificación serán expertos verificables en los siguientes programas:
- Palabra
- Excel
- PowerPoint
- Outlook
- Acceda a
Microsoft tiene condiciones especiales para obtener la certificación Microsoft Office Specialist Associate. La primera es que debe aprobar tres de los cuatro exámenes de nivel asociado para (MO-100) Microsoft Word, (MO-200) Microsoft Excel, (MO-300) Microsoft PowerPoint y (MO-400) Microsoft Outlook. A continuación, deberá aprobar dos de los tres exámenes de nivel experto para (MO-101) Microsoft Word Expert, (MO-201) Microsoft Excel Expert y (MO-500) Microsoft Access Expert.
Una mirada más de cerca a los programas de Microsoft Office
Aunque puede que esté familiarizado con el universo Microsoft Office, es posible que no se dé cuenta de todo el potencial de este conjunto de productos. Estos programas tienen un valor incalculable para las empresas porque permiten crear contenidos, editarlos, crear ideas y compartirlas. A continuación se enumeran los programas de software incluidos en el paquete Microsoft Office:
Microsoft Word
Lanzado en 1983, Microsoft Word es un procesador de textos de uso universal que se integra con el resto de la suite de Microsoft. Permite a los usuarios crear documentos e informes de calidad profesional. Entre sus funciones se incluyen la corrección ortográfica y gramatical, el formateo, la inserción de imágenes, el diseño de páginas y la compatibilidad con HTML. Los documentos pueden importarse, exportarse, compartirse y editarse con facilidad.
Microsoft Excel
Microsoft Excel es el programa de software de hojas de cálculo más popular que existe. Sirve como potente herramienta de importación de datos para crear visualizaciones y herramientas de análisis. También puede utilizarse para realizar cálculos utilizando lotes de datos. Muchas organizaciones utilizan Excel para gestionar cuentas de clientes, cuadrar presupuestos y completar informes trimestrales. Este programa es capaz de llevar un registro de las transacciones financieras.
Microsoft PowerPoint
Microsoft PowerPoint es un software de presentaciones muy utilizado que crea presentaciones de diapositivas y demostraciones de nivel profesional. Se utiliza habitualmente para formación, presentaciones comerciales e informes anuales. Los usuarios pueden elegir crear presentaciones utilizando texto, imágenes, arte y vídeos. Además de proporcionar plantillas fáciles de usar, Microsoft PowerPoint también permite a los usuarios construir presentaciones desde cero utilizando elementos personalizados.
Microsoft Outlook
Microsoft Outlook es la plataforma de correo electrónico y comunicaciones por defecto de la mayoría de las empresas. Este programa le permite enviar y recibir mensajes de correo electrónico. También tiene un calendario incorporado que se integra con las funciones de correo electrónico y mensajería. Además, el programa permite a los usuarios almacenar información de contacto, importar documentos y realizar un seguimiento de las tareas.
Microsoft Access
Microsoft Access es una herramienta para crear bases de datos de escritorio. Los usuarios pueden crear rápidamente aplicaciones personalizables para uso interno. Muchas empresas utilizan Access como plataforma compartida por defecto para la consulta de datos, la elaboración de informes y el análisis.
¿Qué importancia tiene Microsoft Office a la hora de solicitar un empleo?
Muchas empresas y reclutadores de empleo consideran que el conocimiento de Microsoft Office es estándar a la hora de revisar los currículos de los solicitantes. Esto se debe a que muchas empresas y organizaciones consideran de hecho que Microsoft Office es el alma de todas las comunicaciones internas. Por lo tanto, tener Microsoft Office en su currículum le da una ventaja inmediata sobre otras aplicaciones. Además, no tener la certificación de Microsoft Office puede hacer que su currículum quede enterrado bajo una gran pila de solicitudes de empleo.
Simplemente "estar familiarizado con" Microsoft Office no es suficiente. La verdad es que la mayoría de la gente tiene al menos cierto conocimiento de los programas de Microsoft porque los ha utilizado a nivel superficial para proyectos escolares y laborales. Sin embargo, saber manejar las funciones básicas de estos programas no es lo mismo que ser un experto. Es muy fácil que la gente declare que tiene conocimientos de Microsoft Office en los currículos y en las solicitudes de empleo. Por eso muchas empresas y responsables de contratación exigen ver una prueba de certificación de Microsoft Office antes de considerar a los candidatos.
