Sur les millions de travailleurs du secteur de la santé aux États-Unis, seule une fraction d'entre eux sont des soignants de terrain. Pour chaque médecin, infirmière et technicien de diagnostic, un professionnel paramédical travaille en coulisses. Les administrateurs de cabinets médicaux sont parmi les plus importants. Ils veillent au bon fonctionnement des bureaux en gérant un large éventail de tâches financières et de tenue de dossiers dans les établissements médicaux. Si vous souhaitez faire carrière dans le secteur de la santé mais que vous préférez un rôle essentiellement non clinique, il n'y a jamais eu de meilleur moment pour rejoindre leurs rangs.
Les administrateurs de cabinet médical sont-ils importants ?
Les visites de soins de santé commencent et se terminent par une composante administrative. Le personnel de première ligne collabore avec l'équipe de deuxième ligne pour s'occuper des tâches non cliniques afin que les professionnels agréés puissent consacrer leur temps aux soins directs aux patients. Les administrateurs de cabinet médical sont la clé de l'efficacité des soins.
Pourquoi les administrateurs de cabinet médical sont-ils importants ?
Les soins de santé sont à la fois une science, un art et une activité commerciale. Les administrateurs de cabinets médicaux s'occupent de l'aspect commercial en dirigeant le flux de travail, de l'enregistrement au paiement. Sans eux, les soins de santé sont paralysés. Les administrateurs de cabinet médical soutiennent les patients, les prestataires de soins et leurs pairs en.. :
Maintenir une zone d'attente sûre et confortable
Le confort des patients est la clé de leur satisfaction. Pourtant, les enquêtes post-hospitalisation suggèrent que les professionnels de la santé sont moins attentifs à l'accueil qu'ils ne devraient l'être.
Les patients ont moins confiance dans les soins qui leur sont prodigués lorsqu'ils sont froids et dépassionnés, c'est pourquoi il est essentiel de créer un environnement convivial et accueillant. En tant qu'administrateur de cabinet médical, l'hospitalité que vous offrez au nom de l'équipe clinique permet aux clients de se sentir valorisés.
Répondre aux appels téléphoniques
Les administrateurs de cabinets médicaux prennent les appels téléphoniques, répondent aux questions ou dirigent les demandes cliniques vers les prestataires appropriés. Ils sont les voix amicales et bien informées que les patients veulent entendre lorsqu'ils appellent les établissements de santé.
Gestion du calendrier
Dans un cabinet médical accueillant un millier de patients, la prise de rendez-vous est plus facile à dire qu'à faire. L'objectif est d'occuper le personnel clinique sans le submerger, tout en fournissant des soins de qualité.
Vous jonglerez avec un emploi du temps trépidant et en constante évolution, vous gérerez les annulations et vous vous adapterez aux soins urgents. Vous prendrez également des rendez-vous pour des tests diagnostiques et des interventions chirurgicales dans des établissements extérieurs au nom du patient.
Accueil des patients
La façon dont les patients sont accueillis prépare le terrain pour leur visite. Un grand sourire et un bonjour chaleureux permettent d'établir un lien personnel et de nouer des relations. Les patients malades sont souvent émotionnellement vulnérables et désorientés face à la complexité du système de santé. Les administrateurs de cabinets médicaux servent de guides, les aidant à traverser des expériences stressantes.
Mise à jour des dossiers médicaux
L'examen des données démographiques et d'assurance des patients fait partie du processus d'enregistrement lors de chaque visite. Les administrateurs des cabinets médicaux vérifient, saisissent et sécurisent les données, ce qui permet aux prestataires de disposer des informations les plus précises pour prendre des décisions thérapeutiques et facturer les services rendus.
Facturation et codage
Les administrateurs des cabinets médicaux créent des super-factures, des formulaires détaillés décrivant les soins reçus par les patients. Les cliniciens cochent les services au fur et à mesure qu'ils sont dispensés, au moment de l'enregistrement. En collaboration avec le service de facturation, vous utiliserez ces informations pour remplir les formulaires de demande de remboursement, suivre les paiements et aider à la facturation.
Tenue de registres
Selon Health IT Today, 2 300 exaoctets de données médicales sont stockés chaque année. Chaque octet doit être soigneusement classé et correctement sécurisé. Les administrateurs de cabinets médicaux collectent, corrigent, saisissent et stockent les données afin qu'elles puissent être consultées et partagées efficacement. Vous serez responsable à la fois des dossiers papier et des dossiers médicaux électroniques (DME).
