Si vous envisagez une carrière dans l'assistance bureautique, il est essentiel d'avoir une bonne connaissance des systèmes et des applications les plus courants. C'est le cas pour les assistants administratifs, les assistants de bureau, les gestionnaires de bureau et les gestionnaires de données. Bien entendu, quiconque a déjà été confronté à la "vie de bureau" sait que presque toutes les entreprises utilisent Microsoft Office. C'est pourquoi la maîtrise de la suite Microsoft Office est une compétence essentielle pour tout le personnel de soutien.
Existe-t-il une certification pour Microsoft Office ?
Oui, il s'agit de la certification Microsoft Office Specialist. Les personnes qui suivent la formation pour obtenir la certification seront des experts vérifiables dans les programmes suivants :
- Mot
- Excel
- PowerPoint
- Perspectives
- Accès
Microsoft impose des conditions particulières pour l'obtention de la certification Microsoft Office Specialist Associate. Tout d'abord, vous devez réussir trois des quatre examens de niveau associé pour (MO-100) Microsoft Word, (MO-200) Microsoft Excel, (MO-300) Microsoft PowerPoint et (MO-400) Microsoft Outlook. Ensuite, vous devez réussir deux des trois examens de niveau expert pour (MO-101) Microsoft Word Expert, (MO-201) Microsoft Excel Expert et (MO-500) Microsoft Access Expert.
Un regard plus attentif sur les programmes de Microsoft Office
Vous connaissez peut-être l'univers Microsoft Office, mais vous ne réalisez peut-être pas tout le potentiel de cette suite de produits. Ces programmes sont d'une valeur inestimable pour les entreprises, car ils permettent de créer, d'éditer, de comprendre et de partager du contenu. Vous trouverez ci-dessous les logiciels inclus dans la suite Microsoft Office :
Microsoft Word
Lancé en 1983, Microsoft Word est un traitement de texte universel qui s'intègre au reste de la suite Microsoft. Il permet aux utilisateurs de créer des documents et des rapports de qualité professionnelle. Les fonctionnalités comprennent la vérification orthographique et grammaticale, le formatage, l'insertion d'images, la mise en page et la prise en charge du langage HTML. Les documents peuvent être importés, exportés, partagés et modifiés facilement.
Microsoft Excel
Microsoft Excel est le logiciel de feuille de calcul le plus répandu. Il constitue un outil puissant pour importer des données afin de créer des visualisations et des outils d'analyse. Il peut également être utilisé pour effectuer des calculs à partir de lots de données. De nombreuses organisations utilisent Excel pour gérer les comptes clients, équilibrer les budgets et établir des rapports trimestriels. Ce programme est capable d'assurer le suivi des transactions financières.
Microsoft PowerPoint
Microsoft PowerPoint est un logiciel de présentation très répandu qui permet de créer des diaporamas et des démonstrations de niveau professionnel. Il est couramment utilisé pour les formations, les présentations commerciales et les rapports annuels. Les utilisateurs peuvent choisir de créer des présentations à l'aide de texte, d'images, d'illustrations et de vidéos. En plus de fournir des modèles faciles à utiliser, Microsoft PowerPoint permet également aux utilisateurs de créer des présentations à partir de zéro en utilisant des éléments personnalisés.
Microsoft Outlook
Microsoft Outlook est la plate-forme de messagerie et de communication par défaut de la plupart des entreprises. Ce programme vous permet d'envoyer et de recevoir des messages électroniques. Il dispose également d'un calendrier intégré à vos fonctions de courrier électronique et de messagerie. En outre, le programme permet aux utilisateurs de stocker des informations sur les contacts, d'importer des documents et de suivre les tâches.
Microsoft Access
Microsoft Access est un outil permettant de créer des bases de données de bureau. Les utilisateurs peuvent rapidement créer des applications personnalisables à usage interne. De nombreuses entreprises utilisent Access comme plate-forme partagée par défaut pour la référence, le rapport et l'analyse des données.
Quelle est l'importance de Microsoft Office lorsque vous postulez à un emploi ?
De nombreuses entreprises et recruteurs considèrent que la connaissance de Microsoft Office est une norme lors de l'examen des CV des candidats. En effet, de nombreuses entreprises et organisations considèrent Microsoft Office comme l'élément vital de toutes les communications internes. Par conséquent, le fait d'avoir Microsoft Office dans votre CV vous donne un avantage immédiat par rapport à d'autres applications. En outre, si vous n'avez pas de certification Microsoft Office, votre CV risque d'être noyé sous une pile de demandes d'emploi.
