Quais são as funções de um especialista em administração de gabinetes médicos?

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Algumas das melhores carreiras na área da saúde são administrativas. Se tem boas capacidades de organização e comunicação, por que não considerar tornar-se um Especialista em Administração de Consultórios Médicos? Os administradores de gabinetes médicos são uma parte vital da equipa de cuidados de saúde. Irá fornecer apoio administrativo complexo em consultórios médicos, hospitais, clínicas e outras instalações médicas.

Quais são as funções de um especialista em administração de consultórios médicos?

Os especialistas em administração de gabinetes médicos orientam o fluxo de trabalho administrativo em ambientes de cuidados de saúde. Nesta função, será mais do que um simples empurrador de papéis. Ajudará os pacientes a navegar na sua experiência de cuidados de saúde, mantendo o escritório a funcionar sem problemas através da gestão de funções essenciais. As suas responsabilidades incluem:

Atender o telefone

Como parte da equipa de atendimento, será o rosto e a voz do consultório. Os consultórios médicos recebem uma grande variedade de chamadas telefónicas de fornecedores, doentes e prestadores de serviços. A sua função é responder a perguntas ou encaminhá-las para a pessoa que as pode fazer.

Irá gerir os pedidos de informação sobre consultas, encaminhamentos, horários de expediente, recargas de receitas médicas e encomendas de material. Trata-se de uma função crucial, que muitas vezes lhe permite estar tanto tempo em contacto direto com os pacientes como algumas funções de cuidados médicos.

Marcação de consultas

Ao trabalhar no front office, irá colaborar com os prestadores de serviços para marcar e confirmar consultas, testes e procedimentos. O objetivo é atender os pacientes prontamente e otimizar os recursos sem sobrecarregar o pessoal clínico. Esta função pode ter um grande impacto na rentabilidade do consultório.

Registo de doentes

Os especialistas em administração de gabinetes médicos são embaixadores das primeiras impressões, criando um ambiente acolhedor e centrado no paciente enquanto preparam os pacientes para a sua visita.

O check-in é um processo importante porque gera documentação de faturação, resolve problemas e até determina o tipo de cuidados recebidos. É também a altura em que obtém os formulários de consentimento assinados e prepara o processo do doente, verificando a sua identidade, actualizando as informações demográficas e confirmando os números das apólices de seguro. Se for devido um co-pagamento, irá recolhê-lo para o departamento de faturação.

Manutenção de registos

Os especialistas em administração de gabinetes médicos organizam registos em papel e electrónicos para que estejam seguros e acessíveis. Recuperam documentos para encaminhamento, arquivam a documentação preenchida e respondem a pedidos de registos. Este trabalho ajuda os médicos e outros prestadores de cuidados de saúde a obter uma melhor imagem da condição do paciente e a diagnosticar melhor quaisquer problemas médicos.

Encomenda de consumíveis

Os consumíveis são uma grande parte do orçamento de uma instituição de saúde. Os especialistas em administração de gabinetes médicos monitorizam o inventário e fazem encomendas conforme necessário, negociando com os fornecedores para obter os melhores preços e prazos de entrega rápidos. Imagine um médico a lidar com um problema de hemorragia sem ligaduras suficientes.

Faturação e codificação

Os especialistas em administração de gabinetes médicos ajudam o departamento de faturação com pedidos de indemnização de seguros, faturação, acompanhamento de pagamentos e cobranças. Sob a supervisão de um gestor ou administrador de consultório, pode também ajudar a compilar relatórios financeiros para que o consultório se mantenha solvente e possa pagar aos seus empregados.

Como é que se torna um especialista em administração de gabinetes médicos?

Os Especialistas em Administração de Consultórios Médicos necessitam de uma formação especializada que deve ser ministrada por especialistas experientes. A forma mais rápida de adquirir estas competências é através da obtenção de um diploma de uma escola profissional.

Pode arriscar e candidatar-se a empregos sem educação formal, mas os empregadores preferem candidatos com formação e competências comprovadas. E os programas de escolas vocacionais preparam-no para a certificação, uma vantagem no currículo de qualquer profissional.

O que aprende num programa de administração de consultórios médicos?

