O que faz um secretário de reconciliação?

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Se você estiver interessado em trabalhar em um ambiente contábil, há muitas opções de carreira para escolher. Algumas das opções mais aparentes incluem ser contador ou guarda-livros. No entanto, talvez você não saiba que muitas empresas estão contratando pessoas para funções de suporte, como entrada de dados no computador e auxiliar de reconciliação.

O que faz um secretário de reconciliação?

Se você já parou para reconciliar sua conta bancária, fez o que um funcionário de reconciliação faz, mas em uma escala menor.

No nível mais básico, um funcionário de reconciliação é responsável por reconciliar o saldo das contas comerciais com um documento de origem usando as transações/dados detalhados incluídos na conta. O objetivo da conciliação é identificar os erros que fizeram com que o saldo da conta fosse errôneo ou provar que o saldo da conta está correto.

Essa quase definição pergunta: "Que tipos de contas exigem reconciliação?"

Embora as contas variem de acordo com o setor de negócios, as contas mais comuns que exigem reconciliação incluem:

Contas bancárias e de caixa pequeno
Contas do razão geral (contas a pagar, contas a receber, ativos fixos, etc.)
Contas do livro auxiliar (suporte às contas do livro auxiliar)
Contas de clientes

Vale a pena observar que um auxiliar de reconciliação é um ótimo trabalho de "porta de entrada" se você estiver interessado em progredir para níveis mais altos de contabilidade.

Que tipos de tarefas são executadas por um funcionário de reconciliação?

Grande parte do trabalho que um funcionário de reconciliação faz é detalhado. Ele precisa examinar pequenos detalhes para identificar erros ou comprovar a precisão. Um funcionário de reconciliação realizará as seguintes tarefas:

Executar relatórios do livro-razão e do livro auxiliar e relatórios de contas de clientes
Comparar os saldos das contas com um documento de origem para identificar possíveis erros
Realizar comparações entre o orçamento e o saldo em tempo real para identificar variações materiais
Pesquisar contas com desvios de material
Pesquisar transações detalhadas por conta para verificar se estão corretas
Preparar relatórios de transações errôneas
Preparar e inserir lançamentos contábeis manuais de ajuste para corrigir os saldos das contas

Onde trabalha um funcionário de reconciliação?

Há muitas oportunidades para funcionários de reconciliação. Alguns dos locais mais comuns de trabalho incluem:

Pequenas empresas

Embora os cargos de escriturário de reconciliação estejam disponíveis em nível de pequenas empresas, eles não são considerados padrão. Por quê? As pequenas empresas têm equipes menores e precisam contar com funcionários que realizem várias tarefas. É por isso que os contadores, os funcionários de entrada, os funcionários de saída e os representantes de atendimento ao cliente geralmente precisam fazer suas reconciliações. Dito isso, as pequenas empresas ocupadas contratam um único funcionário de reconciliação para dar suporte ao restante da equipe de contabilidade.

Grandes empresas/corporações

É muito mais comum que grandes empresas e corporações separem a carga de trabalho em mais cargos. Muitos cargos de escriturário de reconciliação são encontrados em grandes empresas e grandes corporações para apoiar a equipe de contabilidade.

Instituições financeiras e bancos

Todo mundo é sensível em relação ao seu dinheiro. É por isso que as instituições financeiras (corretoras, empresas de investimento) e os bancos recebem muitas consultas de contas de clientes. É comum que essas consultas sejam tratadas por um funcionário de reconciliação para pesquisa e resolução.

Escritórios de contabilidade/CPA

As empresas de contabilidade/CPA atuam como departamentos de contabilidade para pequenas empresas. Especialmente durante a "temporada de auditoria", há necessidade de pessoal de apoio, como um funcionário de reconciliação.

Quais são as habilidades necessárias para um funcionário de reconciliação?

Ao pensar em iniciar uma carreira como funcionário de conciliação, você pode se perguntar quais são as habilidades necessárias para ter sucesso. Aqui estão algumas das habilidades que você deve ter:

Habilidades de comunicação verbal e escrita
Habilidades básicas de matemática
Habilidades analíticas
Atendimento ao cliente
Capacidade de trabalhar bem com pessoas difíceis
Trabalhador autônomo
Formação e experiência em contabilidade

Como você pode se preparar para se tornar um secretário de reconciliação?

A maioria das empresas considera que os candidatos devem ter um diploma profissionalizante com foco em processos e procedimentos contábeis. Você pode atender a esse requisito concluindo um Programa de Contabilidade e Aplicativos de Negócios credenciado na Interactive College of Technology.

Aqui estão algumas das funções contábeis que você aprenderá durante um programa de Contabilidade e Aplicativos de Negócios:

Contas a pagar - coleta de faturas para pagamento, atribuição de números de contas do razão geral, entrada de comprovantes de contas a pagar, criação de arquivos de pagamento, corte de cheques, reconciliação de relatórios de contas a pagar e tratamento de consultas de fornecedores/credores.

Contas a receber - cobrança de pagamentos, atribuição de números de contas do razão geral, entrada de comprovantes de contas a receber, confecção de recibos de depósito, conciliação de relatórios de contas a receber e tratamento de cobranças de contas e consultas de clientes.

Razão - análise de contas, preparação de lançamentos contábeis, reconciliação entre o razão geral e as contas do sub-ledger, preparação de análise de variação.

Folha de pagamento - entrada de dados pessoais/benefícios/salários dos funcionários, coleta de cartões de ponto e ajustes salariais, entrada de informações de pagamento, processamento da folha de pagamento e preparação de relatórios de impostos sobre a folha de pagamento.

Automação de escritório - aprender a usar várias máquinas de contabilidade (computadores) e produtos de software de contabilidade populares.

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