Comment devenir administrateur de cabinet médical ?
Devenir administrateur de cabinet médical est aussi simple que de suivre un programme d'enseignement professionnel. Vous obtiendrez votre diplôme avec les compétences requises pour un poste de débutant dans n'importe quel établissement de soins de santé.
Le programme de l'Interactive College of Technology offre 135 heures d'expérience pratique dans un établissement de soins de santé, ce qui vous permet de mettre en pratique ce que vous apprenez tout en vous préparant à la certification CMAA ou CEHRS. Bien que vous n'ayez pas besoin d'être certifié pour travailler en tant qu'administrateur de cabinet médical, il s'agit d'un tremplin vers un développement professionnel plus rapide.
Vous n'avez qu'à choisir votre voie. La certification en tant qu'assistant administratif médical agréé (CMAA) est idéale pour les personnes polyvalentes qui souhaitent devenir des généralistes. La certification de spécialiste des dossiers médicaux électroniques (CEHRS) est parfaite pour le diplômé axé sur les données qui souhaite travailler dans le domaine de l'informatique médicale ou dans un service de gestion des dossiers médicaux.
Ou pour impressionner un employeur, cherchez les deux. Les instructeurs des écoles professionnelles vous préparent aux examens. Leur réputation repose sur votre réussite, c'est pourquoi ils prennent votre formation au sérieux.
Qu'apprend-on au cours d'un programme d'administration de bureau médical ?
Les programmes d'administration médicale enseignent les pratiques administratives courantes utilisées dans les établissements de soins de santé d'aujourd'hui. Destiné aux débutants, le programme d'études couvre les points suivants :
Prise de rendez-vous
Les programmes d'administration de bureau médical enseignent aux étudiants les principes d'une planification efficace et la façon d'utiliser un logiciel de planification informatisé. Vous apprendrez à prendre des rendez-vous au sein de votre établissement et à programmer des références, des interventions chirurgicales, des admissions à l'hôpital et des tests de diagnostic avec des prestataires extérieurs.
Parmi les autres sujets abordés, citons les questions éthiques inhérentes à la programmation, telles que la question de savoir qui mérite d'être soigné en priorité, et la manière de gérer les urgences dans les salles d'attente. Vous apprendrez à surveiller les signes de détresse, à déterminer ce qui constitue une urgence et à savoir quand demander une assistance médicale immédiate. Vous ne savez jamais si une personne dans la salle d'attente est atteinte d'une maladie potentiellement mortelle.
Accueil des patients
Le milieu médical est différent des entreprises ordinaires. La première impression est d'autant plus importante que les soins de santé sont une question de vie ou de mort. Les programmes de formation vous apprennent à aborder les patients avec succès grâce à des techniques de communication éprouvées. Vous apprendrez à gérer le flux de travail en gérant les rencontres de manière efficace. L'emploi du temps et le succès du cabinet dépendent de la façon dont vous faites passer les patients dans la file d'attente.
Facturation médicale et codage
La plupart des factures médicales au niveau national sont couvertes par les assureurs. Le processus n'est pas compliqué, mais il est laborieux. Les compagnies veulent disposer d'une grande quantité de données pour prendre des décisions en matière de couverture. Le codage rationalise le processus en attribuant des codes alphanumériques aux symptômes, aux diagnostics, à l'équipement médical et aux procédures chirurgicales.
Vous découvrirez ces trois systèmes de codification :
La CIM-10 - Classification statistique internationale des maladies, 10e édition - est le plus ancien système de codage au monde. Élaboré au XVIIIe siècle en Grande-Bretagne, il est utilisé depuis 1977 pour classer les symptômes, les maladies et les blessures. Les codes alphanumériques sont utilisés pour la facturation et la surveillance de la santé publique. Les médecins inscrivent les codes CIM sur le superbill que les administrateurs des cabinets médicaux créent.
Le code CPT (Common Procedural Terminology Code) est un système de numéros à cinq chiffres attribué aux procédures chirurgicales et diagnostiques. Créé par l'American Medical Association, il est utilisé pour la facturation et l'évaluation des résultats des traitements.