Il ne suffit pas de "connaître" Microsoft Office. En réalité, la plupart des gens ont au moins une certaine connaissance des programmes Microsoft parce qu'ils les ont utilisés en surface dans le cadre de projets scolaires et professionnels. Cependant, savoir gérer les fonctions de base de ces programmes n'est pas la même chose qu'être un expert. Il est très facile pour une personne d'indiquer qu'elle connaît Microsoft Office sur un CV ou une demande d'emploi. C'est pourquoi de nombreuses entreprises et responsables du recrutement exigent une preuve de certification pour Microsoft Office avant d'examiner les candidatures.
Les fonctions de base ne font qu'effleurer la surface de ce que ces programmes sont réellement capables de faire. Lorsque vous occuperez un poste d'assistance dans un bureau ou une entreprise, vous devrez utiliser toutes les caractéristiques et fonctions "profondes" de ces programmes pour accomplir vos tâches. De plus, le fait de savoir comment maximiser correctement toutes les caractéristiques et fonctions de ces programmes vous permettra d'effectuer votre travail de manière plus efficace. Après tout, les programmes Microsoft Office font tous partie d'une catégorie appelée "logiciels de productivité". Cela signifie qu'ils vous permettent de mieux travailler, d'acquérir plus de connaissances et de collaborer plus facilement avec les autres membres de votre bureau.
Comment se préparer aux examens de certification Microsoft Office ?
La bonne nouvelle, c'est que les examens de certification Microsoft Office sont ouverts à tous. Il n'y a pas de barrière à l'entrée lorsqu'il s'agit d'obtenir cette certification très importante qui vous permettra de vous démarquer en tant que candidat à un emploi. Toutefois, cela ne signifie pas que tous ceux qui se présentent aux examens de certification sont assurés de les réussir. En fait, la certification Microsoft Office exige un engagement important en termes de temps. La plupart des étudiants ont besoin de centaines d'heures d'étude pour réussir.
Heureusement, il existe un moyen d'augmenter vos chances de réussite du premier coup tout en devenant un véritable expert. Les professionnels qui ont une connaissance approfondie de Microsoft Office sont souvent issus de programmes professionnels conçus pour les aider à passer les examens de certification Microsoft Office. Ces programmes permettent aux étudiants désireux d'occuper des postes dans le domaine de l'assistance bureautique et de l'analyse d'exploiter une grande variété de systèmes d'information d'entreprise.
Diplôme en systèmes d'information commerciale
Un diplôme en systèmes d'information d'entreprise est considéré comme la porte d'entrée pour devenir un expert en écosystèmes informationnels tels que la suite de programmes de Microsoft. L'avantage d'une formation formelle en logiciels de productivité est que vous apprendrez les bases sous-jacentes des systèmes d'information et que vous pourrez appliquer ces connaissances aux programmes de la famille des logiciels Microsoft et à ceux qui n'en font pas partie.
Les étudiants inscrits aux programmes de diplôme en systèmes d'information commerciale sont initiés aux fonctions de base, intermédiaires et avancées des logiciels. Ils apprennent comment les logiciels s'imbriquent les uns dans les autres pour assurer l'extensibilité et la compatibilité.
Mentorat individuel des instructeurs
Bien que l'apprentissage des systèmes logiciels soit au cœur des programmes d'informatique de gestion, c'est l'élément humain de ces programmes qui permet aux diplômés de briller. Les programmes professionnels offrent un mentorat individuel avec les instructeurs. Cela signifie que les étudiants ne se contentent pas d'essayer de rassembler par eux-mêmes les informations qu'ils peuvent trouver dans divers livres et tutoriels en ligne. Ils bénéficient d'un système structuré conçu pour les aider à passer d'un processus à l'autre de manière progressive jusqu'à ce qu'ils maîtrisent les différents logiciels.
Services d’orientation professionnelle
Outre l'enseignement en classe conçu pour préparer les étudiants aux certifications et aux carrières, les programmes professionnels proposent également des services d'orientation professionnelle. C'est important car les étudiants peuvent ne pas savoir comment entrer en contact avec les employeurs qui recherchent leurs compétences spécifiques après avoir obtenu une certification par eux-mêmes. Les services d'orientation professionnelle permettent aux étudiants de faire correspondre leurs compétences à des offres d'emploi dans des domaines qui les intéressent et les engagent.
Réflexions finales
Obtenir la certification pour Microsoft Office en réussissant tous les examens nécessaires de niveau associé et de niveau expert est un moyen facile d'ouvrir de nouvelles perspectives de carrière. Les candidats dont le curriculum vitae comporte cette certification sont pris en considération pour des postes exclusifs exigeant ce niveau d'expertise. Cependant, la préparation aux examens de certification Microsoft Office ne doit pas être une tâche insurmontable. L'inscription à un programme professionnel pour les services d'information permet aux étudiants de comprendre les concepts de base sur lesquels reposent toutes les plates-formes logicielles de productivité.
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