O que é um especialista de apoio aos registos médicos?
Os dados são a base dos cuidados de saúde. Por isso, se tem jeito para a organização, porque não considerar uma carreira como especialista de apoio a registos médicos? O Bureau of Labor Statistics dos EUA prevê um crescimento de 8% na procura de especialistas em registos médicos durante a próxima década.
O que faz um especialista de apoio a registos médicos?
Os especialistas em registos médicos organizam e mantêm registos de saúde em papel e electrónicos.
As responsabilidades quotidianas podem incluir:
Entrada de dados
Os especialistas em registos médicos actualizam os processos dos doentes com novas informações. Asseguram que a documentação é actualizada de forma consistente e está acessível aos doentes e aos prestadores de cuidados de saúde quando solicitada.
Codificação e classificações
Os especialistas em registos colaboram com os especialistas em faturação e codificação para atribuir códigos médicos normalizados a sintomas, diagnósticos e procedimentos.
Segurança dos dados
Garantir a confidencialidade e a segurança dos registos dos doentes é fundamental. As instalações enfrentam multas pesadas e danos na reputação por incumprimento. Os registos médicos suportam protocolos de segurança de dados, aderindo ao HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) e a outras normas de segurança relacionadas com registos electrónicos e físicos.
Divulgação de informações
A HIPAA limita a divulgação de informações sensíveis apenas às partes autorizadas. Com o consentimento informado do paciente, isto pode incluir a família, as companhias de seguros e os profissionais médicos que contribuem para o processo.
Garantia de qualidade
Os especialistas de apoio aos registos médicos auditam regularmente os registos para verificar a sua exatidão e integridade, assegurando que a documentação necessária está presente e é exacta. Isto é importante para que a equipa médica possa comunicar facilmente entre si e tratar o doente com precisão.
Comunicação com os doentes e os prestadores de cuidados de saúde
Os especialistas em registos médicos colaboram frequentemente com os prestadores de cuidados de saúde para reunir a documentação necessária e esclarecer ambiguidades. Podem também interagir com os pacientes para responder a perguntas e rever os procedimentos de libertação de registos.
Armazenamento e destruição de registos
Os regulamentos ditam a forma como os registos devem ser armazenados e durante quanto tempo devem ser conservados. As directrizes de destruição rigorosas destinam-se a impedir o acesso não autorizado às informações dos doentes.
Como é que se torna um especialista de apoio aos registos médicos?
A forma mais eficiente de se tornar um especialista de apoio a registos médicos é inscrever-se num programa de administração de consultórios médicos de uma escola vocacional. A maioria dos empregadores prefere candidatos com formação e competências comprovadas, pelo que a obtenção de um diploma aumenta as suas hipóteses de conseguir o emprego dos seus sonhos. Os cursos são leccionados por especialistas da indústria que servem como instrutores e mentores. Eles ensinar-lhe-ão os truques do ofício e como estabelecer contactos com potenciais empregadores. Irá formar-se pronto para o trabalho e preparado para a certificação em meses, não em anos.
O que aprende durante um programa de administração de consultórios médicos?
Os programas de administração de consultórios médicos abrangem a vasta gama de competências necessárias para ter sucesso como especialista em registos médicos ou assistente administrativo médico.
Os tópicos incluem:
Cumprimentar os pacientes
A área da saúde tem os mais elevados padrões de serviço ao cliente. Neste curso, ficará a saber mais sobre:
- Profissionalismo
- Confiança e fiabilidade
- Hospitalidade - fazer com que os clientes se sintam confortáveis
- Imagem pessoal
- Envolvimento do cliente
- Etiqueta telefónica e recolha de mensagens
- Sensibilidade cultural e geracional
- Gestão do tempo
Os alunos são ensinados a projetar uma atitude cortês e atenciosa que faz com que todos os pacientes se sintam bem-vindos.
Marcação de consultas
Uma marcação de consultas eficaz garante a satisfação dos pacientes e a produtividade da equipa. Num programa de administração médica, aprenderá a aplicar competências de front-office à sua função de especialista de apoio a registos médicos.