Os programas das escolas profissionais oferecem-lhe uma formação rápida, mas também abrangente. Aprenderá as competências práticas e interpessoais necessárias para ser bem sucedido na sua escolha de ambientes de escritório. O currículo abrange:

Serviço ao cliente

Nenhum sector tem padrões de serviço ao cliente mais elevados do que os cuidados de saúde. Como membro da equipa administrativa, o profissionalismo é uma obrigação. Desde o vestuário até ao comportamento, os programas das escolas profissionais ensinam-lhe como corresponder a estas expectativas.

Comunicação

Os administradores de escritório necessitam de excelentes capacidades de comunicação verbal, escrita e eletrónica. Aprenderá a utilizar telefones, scanners, pagers, aparelhos de fax, sistemas de correio eletrónico, software e equipamento de tele-saúde.

No entanto, um consultório médico não é um negócio vulgar. Numa indústria centrada no paciente, a forma como se relaciona com os pacientes é tão importante como o que diz. Desde identificar barreiras culturais a lidar com necessidades especiais, aprenderá a abordar e a comunicar com pessoas física e emocionalmente vulneráveis que precisam de orientação especializada.

Programação

A programação clínica envolve mais do que a simples marcação de consultas, o pessoal deve compreender os recursos envolvidos, incluindo pessoal, tempo, espaço e equipamento.

A maioria das instalações utiliza software de agendamento para facilitar o processo, normalmente integrado num conjunto de gestão de clínicas. Aprenderá a utilizar estes programas para controlar os horários dos empregados, identificar conflitos de horários e melhorar a eficiência.

Faturação e codificação

A codificação médica é um tipo de abreviatura alfanumérica utilizada para descrever sintomas, condições, testes, diagnósticos e tratamentos. A utilização de códigos nos formulários de seguro reduz o volume de dados necessários para os pedidos de indemnização.

As práticas de faturação são estritamente regulamentadas. Assim, embora o departamento de faturação trate da maior parte das questões financeiras, compreender as práticas de faturação e codificação é uma obrigação para todos os administradores. Durante um programa de escola profissional, obterá uma visão geral de como o processo funciona e porque é que o seu papel é crucial.

Direitos dos doentes

Os direitos dos doentes são direitos humanos relacionados com o tratamento médico. Os regulamentos abrangem questões como o acesso aos cuidados, a privacidade, o consentimento informado e o direito de recusar o tratamento. Muitos dos seus deveres são orientados por estas regras.

Os programas das escolas profissionais abrangem o que precisa de saber para proteger o doente e a sua entidade patronal. Também irá rever outros aspectos da legislação médica e as considerações éticas encontradas no sector da saúde.

Segurança no local de trabalho

As instalações médicas podem ser locais de trabalho perigosos se não tomar precauções. A OSHA, a Administração de Saúde e Segurança no Trabalho, cria regras para o manter seguro.

Num programa de administração de gabinetes médicos, aprenderá as noções básicas de segurança no trabalho em ambientes de cuidados de saúde, tais como a forma de evitar quedas e proteger os pacientes de doenças infecciosas ou perigos de radiação. Outros tópicos incluem manutenção de registos, relatórios de incidentes e requisitos de formação no local de trabalho.

Conformidade regulamentar

Os melhores estabelecimentos de saúde são acreditados pela JCAHO, a Joint Commission on Accreditation of Healthcare Organizations. Trata-se de um grupo sem fins lucrativos, que foi criado em 1951 para garantir que os hospitais cumprissem normas mínimas. Atualmente, a recém-nomeada "The Joint Commission" (TJC) avalia muitos outros tipos de instalações, incluindo clínicas privadas, lares de idosos, centros de reabilitação e agências de saúde ao domicílio.

A acreditação é vital para a reputação de um prestador de serviços. Assegura ao público que está a ser guiado pelos mais elevados padrões de cuidados. E como algumas seguradoras só pagam por serviços de prestadores aprovados pelo TJC, manter a acreditação é essencial para a receita. Os especialistas em administração de consultórios médicos precisam de compreender e implementar todas as normas TJC.

Para que certificações é que um Programa de Administração de Consultórios Médicos o prepara?

As certificações chamam a atenção de um empregador. Constituem um padrão nacional de conhecimentos. Demonstram as suas competências e dedicação à sua área. A National Healthcareer Association oferece duas opções para Especialistas em Administração de Escritórios Médicos.

