Qu'est-ce qu'un spécialiste du soutien aux dossiers médicaux ?
Les données sont à la base des soins de santé. Si vous avez le sens de l'organisation, pourquoi ne pas envisager une carrière de spécialiste des dossiers médicaux ? Le Bureau of Labor Statistics des États-Unis prévoit une croissance de 8 % de la demande de spécialistes des dossiers médicaux au cours de la prochaine décennie.
Que fait un spécialiste du soutien aux dossiers médicaux ?
Les spécialistes des dossiers médicaux organisent et gèrent les dossiers médicaux papier et électroniques.
Les responsabilités quotidiennes peuvent comprendre
Saisie de données
Les spécialistes des dossiers médicaux mettent à jour les dossiers des patients avec les nouvelles informations. Ils veillent à ce que la documentation soit constamment mise à jour et accessible aux patients et aux prestataires de soins de santé qui en font la demande.
Codification et classifications
Les spécialistes des dossiers collaborent avec les spécialistes de la facturation et du codage pour attribuer des codes médicaux normalisés aux symptômes, aux diagnostics et aux procédures.
Sécurité des données
Il est essentiel de garantir la confidentialité et la sécurité des dossiers des patients. En cas de non-conformité, les établissements s'exposent à de lourdes amendes et à des atteintes à leur réputation. Les dossiers médicaux soutiennent les protocoles de sécurité des données en adhérant à la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) et à d'autres normes de sécurité relatives aux dossiers électroniques et physiques.
Communication d'informations
La loi HIPAA limite la divulgation d'informations sensibles aux seules parties autorisées. Avec le consentement éclairé du patient, il peut s'agir de la famille, des compagnies d'assurance et des autres professionnels de la santé.
Assurance qualité
Les spécialistes du soutien aux dossiers médicaux vérifient régulièrement que les dossiers sont exacts et complets, et s'assurent que la documentation nécessaire est présente et exacte. Cela est important pour que l'équipe médicale puisse facilement communiquer entre elle et traiter le patient avec précision.
Communication entre le patient et le prestataire
Les spécialistes des dossiers médicaux collaborent fréquemment avec les prestataires de soins de santé pour rassembler les documents requis et clarifier les ambiguïtés. Ils peuvent également interagir avec les patients pour répondre à leurs questions et passer en revue les procédures de communication des dossiers.
Stockage et destruction des archives
Les réglementations dictent comment les dossiers doivent être stockés et pendant combien de temps ils doivent être conservés. Des directives strictes en matière de destruction visent à empêcher l'accès non autorisé aux informations relatives aux patients.
Comment devenir un spécialiste du soutien aux dossiers médicaux ?
La façon la plus efficace de devenir un spécialiste du soutien des dossiers médicaux est de s'inscrire à un programme d'administration de bureau médical dans une école professionnelle. La plupart des employeurs préfèrent les candidats formés et possédant des compétences éprouvées, de sorte que l'obtention d'un diplôme augmente vos chances de décrocher l'emploi de vos rêves. Les cours sont dispensés par des spécialistes de l'industrie qui servent à la fois d'instructeurs et de mentors. Ils vous apprendront les ficelles du métier et la manière de nouer des contacts avec des employeurs potentiels. Vous obtiendrez votre diplôme en quelques mois, et non en quelques années, en étant prêt à travailler et à obtenir une certification.
Qu'apprend-on au cours d'un programme d'administration de bureau médical ?
Les programmes d'administration des cabinets médicaux couvrent le large éventail de compétences nécessaires pour réussir en tant que spécialiste des dossiers médicaux ou assistant administratif médical.
Les thèmes abordés sont les suivants
Accueil des patients
Le secteur de la santé est soumis aux normes les plus strictes en matière de service à la clientèle. Dans ce cours, vous apprendrez à.. :
- Professionnalisme
- Confiance et fiabilité
- L'hospitalité - mettre les clients à l'aise
- Image personnelle
- Engagement des clients
- Étiquette téléphonique et prise de messages
- Sensibilité culturelle et générationnelle
- Gestion du temps
Les étudiants apprennent à adopter une attitude courtoise et bienveillante pour que tous les patients se sentent bien accueillis.
Prise de rendez-vous
Une prise de rendez-vous efficace garantit la satisfaction des patients et la productivité de l'équipe. Dans le cadre d'un programme d'administration médicale, vous apprendrez à appliquer les compétences du front-office à votre rôle de spécialiste du soutien des dossiers médicaux.
