Quelles sont les tâches d'un spécialiste en administration de bureau médical ?
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Certaines des meilleures carrières dans le secteur de la santé sont des carrières administratives. Si vous avez le sens de l'organisation et de la communication, pourquoi ne pas envisager de devenir un spécialiste de l'administration des cabinets médicaux ? Les administrateurs de bureau médical sont un élément essentiel de l'équipe de soins de santé. Vous fournirez un soutien administratif complexe dans les cabinets médicaux, les hôpitaux, les cliniques et autres établissements médicaux.
Quelles sont les tâches d'un spécialiste en administration de bureau médical ?
Les spécialistes de l'administration des bureaux médicaux guident le flux de travail administratif dans les établissements de soins de santé. Dans ce rôle, vous serez plus qu'un simple gratte-papier. Vous aiderez les patients à s'orienter dans leur parcours de soins tout en veillant au bon fonctionnement du cabinet en gérant les fonctions essentielles. Vos responsabilités sont les suivantes
Répondre au téléphone
En tant que membre du personnel de l'accueil, vous serez le visage et la voix du cabinet. Les cabinets médicaux reçoivent un grand nombre d'appels téléphoniques de la part des fournisseurs, des patients et des prestataires. Votre travail consiste à répondre aux questions ou à les diriger vers la personne compétente.
Vous gérerez les demandes de renseignements concernant les rendez-vous, les références, les heures de bureau, les renouvellements d'ordonnance et les commandes de fournitures. Il s'agit d'une fonction cruciale, qui vous permet souvent de passer autant de temps avec les patients que d'autres fonctions médicales.
Prise de rendez-vous
En travaillant au front office, vous collaborerez avec les prestataires pour fixer et confirmer les rendez-vous, les tests et les procédures. L'objectif est de recevoir les patients rapidement et d'optimiser les ressources sans surcharger le personnel clinique. Ce rôle peut avoir un impact considérable sur la rentabilité du cabinet.
Enregistrement des patients
Les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux sont les ambassadeurs de la première impression. Ils créent un environnement accueillant et centré sur le patient tout en préparant ce dernier à sa visite.
L'enregistrement est un processus important car il permet de générer des documents de facturation, de résoudre des problèmes et même de déterminer le type de soins reçus. C'est aussi le moment où vous obtenez les formulaires de consentement signés et où vous préparez le dossier du patient en vérifiant son identité, en mettant à jour les informations démographiques et en confirmant les numéros de police d'assurance. Si un ticket modérateur est dû, vous le percevrez pour le service de facturation.
Tenue de registres
Les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux organisent les dossiers papier et électroniques de manière à ce qu'ils soient sûrs, sécurisés et accessibles. Ils récupèrent les documents pour les renvois, classent les documents complétés et répondent aux demandes de dossiers. Ce travail aide les médecins et les autres soignants à se faire une idée plus précise de l'état du patient et à mieux diagnostiquer les problèmes médicaux.
Commande de fournitures
Les fournitures représentent une part importante du budget d'un établissement de santé. Les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux contrôlent les stocks et passent les commandes nécessaires tout en négociant avec les fournisseurs pour obtenir les meilleurs prix et des délais de livraison rapides. Imaginez un médecin confronté à une hémorragie et ne disposant pas de suffisamment de pansements.
Facturation et codage
Les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux assistent le service de facturation pour les demandes d'assurance, la facturation, le suivi des paiements et les recouvrements. Sous la supervision d'un chef de bureau ou d'un administrateur, vous pouvez également aider à compiler des rapports financiers afin que le bureau reste solvable et soit en mesure de payer ses employés.
Comment devenir spécialiste en administration de bureau médical ?
Les spécialistes en administration de bureau médical ont besoin d'une formation spécialisée, enseignée de préférence par des experts chevronnés. Le moyen le plus rapide d'acquérir ces compétences est d'obtenir un diplôme d'école professionnelle.
Vous pourriez tenter votre chance et postuler à des emplois sans formation formelle, mais les employeurs préfèrent les candidats formés ayant des compétences avérées. En outre, les programmes des écoles professionnelles vous préparent à obtenir une certification, ce qui constitue un atout sur le curriculum vitae de tout professionnel.
Qu'apprend-on dans un programme d'administration de bureau médical ?
Les programmes des écoles professionnelles offrent une formation rapide, mais aussi complète. Vous acquerrez les compétences pratiques et générales nécessaires pour réussir dans les environnements de bureau de votre choix. Le programme d'études couvre :
Service clientèle
Aucun domaine n'a de normes plus élevées en matière de service à la clientèle que celui des soins de santé. En tant que membre de l'équipe administrative, le professionnalisme est de rigueur. De la tenue vestimentaire au comportement, les programmes des écoles professionnelles vous apprennent à répondre à ces attentes.
