A medicina é um campo vasto com muitas oportunidades de carreira. Se está interessado nos cuidados de saúde mas prefere gerir o pessoal em vez dos doentes, há empregos para si. Como administrador de um gabinete médico, contribuirá para os cuidados prestados aos doentes, mas de uma forma indireta e sem intervenção. Vejamos este papel essencial e quanto tempo passará a trabalhar diretamente com os doentes.
Os administradores de gabinetes médicos trabalham com os doentes cara a cara?
As carreiras na área da saúde envolvem vários graus de contacto com os doentes. Os enfermeiros, por exemplo, prestam cuidados pessoais e ajudam na higiene pessoal e nas actividades da vida diária, como tomar banho, vestir-se e usar a casa de banho. Os assistentes médicos têm um papel menos ativo, mas com algumas responsabilidades práticas, incluindo a realização de testes de diagnóstico e o posicionamento de doentes para tratamentos ou pequenos procedimentos cirúrgicos.
No entanto, também existem empregos médicos que requerem pouco ou nenhum contacto com os doentes, tais como técnico de informação de saúde, transcritor médico e técnico de laboratório. O administrador de consultório médico é uma função intermédia que implica trabalhar com doentes, mas apenas a nível administrativo.
O que faz um administrador de consultório médico?
Os administradores de gabinetes médicos apoiam os doentes, os colegas e os profissionais em contextos de gabinetes de saúde. As suas responsabilidades incluem várias funções administrativas, administrativas e de serviço ao cliente, cada uma com uma componente de cuidados ao doente. A extensão da sua interação pode variar significativamente, dependendo do seu empregador e da descrição do seu trabalho.
Em instalações de cuidados de saúde de maior dimensão, as funções especializadas podem exigir um maior ou menor envolvimento dos doentes. Num ambiente mais íntimo, pode assumir responsabilidades mais diversificadas, incluindo um maior envolvimento dos doentes.
Os exemplos incluem:
Programação
Os administradores de consultórios médicos gerem o calendário diário, marcando e reagendando consultas com base na disponibilidade e nas preferências do prestador. Uma programação eficiente permite a atribuição adequada de recursos, como salas de tratamento, equipamento médico e pessoal de apoio.
Os médicos podem maximizar a sua produtividade, minimizando os tempos de espera dos doentes e evitando estrangulamentos, salas de espera sobrelotadas e cuidados apressados. As consultas programadas proporcionam tempo dedicado aos prestadores de cuidados de saúde para interagirem com os pacientes e abordarem as suas preocupações, contribuindo para o desenvolvimento de uma forte relação terapêutica. Como administrador de um consultório médico, irá trabalhar com os pacientes para planear os tempos de visita ideais.
Receção de doentes
A administração de consultórios médicos é uma posição virada para o cliente. Nesta função, você será o primeiro ponto de contacto do paciente por telefone e pessoalmente. Responsável pelas primeiras impressões, irá gerir a receção dos pacientes, criando uma atmosfera segura e hospitaleira que ajuda os pacientes a sentirem-se confortáveis e bem tratados. Uma receção calorosa prepara o terreno para uma experiência positiva do paciente.
Procedimentos de check-in e check-out
Os procedimentos de check-in e check-out são a base da eficiência administrativa em ambientes de cuidados de saúde. O processo envolve várias etapas que garantem que os doentes são corretamente identificados e que as suas informações são verificadas para efeitos de documentação e faturação.
Os administradores de gabinetes médicos trabalham com os pacientes para confirmar ou atualizar dados demográficos, revendo os formulários de consentimento e fornecendo informações relevantes sobre a sua visita ou necessidades de acompanhamento.
Verificação de seguro
A verificação do seguro envolve a validação da cobertura de um paciente para garantir uma faturação exacta. Concluída antes das consultas agendadas, facilita o processamento de pedidos e esclarece a responsabilidade financeira do paciente.
Irá colaborar com os doentes e as seguradoras para determinar a cobertura, de modo a que os prestadores saibam o que as apólices irão ou não pagar. Isto ajuda a orientar as decisões de tratamento e potenciais recursos.
Cobrança e processamento de pagamentos
Normalmente, os doentes devem co-pagamentos pelos serviços médicos. Ao contrário do co-seguro, trata-se de um montante fixo devido independentemente da fatura final. Os administradores de consultórios médicos cobram os co-pagamentos e outros saldos antes ou depois das consultas, processando dinheiro, cheques e remessas de cartões de crédito. Lançará os pagamentos nas contas dos pacientes, fornecerá recibos e explicará as informações de faturação conforme necessário.
Faturação e codificação
A faturação médica começa no momento do check-in, com a criação de uma super fatura eletrónica, um formulário de check-off abrangente que descreve os serviços prestados durante uma consulta. Serve como fonte primária de dados de faturação para pacientes e prestadores de serviços, garantindo o reembolso exato do tempo e dos materiais necessários para os tratamentos.
Os administradores do consultório médico iniciam o processo no registo de saúde eletrónico do paciente. Poderá ser-lhe pedido que introduza códigos de faturação preliminares associados ao tipo de consulta planeada. Os especialistas em faturação enviarão então o formulário preenchido à seguradora ou pedir-lhe-ão que entregue uma cópia ao doente, caso o envio seja da sua responsabilidade. A exatidão é fundamental.
Comunicação
O telefone é a porta de entrada do doente para os cuidados de saúde. Os administradores de gabinetes médicos não respondem a questões clínicas, mas desempenham um papel vital no encaminhamento das questões para o pessoal adequado. Como elemento de ligação, facilitará a comunicação entre os pacientes e os prestadores de cuidados de saúde, assegurando uma atenção imediata. Também gere a entrada e saída de correio, e-mails e faxes, ao mesmo tempo que responde a questões sobre serviços, horário de expediente e protocolos de agendamento. Isto inclui trabalhar com pacientes, fornecedores e prestadores de cuidados de saúde.