Os alunos exploram:
- Fluxo de trabalho do escritório - os processos e procedimentos que ajudam as coisas a funcionar corretamente
- Tipos de marcação de consultas e definição de prioridades
- Equilíbrio entre as necessidades dos doentes e dos prestadores de serviços
- Software de marcação de consultas
- Overbooking estratégico e listas de espera
- Cancelamentos e reagendamentos
- Eficiência e otimização
- Comunicação e contacto com os doentes
Faturação e codificação médica
A codificação é a forma como os seguros e a Medicaid dão prioridade e pagam a um consultório médico. Os especialistas de apoio a registos médicos necessitam de uma compreensão básica dos procedimentos de faturação e codificação relacionados com a manutenção de registos. Este curso abrange:
- Terminologia médica
- Gestão do ciclo de receitas - a forma como os estabelecimentos de saúde são pagos
- Sistemas de codificação, convenções e directrizes
- Processamento de pedidos de indemnização, recusas e recursos
- Faturação e cobranças
- Codificação para investigação
- Auditorias e análises de registos
- Colaboração profissional
HIPAA, OSHA e JCAHO
As normas HIPAA, OSHA e JCAHO regem a maioria das funções administrativas nos gabinetes de saúde. São agências que garantem que o consultório médico cumpre as normas estabelecidas pelo governo. Se o consultório não cumprir estes critérios, pode ser encerrado.
Os tópicos desta aula incluem:
HIPAA - a lei relativa à privacidade e segurança dos dados dos doentes aprovada em 1996
OSHA - Occupational Health and Safety Administration (Administração da Saúde e Segurança no Trabalho), responsável pela prevenção de lesões no local de trabalho
JCHO - a Joint Commission on Accreditation of Healthcare Organizations (Comissão Conjunta para a Acreditação de Organizações de Cuidados de Saúde) é responsável pelo desenvolvimento de normas de qualidade dos cuidados de saúde nos estabelecimentos de saúde
Os alunos irão analisar o modo de funcionamento destas agências e como cumprir as normas de qualidade e segurança no local de trabalho.
Administração de escritórios
As competências de administração de escritório são essenciais para os especialistas em registos médicos.
Os conceitos-chave incluem:
- Gestão da informação sobre saúde - uma visão geral dos princípios e práticas relacionados com os sistemas de registo em papel e eletrónico
- Introdução de dados, incluindo estratégias de prevenção de erros
- Tratamento de registos médicos, incluindo fax, arquivo, digitalização, indexação, armazenamento eletrónico e recuperação
- Tecnologia de escritório - um olhar mais atento sobre o software e as ferramentas utilizadas nos gabinetes de saúde
- Preparação para emergências - proteger os registos em caso de catástrofe natural ou outra emergência
Relações com os clientes
Os especialistas em registos médicos necessitam de uma vasta gama de competências para gerir eficazmente as interacções com os colegas e profissionais dos doentes.
Neste curso, ficará a saber mais sobre:
- Cuidados centrados no doente - como dar prioridade às necessidades e preferências dos doentes
- Princípios de serviço ao cliente, incluindo capacidade de resposta, fiabilidade e empatia
- Lidar com desafios - estratégias para responder a clientes insatisfeitos
- Resolução de conflitos - técnicas de resolução de litígios no âmbito dos cuidados de saúde
- Direitos e responsabilidades dos doentes em matéria de registos médicos
Os licenciados estão preparados para representar a equipa de saúde com segurança, confiança e profissionalismo.
Certificação CMAA e CEHRS
Os programas de administração de gabinetes médicos preparam os alunos para duas potenciais certificações da National Health Career Association. Os alunos do programa da Faculdade Interactiva de Tecnologia obtêm frequentemente ambas.
A certificação CMMA - Certified Medical Administrative Assistant é ideal para estudantes que procuram posições de front office.
Os tópicos do exame incluem:
- Tecnologia de escritório
- Etiqueta telefónica
- Marcação de consultas
- Hospitalidade dos doentes
- Introdução de dados e manutenção de registos
- Registos de saúde electrónicos (EHR)
- Regulamentos HIPAA
CEHRS - Os futuros especialistas em registos médicos procuram a credencial Certified Electronic Health Records Specialist.
O exame abrange:
- Regulamentos HIPAA
- Conformidade regulamentar
- Exatidão dos dados
- Práticas de codificação e faturação de seguros
- Pedidos de libertação de informação (ROI)
- Segurança da informação
Um certificado CEHRS demonstra a sua capacidade de gerir sistemas complexos de manutenção de registos dentro das directrizes profissionais e regulamentares.
Considerações finais
A continuidade dos cuidados em medicina depende de registos precisos e acessíveis. Como especialista de apoio a registos médicos, irá contribuir para melhores resultados na saúde através de cuidados administrativos de qualidade.
Quer saber mais?
Todas as instalações de cuidados de saúde, desde hospitais e consultórios médicos a centros de reabilitação, clínicas e qualquer outra prática médica, dependem de profissionais qualificados programa de Administração de Escritório Médicos. Dar-lhe-emos formação em vários procedimentos e processos administrativos médicos. Além disso, obterá experiência do mundo real através de um estágio escolar de 135 horas num estabelecimento de saúde. Também irá interagir com pessoas de todas as esferas da vida, tornando a sua rotina diária tudo menos aborrecida.
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