Basicamente, a função da contabilidade é manter um controle preciso do dinheiro que entra e sai de uma empresa. Entretanto, um trabalho de contabilidade é muito mais do que apenas observar o dinheiro entrando e saindo. Se você está pensando em se candidatar a um cargo de contador iniciante ou de guarda-livros, há algumas coisas que você deve saber.
O que o trabalho envolve? Qual é a função básica da contabilidade? Existem diferentes tipos de contabilidade? Onde posso obter orientação e qualificações?
Como contador ou guarda-livros, você coletará e relatará informações financeiras sobre fluxos de caixa, desempenho e a posição financeira geral de uma empresa. As informações que você fornece são essenciais para ajudar a tomar decisões sobre a melhor forma de administrar a empresa. Todas essas informações são coletadas de operações comerciais padrão, como faturas para clientes, contas de vendedores e fornecedores e outras transações internas chamadas de lançamentos contábeis. Essas transações são então registradas no sistema de contabilidade da empresa.
Qual é a função básica da contabilidade?
Várias funções básicas são de responsabilidade de um departamento de contabilidade:
Contas a receber (A/R)- Esse é o termo usado para rastrear os pagamentos feitos pelos clientes por mercadorias ou serviços. Você também pode criar e acompanhar as faturas dos clientes e garantir que os pagamentos sejam feitos no vencimento.
Contas a pagar (C/P)- Da mesma forma que C/R, C/P significa manter um registro de todos os bens e serviços comprados pela empresa e garantir que o pagamento seja feito no prazo. Isso é particularmente importante se os fornecedores ou vendedores oferecerem descontos para pagamento antecipado.
Gerenciamento de estoque -Esse cargo rastreia todas as mercadorias compradas e armazenadas para revenda, garantindo que um sistema esteja em vigor para maximizar os lucros. Por exemplo, um sistema de gerenciamento de estoque também conhecido como FIFO( First In First Out). Isso garante que o estoque não fique em uma prateleira e seja esquecido porque um novo produto chegou.
Folha de pagamento - Calcularcorretamente as horas, os salários, os bônus, os benefícios e as comissões dos funcionários, além de controlar as folgas pagas e não pagas, é uma função extremamente importante em qualquer empresa. Você também é responsável pelo pagamento dos impostos sobre a folha de pagamento ao governo. Esses impostos incluem o FICA (impostos de seguridade social e Medicare), desemprego, indenização dos trabalhadores e imposto federal e estadual retido na fonte.
Orçamento - Odepartamento de orçamento estabelece um orçamento anual para receitas e despesas e mantém o controle das despesas para garantir que os gastos permaneçam dentro do orçamento da empresa. Ao criar um orçamento, ele deve usar tanto o regime de caixa quanto o de competência. A contabilidade de exercício é aquela em que a receita ou a despesa é registrada quando a transação ocorre, e não quando você faz ou recebe pagamentos. Um orçamento baseado exclusivamente em um regime de competência não fornecerá uma imagem precisa do fluxo de caixa. Da mesma forma, um orçamento baseado em caixa pode não mostrar informações precisas sobre o desempenho da empresa. A combinação dos dois métodos oferece a você o melhor dos dois mundos, resultando em um orçamento mais preciso.
Demonstrações financeiras - Umadas funções vitais de um departamento de contabilidade é produzir e entregar demonstrações financeiras precisas para auxiliar nas previsões mensais e nos relatórios de fim de ano. Portanto, todas as informações e transações financeiras da empresa são registradas ao longo do ano para que relatórios e demonstrativos financeiros precisos possam ser produzidos.
Relatórios gerenciais - Dependendoda estrutura da empresa, os relatórios gerenciais podem ser produzidos mensalmente, trimestralmente ou anualmente. Esses relatórios podem ser tão simples quanto uma declaração de previsão de fluxo de caixa mensal ou tão complexos quanto uma declaração de lucros e perdas completa e detalhada, mostrando os valores mensais, os valores orçados e qualquer variação entre o orçamento e o real. Relatórios como esse geralmente são produzidos por meio de uma planilha, aproveitando as diversas funções financeiras incorporadas à planilha.
Conformidade legal - Odepartamento de contabilidade de qualquer empresa deve ser capaz de mostrar que a empresa segue as complicadas regras, processos e políticas que regulam as empresas em uma área específica. Não basta conhecer e entender as regras que se aplicam à empresa, é preciso mostrar que ela está sempre em conformidade. Esse processo inclui, mas não se limita a, manter cópias de todos os cheques, faturas, contas e registros de folha de pagamento e torná-los acessíveis para mostrar que as pessoas corretas têm a responsabilidade de manter a empresa em conformidade.