Les élèves explorent :
- Le flux de travail au bureau - les processus et les procédures qui permettent de faire fonctionner les choses en douceur
- Types de rendez-vous et priorités
- Équilibrer les besoins des patients et des prestataires
- Logiciel de prise de rendez-vous
- Surréservation stratégique et listes d'attente
- Annulation et reprogrammation
- Efficacité et optimisation
- Communication et sensibilisation des patients
Facturation médicale et codage
Le codage est la façon dont les assurances et Medicaid établissent les priorités et paient un cabinet médical. Les spécialistes des dossiers médicaux doivent avoir une connaissance de base des procédures de facturation et de codage liées à la tenue des dossiers. Ce cours couvre :
- Terminologie médicale
- Gestion du cycle des recettes - comment les établissements de soins de santé sont payés
- Systèmes de codage, conventions et lignes directrices
- Traitement des demandes, refus et recours
- Facturation et recouvrement
- Codage pour la recherche
- Audits et analyses des enregistrements
- Collaboration professionnelle
HIPAA, OSHA et JCAHO
Les normes HIPAA, OSHA et JCAHO régissent la plupart des fonctions administratives des cabinets médicaux. Ces organismes veillent à ce que le cabinet médical réponde aux normes fixées par le gouvernement. Si le cabinet ne répond pas à ces critères, il peut être fermé.
Les sujets abordés dans ce cours sont les suivants
HIPAA - la loi sur la protection de la vie privée des patients et la sécurité des données adoptée en 1996
OSHA - l'administration de la santé et de la sécurité au travail, chargée de prévenir les accidents du travail
JCHO - la Joint Commission on Accreditation of Healthcare Organizations est responsable de l'élaboration de normes de qualité des soins dans les établissements de soins de santé.
Les élèves examineront le fonctionnement de ces agences et la manière de se conformer aux normes de qualité et de sécurité sur le lieu de travail.
Administration de bureau
Les compétences en matière d'administration de bureau sont essentielles pour les spécialistes des dossiers médicaux.
Les concepts clés sont les suivants
- Gestion de l'information sanitaire - une vue d'ensemble des principes et des pratiques liés aux systèmes d'archivage papier et électronique.
- Saisie des données, y compris les stratégies de prévention des erreurs
- Traitement des dossiers médicaux, y compris la télécopie, le classement, la numérisation, l'indexation, le stockage électronique et l'extraction.
- Technologie de bureau - un examen plus approfondi des logiciels et des outils utilisés dans les cabinets de soins de santé
- Préparation aux situations d'urgence - sécurisation des documents en cas de catastrophe naturelle ou d'autre situation d'urgence
Relations avec les clients
Les spécialistes des dossiers médicaux doivent posséder un large éventail de compétences pour gérer efficacement les interactions avec les pairs et les professionnels des patients.
Dans ce cours, vous apprendrez à.. :
- Soins centrés sur le patient - comment donner la priorité aux besoins et aux préférences des patients
- les principes du service à la clientèle, y compris la réactivité, la fiabilité et l'empathie
- Relever les défis - stratégies pour répondre aux clients mécontents
- Résolution des conflits - techniques de résolution des conflits dans l'environnement des soins de santé
- Droits et responsabilités des patients en ce qui concerne les dossiers médicaux
Les diplômés sont prêts à représenter l'équipe de soins de santé en toute sécurité, avec confiance et professionnalisme.
Certification CMAA et CEHRS
Les programmes d'administration de bureau médical préparent les étudiants à deux certifications potentielles de la National Health Career Association. Les étudiants du programme de l'Interactive College of Technology passent souvent les deux.
La certification CMMA - Certified Medical Administrative Assistant (assistant administratif médical certifié) est idéale pour les étudiants qui recherchent des postes en front office.
Les thèmes de l'examen sont les suivants
- Bureautique
- Étiquette téléphonique
- Prise de rendez-vous
- L'accueil des patients
- Saisie de données et tenue de registres
- Dossiers médicaux électroniques (DME)
- Réglementation HIPAA
CEHRS - Les futurs spécialistes des dossiers médicaux peuvent obtenir le titre de Certified Electronic Health Records Specialist (spécialiste des dossiers médicaux électroniques).
L'examen porte sur
- Réglementation HIPAA
- Conformité réglementaire
- Précision des données
- Pratiques de codage et de facturation des assurances
- Demandes de communication d'informations (ROI)
- Sécurité de l'information
Le certificat CEHRS démontre votre capacité à gérer des systèmes d'archivage complexes dans le respect des directives professionnelles et réglementaires.
Réflexions finales
En médecine, la continuité des soins dépend de l'exactitude et de l'accessibilité des dossiers. En tant que spécialiste des dossiers médicaux, vous contribuerez à améliorer les résultats en matière de santé grâce à des soins administratifs de qualité.
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