Las funciones básicas sólo arañan la superficie de lo que estos programas son realmente capaces de hacer. Una vez que desempeñe un papel de apoyo en una oficina o en un entorno corporativo, necesitará utilizar todas las características y funciones "profundas" de estos programas para realizar sus tareas laborales. Es más, saber maximizar adecuadamente todas las características y funciones de estos programas le permitirá realizar su trabajo con mayor eficacia. Después de todo, los programas de Microsoft Office forman parte de una categoría llamada "software de productividad". Eso significa que le permiten realizar mejor su trabajo, obtener más información y colaborar con otras personas de su oficina con mayor facilidad.
¿Cómo prepararse para los exámenes de certificación de Microsoft Office?
La buena noticia es que los exámenes de certificación de Microsoft Office están abiertos a todo el mundo. No hay barrera de entrada a la hora de obtener esta certificación tan importante que le hará destacar como candidato a un puesto de trabajo. Sin embargo, eso no significa que todo el que se presente a los exámenes de certificación tenga garantizado el aprobado. De hecho, la certificación Microsoft Office requiere un profundo compromiso de tiempo. La mayoría de los estudiantes necesitan cientos de horas de estudio para aprobar.
Afortunadamente, existe una forma de aumentar sus posibilidades de tener éxito a la primera y, al mismo tiempo, convertirse en un auténtico experto. Los profesionales que tienen un conocimiento experto de Microsoft Office suelen ser producto de programas de formación profesional diseñados para ayudarles a superar los exámenes de certificación de Microsoft Office. Y estos programas, de hecho, equipan a los estudiantes interesados en desempeñar funciones de apoyo y análisis de oficina para manejar una amplia variedad de sistemas de información empresarial.
Diploma en Sistemas de Información Empresarial
Un diploma en sistemas de información empresarial se considera la puerta de entrada para convertirse en un experto en ecosistemas informáticos como el conjunto de programas de Microsoft. La ventaja de obtener una educación formal en software de productividad es que aprenderá los fundamentos subyacentes de los sistemas informativos y podrá aplicar esos conocimientos a programas tanto dentro como fuera de la familia de software de Microsoft.
Los estudiantes matriculados en programas de diplomatura en sistemas de información empresarial conocen las funciones básicas, intermedias y avanzadas del software. Aprenden cómo se entrecruzan los programas de software para su ampliación y compatibilidad.
Tutoría individualizada de instructores
Aunque el aprendizaje de sistemas de software es el foco de los programas de sistemas de información empresarial, es el "elemento humano" de estos programas lo que realmente permite a los graduados brillar. Los programas de formación profesional ofrecen tutoría personalizada con los instructores. Eso significa que los estudiantes nunca están simplemente tratando de juntar la información que pueden encontrar en varios libros y tutoriales en línea por su cuenta. Se están beneficiando de un sistema estructurado diseñado para ayudarles a pasar de un proceso a otro de forma progresiva hasta que consigan dominar varios programas informáticos.
Servicio de Carreras Profesionales
Además de ofrecer instrucción dedicada en el aula diseñada para preparar a los estudiantes para certificaciones y carreras, los programas de formación profesional también ofrecen servicios de carrera. Esto es importante porque los estudiantes pueden no saber cómo ponerse en contacto con los empleadores que buscan sus habilidades específicas después de obtener la certificación por su cuenta. Los servicios de orientación profesional permiten a los estudiantes relacionar sus habilidades con ofertas de empleo en campos que les resulten interesantes y atractivos.
Reflexiones finales
Obtener la certificación para Microsoft Office aprobando todos los exámenes necesarios de nivel asociado y de nivel experto es una forma fácil de abrir nuevas posibilidades profesionales. Los candidatos con esta certificación en su currículum son tenidos en cuenta para puestos de trabajo exclusivos que exigen este nivel de conocimientos. Sin embargo, prepararse para los exámenes de certificación de Microsoft Office no tiene por qué ser abrumador. Matricularse en un programa de formación profesional para servicios de información permite a los estudiantes adquirir conocimientos sobre los conceptos básicos en los que se basan todas las plataformas de software de productividad.
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