Communication
Les administrateurs de bureau doivent posséder d'excellentes compétences en matière de communication orale, écrite et électronique. Vous apprendrez à utiliser des téléphones, des scanners, des pagers, des télécopieurs, des systèmes de courrier électronique, des logiciels et des équipements de télésanté.
Cependant, un cabinet médical n'est pas une entreprise ordinaire. Dans un secteur centré sur le patient, la manière dont vous vous comportez avec les patients est aussi importante que ce que vous dites. De l'identification des barrières culturelles à la gestion des besoins spécifiques, vous apprendrez à approcher et à communiquer avec des personnes physiquement et émotionnellement vulnérables qui ont besoin d'être guidées par des experts.
Programmation
La planification clinique ne se limite pas à la prise de rendez-vous. Le personnel doit comprendre les ressources impliquées, y compris le personnel, le temps, l'espace et l'équipement.
La plupart des établissements utilisent un logiciel de planification pour faciliter la tâche, généralement intégré dans une suite de gestion de cabinet. Vous apprendrez à utiliser ces programmes pour suivre les horaires des employés, identifier les conflits d'horaires et améliorer l'efficacité.
Facturation et codage
Le codage médical est un type de raccourci alphanumérique utilisé pour décrire les symptômes, les conditions, les tests, les diagnostics et les traitements. L'utilisation de codes sur les formulaires d'assurance permet de réduire le volume de données requises pour les demandes de remboursement.
Les pratiques de facturation sont strictement réglementées. Ainsi, alors que le service de facturation gère la plupart des questions financières, la compréhension des pratiques de facturation et de codage est une nécessité pour tous les administrateurs. Au cours d'un programme d'école professionnelle, vous aurez une vue d'ensemble du fonctionnement du processus et de l'importance de votre rôle.
Droits des patients
Les droits des patients sont des droits de l'homme liés au traitement médical. La réglementation couvre des questions telles que l'accès aux soins, le respect de la vie privée, le consentement éclairé et le droit de refuser un traitement. Nombre de vos tâches sont guidées par ces règles.
Les programmes des écoles professionnelles couvrent ce que vous devez savoir pour protéger le patient et votre employeur. Vous examinerez également d'autres aspects du droit médical et les considérations éthiques rencontrées dans le secteur des soins de santé.
Sécurité sur le lieu de travail
Les établissements médicaux peuvent être des lieux de travail dangereux si vous ne prenez pas de précautions. L'OSHA (Occupational Health and Safety Administration) établit des règles pour assurer votre sécurité.
Dans un programme d'administration de bureau médical, vous apprendrez les bases de la sécurité au travail dans les environnements de soins de santé, comme la prévention des chutes et la protection des patients contre les risques d'infection, de maladie ou de radiation. Parmi les autres sujets abordés, citons la tenue de registres, les rapports d'incidents et les exigences en matière de formation sur le lieu de travail.
Conformité réglementaire
Les meilleurs établissements de soins de santé sont accrédités par la JCAHO, la Joint Commission on Accreditation of Healthcare Organizations. Ce groupe à but non lucratif a été créé en 1951 pour veiller à ce que les hôpitaux respectent des normes minimales. Aujourd'hui, la nouvelle "The Joint Commission" (TJC) évalue de nombreux autres types d'établissements, notamment les cabinets privés, les maisons de soins infirmiers, les centres de réadaptation et les agences de soins à domicile.
L'accréditation est essentielle pour la réputation d'un prestataire. Elle garantit au public qu'il est guidé par les normes de soins les plus élevées. Et comme certains assureurs ne paient que pour les services fournis par des prestataires approuvés par le TJC, le maintien de l'accréditation est essentiel pour les revenus. Les spécialistes de l'administration des cabinets médicaux doivent comprendre et appliquer toutes les normes du TJC.
À quelles certifications un programme d'administration de bureau médical vous prépare-t-il ?
Les certifications attirent l'attention de l'employeur. Elles constituent une norme nationale de connaissance. Elles témoignent de vos compétences et de votre engagement dans votre domaine. La National Healthcareer Association propose deux options pour les spécialistes en administration de bureau médical.
Assistant(e) médical(e) administratif(ve) certifié(e) (AMCA)
Les diplômés des écoles professionnelles peuvent devenir des assistants administratifs médicaux agréés. Les programmes des écoles techniques telles que la nôtre vous préparent à l'examen qui porte sur les points suivants :
- Utiliser la technologie pour effectuer des tâches de bureau
- Répondre au téléphone
- Programmation des rendez-vous
- Accueil des patients
- Mise à jour des dossiers médicaux électroniques
- Systèmes de classement
- Réglementation relative à la protection de la vie privée des patients
La certification CMMA est idéale pour les personnes qui souhaitent occuper un poste en contact direct avec les patients.