Controle financeiro - Essaé uma função igualmente importante do departamento de contabilidade. Toda empresa precisa de alguma forma de verificar e gerenciar suas finanças. Normalmente, isso é feito por meio de três demonstrações financeiras principais: uma demonstração de fluxo de caixa, uma demonstração de resultados (também conhecida como demonstração de lucros e perdas ou P&L) e um balanço patrimonial. Ao estudar as informações contidas nesses três relatórios, o proprietário de uma empresa pode verificar como está o desempenho da empresa e identificar onde podem ocorrer mudanças.
Manutenção de registros - Umelemento fundamental para o bom funcionamento de qualquer empresa é a boa manutenção de registros. Se você puder colocar as mãos em uma conta que está sendo contestada, juntamente com uma cópia do cheque cancelado, isso prova que a dívida foi paga. A boa manutenção de registros não é apenas uma vantagem para a empresa, mas, de acordo com o IRS, há regras básicas sobre por quanto tempo determinados documentos devem ser mantidos e acessíveis para fins fiscais. Por exemplo, a documentação de contas a pagar e a receber deve ser mantida por sete anos. Extratos bancários, cheques cancelados e qualquer registro de pagamento eletrônico também devem ser mantidos por sete anos, mas as conciliações bancárias só precisam ser mantidas por dois anos. Na realidade, uma conciliação bancária geralmente é mantida junto com o extrato bancário, portanto, eles permanecerão pelos mesmos sete anos.
Quais são os diferentes tipos de contabilidade?
Se você está pensando em trabalhar na área de contabilidade, deve saber quais são os diferentes tipos de contabilidade disponíveis. Aqui estão os tipos mais comuns de empregos de contabilidade para você considerar:
- Contabilidade financeira
- Contabilidade gerencial
- Contabilidade de custos
- Contabilidade fiscal
Contabilidade financeira
Qualquer pessoa que trabalhe com contabilidade financeira é responsável por acompanhar, registrar e relatar todas as transações financeiras, produzindo demonstrações financeiras padrão. Para isso, você deve seguir as regras do GAAP (Generally Accepted Accounting Principles, Princípios Contábeis Geralmente Aceitos).
A contabilidade financeira oferece uma visão precisa do desempenho da empresa em um período específico e não prevê o desempenho futuro, como a contabilidade gerencial. Há dois tipos de contabilidade financeira, a de caixa e a de competência, e ambas usam a contabilidade de dupla entrada para registrar as transações. A maioria das pequenas empresas usa a contabilidade de caixa, mas as empresas maiores, inclusive as de capital aberto, devem usar o método de competência.
Contabilidade gerencial
As informações produzidas pela contabilidade gerencial são usadas exclusivamente pelos diretores da empresa, diferentemente dos relatórios de contabilidade financeira, que são fornecidos aos acionistas e investidores. A contabilidade gerencial combina dados históricos com resultados previstos para fornecer à gerência as ferramentas necessárias para prever os resultados com base no desempenho até o momento.
Contabilidade de custos
A contabilidade de custos é um ramo da contabilidade que lida exclusivamente com o custo dos negócios. Essa forma de contabilidade é geralmente usada no setor de manufatura, embora uma empresa de serviços também possa se beneficiar dessa forma de contabilidade.
A contabilidade de custos analisa os custos incorridos pela empresa, tanto os fixos quanto os variáveis. Exemplos são matérias-primas, custos de mão de obra, custos de produção, despesas gerais e manutenção, fornecendo à gerência informações importantes, como o "ponto de equilíbrio"
Auditoria contábil
Certos negócios e empresas exigem uma auditoria anual para estarem em conformidade, especialmente se lidarem com setores do governo, como HUD ou USDA. Um auditor examinará todos os registros financeiros mantidos pelo departamento de contabilidade para garantir que sejam informados com precisão.
Diferentemente dos contadores ou da equipe de contabilidade, o auditor não está associado ou envolvido com a empresa que está sendo auditada. As duas formas mais comuns de auditoria são:
Uma auditoria de conformidade examina os procedimentos e as políticas em vigor na empresa ou negócio para garantir que ela esteja atualmente em conformidade com os padrões regulatórios ou internos. Os resultados dessa auditoria podem ser informados a entidades externas, se aplicável.
Uma auditoria financeira analisa apenas a precisão dos demonstrativos financeiros da empresa. Quando concluída, os resultados geralmente são informados apenas aos diretores ou proprietários da empresa e não a ninguém de fora do negócio.
Contabilidade fiscal
A contabilidade fiscal é controlada pelo Internal Revenue Code (IRC) e, como tal, garante que as empresas, os contribuintes individuais e as organizações sem fins lucrativos sigam as regras fiscais vigentes. Um contador fiscal trabalhará para esses clientes, garantindo que suas declarações fiscais sejam precisas.
Um contador fiscal deve estar familiarizado com as leis tributárias em constante mudança para que possa calcular o imposto de renda devido, reduzir as obrigações fiscais e preencher e apresentar as declarações fiscais com precisão e dentro do prazo.
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