Assistente Administrativo Médico Certificado (CMAA)

Os graduados de escolas vocacionais são elegíveis para se tornarem Assistentes Administrativos Médicos Certificados. Os programas de escolas técnicas como a nossa preparam-no para o exame que abrange:

Utilizar a tecnologia para realizar tarefas de escritório
Atender o telefone
Marcação de consultas
Acolhimento dos doentes
Atualização dos registos médicos electrónicos
Sistemas de arquivo
Regulamentos sobre a privacidade dos doentes

A certificação CMMA é perfeita para a pessoa que deseja um cargo de atendimento ao paciente no escritório.

Especialista certificado em registos de saúde electrónicos (CEHRS)

Outra opção para os licenciados que gostam de tecnologia da informação é tornar-se um Especialista Certificado em Registos de Saúde Electrónicos (CEHRS). Ou combine-o com um certificado CMAA e veja a sua carreira crescer.

A certificação CEHRS avalia a sua capacidade de gerir registos de saúde electrónicos (EHS). É uma competência muito procurada pelos estabelecimentos de saúde. Os tópicos do exame incluem:

Conformidade regulamentar
Privacidade do paciente
Exatidão das informações
Práticas de codificação e faturação de seguros
Pedidos de libertação de informação (ROI)
Segurança dos dados

Vantagens da formação numa escola profissional

A formação numa escola profissional tem vantagens que vão muito para além da formação. Irá:

Aprenda com instrutores experientes

As escolas profissionais contratam apenas instrutores experientes com anos de experiência no sector. Quem melhor para aprender com alguém que subiu com sucesso na carreira em posições semelhantes? O seu conhecimento em primeira mão ajuda a preencher a lacuna entre a sala de aula e o local de trabalho.

Adquira competências relevantes

As necessidades dos empregadores estão a mudar e, com elas, os programas de formação também devem mudar. As escolas vocacionais trabalham em estreita colaboração com as empresas locais para garantir que produzem licenciados preparados para o trabalho. As competências que aprende como Especialista em Administração de Consultórios Médicos serão sempre relevantes e procuradas.

Obtenha formação prática

A aprendizagem em livros é necessária em todos os domínios, mas a transição para o local de trabalho é um desafio sem experiência prática.

Os programas das escolas vocacionais tornam-no real para si, simulando o ambiente de escritório, para que tenha uma ideia de como é um dia de trabalho. O programa da Interactive College of Technology também inclui 135 horas de prática no mundo real durante os estágios externos. Trabalhará com o mesmo tipo de computadores e equipamento para que nada pareça estranho ou intimidante quando começar o seu primeiro emprego. Isto também lhe dá mais experiência do que outros estudantes à procura do seu primeiro emprego.

Prepare-se para as certificações

Obter uma certificação é a melhor forma de demonstrar a sua competência em qualquer área. Brilha no seu currículo e ajuda-o a evitar a armadilha da carreira sem saída.

As escolas profissionais preparam-no para a certificação desde o primeiro dia de aulas. Os instrutores ensinam para o teste, para que esteja pronto para fazer os exames assim que se formar. Também são encorajados grupos de estudo e tutoria entre pares.

Desfrute de serviços de carreira vitalícios

O que é uma educação sem um bom emprego? ICT é excelente na ligação dos licenciados com os empregadores locais que preferem recorrer a grupos de trabalhadores qualificados em vez de publicitarem vagas online. As melhores escolas profissionais oferecem benefícios de colocação profissional para toda a vida. É o seu trunfo em tempos difíceis.

Considerações finais

Os cuidados de saúde são um sector seguro e em crescimento que procura talentos clínicos e administrativos. Então, porque não aproveitar a oportunidade? Ponha as suas competências ao serviço da sua comunidade como especialista em administração de gabinetes médicos.

Quer saber mais?

Todos os estabelecimentos de saúde, desde hospitais e consultórios médicos, a centros de reabilitação, clínicas e qualquer outro tipo de prática médica, dependem de profissionais qualificados programa de Administração de Consultórios Médicos para funcionar. Dar-lhe-emos formação numa vasta gama de práticas e processos administrativos médicos. Além disso, obterá experiência do mundo real através de um estágio escolar de 135 horas num estabelecimento de saúde real. Também irá interagir com pessoas de todas as esferas da vida, tornando a sua rotina diária tudo menos aborrecida.

Então, vamos dar o primeiro passo juntos! Contacte-nos agora para saber mais.