Spécialiste certifié des dossiers médicaux électroniques (CEHRS)
Une autre option pour les diplômés qui aiment les technologies de l'information est de devenir un spécialiste certifié des dossiers médicaux électroniques (CEHRS). Vous pouvez également combiner cette formation avec un certificat CMAA et voir votre carrière évoluer.
La certification CEHRS évalue votre capacité à gérer les dossiers médicaux électroniques (EHS). Il s'agit d'une compétence recherchée par les établissements de santé. Les sujets de l'examen comprennent :
- Conformité réglementaire
- Vie privée des patients
- Précision des informations
- Pratiques de codage et de facturation des assurances
- Demandes de communication d'informations (ROI)
- Sécurité des données
Avantages de la formation en école professionnelle
Les avantages d'un enseignement professionnel vont bien au-delà de la formation. Vous pourrez :
Apprendre avec des instructeurs expérimentés
Les écoles professionnelles n'engagent que des instructeurs chevronnés ayant des années d'expérience dans le secteur. Qui de mieux pour apprendre les ficelles du métier que quelqu'un qui a réussi à gravir les échelons de la carrière à des postes similaires ? Leurs connaissances de première main contribuent à combler le fossé entre la salle de classe et le lieu de travail.
Acquérir des compétences pertinentes
Les besoins des employeurs évoluent et les programmes de formation doivent en faire autant. Les écoles professionnelles travaillent en étroite collaboration avec les entreprises locales pour s'assurer qu'elles produisent des diplômés prêts à travailler. Les compétences que vous acquérez en tant que spécialiste en administration de bureau médical seront toujours pertinentes et en demande.
Obtenez une formation pratique
L'apprentissage livresque est nécessaire dans tous les domaines, mais la transition vers le monde du travail est difficile sans expérience pratique.
Les programmes des écoles professionnelles rendent les choses réelles pour vous en simulant un environnement de bureau, afin que vous puissiez vous faire une idée de ce qu'est une journée de travail. Le programme de l'Interactive College of Technology comprend également 135 heures de pratique dans le monde réel au cours de stages à l'extérieur. Vous travaillerez avec le même type d'ordinateurs et d'équipements, de sorte que rien ne vous semblera étrange ou intimidant lorsque vous occuperez votre premier poste. Vous aurez ainsi plus d'expérience que les autres étudiants à la recherche d'un premier emploi.
Préparez-vous aux certifications
Obtenir une certification est le meilleur moyen de démontrer ses compétences dans n'importe quel domaine. Elle fait briller votre CV et vous permet d'éviter le piège d'une carrière sans issue.
Les écoles professionnelles vous préparent à la certification dès le premier jour de cours. Les instructeurs enseignent en fonction des tests, de sorte que vous êtes prêt à passer les examens dès l'obtention de votre diplôme. Les groupes d'étude et le tutorat entre pairs sont également encouragés.
Bénéficiez de services de carrière à vie
Qu'est-ce qu'une éducation sans un bon emploi ? ICT excelle dans la mise en relation des diplômés avec les employeurs locaux qui préfèrent exploiter les réserves de travailleurs qualifiés plutôt que de publier des offres d'emploi en ligne. Les meilleures écoles professionnelles offrent des avantages en matière de placement à vie. C'est votre atout en ces temps difficiles.
Réflexions finales
Le secteur des soins de santé est un secteur sûr et en pleine croissance, à la recherche de talents tant cliniques qu'administratifs. Alors pourquoi ne pas saisir cette opportunité ? Mettez vos compétences au service de votre communauté en tant que spécialiste de l'administration du bureau médical.
Vous voulez en savoir plus ?
Tous les établissements de soins de santé, qu'il s'agisse d'hôpitaux, de cabinets médicaux, de centres de rééducation, de cliniques ou de tout autre type de pratique médicale, s'appuient sur une main-d'œuvre qualifiée. programme d'administration de bureau médical pour fonctionner. Nous vous formerons à un large éventail de pratiques et de processus administratifs médicaux. En outre, vous obtiendrez une expérience concrète grâce à un stage de 135 heures dans un établissement de soins de santé. Vous interagirez également avec des personnes de tous horizons, ce qui rendra votre routine quotidienne tout sauf ennuyeuse.
Alors, faisons le premier pas ensemble ! Prenez contact avec nous pour en savoir plus.