A documentação é um aspeto igualmente importante da comunicação no domínio dos cuidados de saúde. As chamadas telefónicas, os e-mails e os faxes dos doentes, das seguradoras e dos prestadores associados devem ser documentados na ficha do doente. Um registo contínuo da comunicação promove a continuidade dos cuidados.
Manutenção de registos
Os administradores de gabinetes médicos criam, actualizam e mantêm registos médicos electrónicos e em papel. Será responsável por manter os ficheiros limpos e organizados. As suas funções podem incluir a preparação de fichas antes das visitas, o carregamento de documentos electrónicos e a digitalização de papelada para registos de saúde electrónicos. O objetivo é manter os dados actualizados e facilmente acessíveis.
A segurança dos dados é uma parte importante da sua função. Os regulamentos relativos à privacidade dos doentes são rigorosos, pelo que terá de garantir que os registos dos doentes estão devidamente armazenados e seguros. Ao tratar de pedidos de informações médicas, verificará a identidade do doente e obterá um formulário de autorização de informações. E quando os pacientes mudam de prestador de cuidados de saúde, irá coordenar com os pacientes e outras instalações de cuidados de saúde as transferências de registos.
Transcrição médica
A transcrição médica é o processo de conversão de informações médicas faladas em notas escritas. Os profissionais de saúde ditam frequentemente as suas observações para poupar tempo na introdução de dados. Os administradores de gabinetes médicos podem transcrever histórias de pacientes, resultados de exames, diagnósticos e planos de tratamento para os registos dos pacientes utilizando software de transcrição com terminologia médica e funcionalidades de apoio informativo.
Segurança e conformidade regulamentar
Os cuidados de saúde são amplamente regulamentados. Sendo um serviço público, existem regras para proteger os doentes, o público e os funcionários. Os administradores de gabinetes médicos ajudam a gerir questões de conformidade regulamentar, implementando e monitorizando a adesão a estratégias de conformidade.
A segurança, por exemplo, é fundamental em ambientes de cuidados de saúde. Como membro da equipa administrativa, terá de ser proactivo na prevenção de lesões. Por exemplo, se vir um chão molhado, alertará os serviços ambientais e colocará um sinal de "chão molhado", alertando os doentes para o risco. As pessoas ficam mais seguras quando todos trabalham em conjunto.
O cumprimento dos critérios de acreditação também é essencial. As instalações têm de cumprir normas específicas para serem certificadas ou para participarem em determinados programas de seguros. Promover a privacidade dos doentes, por exemplo, é uma forma de os administradores de gabinetes médicos contribuírem para um esforço de equipa.
Gestão de equipamento de escritório e encomenda de consumíveis
Os gabinetes de saúde funcionam com eletrónica e consumíveis, desde computadores a clipes de papel. Como administrador de um consultório médico, manterá o armário de materiais abastecido, trabalhando com os fornecedores para fazer encomendas e minimizando o desperdício. E quando o computador deixar de funcionar, providenciará a sua reparação imediata.
Colaboração profissional
Os administradores de gabinetes médicos colaboram regularmente com o pessoal clínico para garantir uma experiência perfeita para os pacientes. Isto inclui trabalhar com médicos, enfermeiros, assistentes médicos e outro pessoal clínico para coordenar a chegada dos pacientes e informá-los de emergências. Também trabalhará em estreita colaboração com o departamento de faturação para reunir as informações necessárias para preencher os pedidos de reembolso.
No entanto, para além da comunicação diária, os administradores de gabinetes médicos contribuem para a eficiência e o desenvolvimento das instalações para as quais trabalham, trazendo ideias para melhorar.
Como é que se torna um administrador de consultório médico?
Não precisa de ter uma licenciatura ou um diploma para se tornar administrador de um gabinete médico. No entanto, poucas pessoas têm a experiência e as competências necessárias para desempenhar a função sem esse diploma. Para posições de nível de entrada, um diploma de faculdade técnica é o padrão de ouro. Os empregadores vêem-no como prova de que tem as competências necessárias para ser bem sucedido.
Os programas abrangem tópicos desde a terminologia médica até aos registos de saúde electrónicos. Os alunos aprendem de forma prática numa atmosfera de apoio com as mesmas ferramentas e equipamentos utilizados nos consultórios de saúde.
No entanto, para além das competências práticas, existem as competências transversais que os estudantes aprendem nos programas das escolas técnicas. Definidas como qualidades orientadas para a personalidade que permitem a alguém trabalhar eficazmente com os outros, as competências transversais são cruciais para trabalhar com doentes física e emocionalmente vulneráveis.
Embora algumas pessoas nasçam com muitas competências transversais, estas não são características fixas. A maioria pode ser aprendida e cultivada através da educação e da experiência. Por exemplo, a participação em actividades na sala de aula e em projectos de grupo ajuda a desenvolver as suas capacidades de comunicação e de resolução de problemas. Irá formar-se como um profissional seguro de si, confiante nas suas capacidades práticas e pessoais.
Considerações finais
Os cuidados de saúde são um sector centrado na pessoa. Qualquer que seja a sua função, tudo o que faz é, em última análise, para o benefício do doente. Se as suas aptidões estão na logística ou na hotelaria, uma carreira em administração de consultórios médicos pode ser mais adequada do que enfermagem ou outras profissões de cuidados pessoais. Pode continuar a servir os doentes e a comunidade da melhor forma para si.
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