Le système HCPCS (Healthcare Common Procedure Coding System) a été conçu exclusivement pour les Centers for Medicare and Medicaid (CMS). Le niveau I correspond aux codes CPT. Le niveau II concerne 17 catégories d'équipements médicaux et de services auxiliaires, tels que l'anesthésie, le transport en ambulance ou la thérapie par perfusion.
HIPAA, OSHA et JCAHO
Les soins de santé sont réglementés pour protéger le public. Les administrateurs de cabinets médicaux doivent connaître la législation et les agences qui régissent le secteur : HIPAA, OSHA et JCAHO.
HIPAA est l'acronyme de Health Insurance Portability and Accountability Act (loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie). Loi fédérale depuis 1996, l'HIPPA régit la manière dont les informations médicales privées sont partagées, stockées et sécurisées. Le respect de cette loi est une question importante pour les établissements de soins de santé. Les violations sont passibles de lourdes amendes. Les règles de l'HIPAA sont l'une des raisons pour lesquelles peu d'employeurs proposent une formation en cours d'emploi au personnel administratif. Il est plus sûr d'embaucher des diplômés d'écoles professionnelles ayant des compétences avérées.
L'OSHA(Occupational Health and Safety Administration) supervise la sécurité sur le lieu de travail. Ils sont très présents dans les établissements de soins de santé en raison des risques professionnels supérieurs à la moyenne. Les administrateurs de cabinet médical n'ont pas de rôle clinique, mais ils peuvent néanmoins être exposés à des risques électriques, biologiques et radiologiques.
JCAHO, la Joint Commission on Accreditation of Healthcare Organizations (Commission conjointe d'accréditation des organisations de soins de santé). Fondée en 1910, elle élabore et applique des normes de qualité dans tous les établissements de soins de santé accrédités.
Que vous travailliez dans un hôpital, une clinique, un centre de réadaptation ou un cabinet privé, la plupart de vos activités en tant qu'administrateur de cabinet médical reflètent le travail de la JCAHO. Lorsque vous envoyez du matériel médical pour étalonnage, par exemple, vous aidez la JCAHO à rendre les soins de santé plus sûrs.
Clientèle Relations avec les clients
Les administrateurs de cabinet médical sont des spécialistes de l'assistance à la clientèle en première ligne. Ils interagissent avec des patients issus de tous les milieux culturels et socio-économiques. On demande aux employés du secteur de la santé de mettre de côté leurs opinions personnelles au profit d'une approche centrée sur le patient. Ce n'est pas toujours facile, mais un programme d'école professionnelle vous donnera les outils nécessaires pour travailler avec les patients en toute confiance.
Les sujets abordés comprennent la manière de gérer les patients en colère ou émotifs, en personne ou au téléphone. Vous apprendrez à résoudre les conflits et à désamorcer les confrontations grâce à des techniques de désescalade.
Vous apprendrez également ce qu'est l'hospitalité et comment la création d'une salle d'attente accueillante et confortable contribue à la satisfaction des patients. Si vous ne pouvez pas accélérer le processus, le rendre plus agréable permet aux patients de se sentir plus détendus.
Réflexions finales
Les administrateurs de cabinet médical n'ont pas un travail prestigieux, mais ils ont une carrière nécessaire et gratifiante. À mesure que le secteur des soins de santé se développe, les opportunités qui s'offrent à vous se multiplient. Renseignez-vous sur l'Interactive College of Technology et sur la façon dont nous pouvons vous aider à devenir administrateur de cabinet médical dès aujourd'hui.
Vous voulez en savoir plus ?
Tous les établissements de soins de santé, qu'il s'agisse d'hôpitaux, de cabinets médicaux, de centres de rééducation, de cliniques ou de tout autre type de pratique médicale, s'appuient sur une main-d'œuvre qualifiée. programme d'administration de bureau médical pour fonctionner. Nous vous formerons à un large éventail de pratiques et de processus administratifs médicaux. En outre, vous obtiendrez une expérience concrète grâce à un stage de 135 heures dans un établissement de soins de santé. Vous interagirez également avec des personnes de tous horizons, ce qui rendra votre routine quotidienne tout sauf ennuyeuse.
Alors, faisons le premier pas ensemble ! Prenez contact avec nous pour en savoir plus.
