Dos milhões de profissionais de saúde nos Estados Unidos, apenas uma fração são prestadores de cuidados práticos. Por cada médico, enfermeiro e técnico de diagnóstico, há um profissional de saúde aliado a trabalhar nos bastidores. Os administradores de consultórios médicos estão entre os mais essenciais. Mantêm os consultórios a funcionar sem problemas, gerindo uma vasta gama de tarefas financeiras e de manutenção de registos nas instalações médicas. Se pretende seguir uma carreira na área da saúde, mas prefere um papel não clínico, nunca houve melhor altura para se juntar a eles.
Os administradores de gabinetes médicos são importantes?
As visitas de cuidados de saúde começam e terminam com uma componente administrativa. O pessoal do front-office colabora com a equipa do back-office para tratar das tarefas não clínicas, de modo a que os profissionais licenciados possam dedicar o seu tempo aos cuidados directos aos doentes. Os administradores de gabinetes médicos são a chave para a eficácia dos cuidados de saúde.
Porque é que os administradores de gabinetes médicos são importantes?
Os cuidados de saúde são uma ciência, uma arte e um negócio. Os administradores de consultórios médicos tratam da parte comercial, dirigindo o fluxo de trabalho desde o check-in até ao pagamento. Sem eles, os cuidados de saúde ficam paralisados. Os administradores de gabinetes médicos apoiam os doentes, os prestadores de cuidados de saúde e os seus pares:
Manter uma área de espera segura e confortável
O conforto dos doentes é a chave para a sua satisfação. No entanto, os inquéritos pós-hospitalização sugerem que os profissionais de saúde estão menos atentos à hospitalidade do que deveriam estar.
Os doentes confiam menos nos seus cuidados quando estes são frios e desapaixonados, pelo que é fundamental criar um ambiente amigável e acolhedor. Como administrador de um gabinete médico, a hospitalidade que oferece em nome da equipa clínica faz com que os hóspedes se sintam valorizados.
Atender chamadas telefónicas
Os administradores de gabinetes médicos atendem chamadas telefónicas, respondendo a perguntas ou encaminhando questões clínicas para os prestadores de serviços adequados. São as vozes simpáticas e conhecedoras que os doentes querem ouvir quando telefonam para as instituições de saúde.
Gerir o calendário
É mais fácil falar do que fazer a marcação de consultas num consultório com milhares de pacientes. O objetivo é manter o pessoal clínico ocupado, mas não sobrecarregado, ao mesmo tempo que presta cuidados de qualidade.
Terá de fazer malabarismos com um horário agitado e em constante mudança, gerindo cancelamentos e acomodando cuidados urgentes. Também marcará consultas para testes de diagnóstico e procedimentos cirúrgicos em instalações externas em nome do paciente.
Cumprimentar os pacientes
A forma como os pacientes são recebidos prepara o terreno para a sua visita. Um grande sorriso e um olá caloroso estabelecem uma ligação pessoal e ajudam a criar uma relação. Os doentes estão muitas vezes emocionalmente vulneráveis e confusos quanto às complexidades do sistema de saúde. Os administradores de consultórios médicos servem de guias, ajudando-os a navegar em experiências stressantes.
Atualização dos registos médicos
A revisão dos dados demográficos e de seguro dos pacientes faz parte do processo de registo em cada consulta. Os administradores dos consultórios médicos verificam, introduzem e protegem os dados, fornecendo aos prestadores de serviços as informações mais exactas para basear as decisões de tratamento e faturar os serviços prestados.
Faturação e codificação
Os administradores de consultórios médicos criam superfaturas, formulários detalhados que descrevem os cuidados que os pacientes recebem. Iniciado no check-in, os médicos registam os serviços à medida que são prestados. Ao trabalhar com o departamento de faturação, utilizará a informação para preencher formulários de pedidos de reembolso, controlar pagamentos e ajudar na faturação.
Manutenção de registos
Existem 2300 exabytes de dados médicos armazenados anualmente, de acordo com a Health IT Today. Cada byte deve ser cuidadosamente arquivado e devidamente protegido. Os administradores de consultórios médicos recolhem, corrigem, introduzem e armazenam dados para que possam ser acedidos e partilhados de forma eficiente. Será responsável tanto pelos ficheiros em papel como pelos registos de saúde electrónicos (EHR).
Como é que se torna um administrador de consultório médico?
Tornar-se um administrador de consultório médico é tão fácil como completar um programa de escola vocacional. Irá formar-se com as competências necessárias para uma posição de nível de entrada em qualquer ambiente de cuidados de saúde.
O programa da Interactive College of Technology oferece 135 horas de experiência real numa unidade de saúde, pelo que terá a oportunidade de praticar o que aprendeu enquanto se prepara para a certificação CMAA ou CEHRS. Embora não precise de ser certificado para trabalhar como administrador de um gabinete médico, é um passo em frente para um desenvolvimento profissional mais rápido.
Basta escolher o seu caminho. A certificação como Assistente Administrativo Médico Certificado (CMAA) é ideal para o "pau para toda a obra" que quer ser um generalista. Tornar-se um Especialista Certificado em Registos de Saúde Electrónicos (CEHRS) é perfeito para o licenciado orientado para os dados que quer trabalhar em informática de saúde ou num departamento de registos médicos.
Ou, para impressionar um empregador, procure ambos. Os instrutores das escolas profissionais preparam-no para os exames. A sua reputação é construída com base no seu sucesso, pelo que levam a sua educação a sério.
O que aprende durante um programa de administração de consultórios médicos?
Os programas de administração médica ensinam as práticas administrativas comuns utilizadas nas actuais instalações de cuidados de saúde. Orientado para principiantes, o currículo abrange o seguinte:
Marcação de consultas
Os programas de administração de gabinetes médicos ensinam aos estudantes os princípios de um planeamento eficaz e como utilizar software de planeamento computorizado. Aprenderá a marcar consultas nas suas instalações e a agendar encaminhamentos, procedimentos cirúrgicos, admissões hospitalares e testes de diagnóstico com fornecedores externos.
Outros tópicos incluem as questões éticas inerentes à marcação de consultas, tais como quem merece cuidados prioritários e como lidar com emergências na sala de espera. Aprenderá a monitorizar as pessoas para detetar sinais de sofrimento, o que constitui uma emergência e quando procurar cuidados médicos imediatos. Nunca se sabe quando alguém na sala de espera tem uma condição médica que ameaça a vida.
Cumprimentar os pacientes
Os ambientes médicos são diferentes das empresas normais. As primeiras impressões são mais importantes devido à natureza de vida ou morte dos cuidados de saúde. Os programas de formação ensinam-no a abordar os doentes com sucesso através de técnicas de comunicação comprovadas. Aprenderá a gerir o fluxo de trabalho, tratando os encontros de forma eficiente. O horário e o sucesso da clínica dependem da forma como movimenta os doentes na fila de espera.
Faturação e codificação médica
A maior parte das despesas médicas a nível nacional são cobertas pelas seguradoras. O processo não é complicado, mas é meticuloso. As companhias querem grandes quantidades de dados para tomar decisões sobre a cobertura. A codificação simplifica o processo, atribuindo códigos alfanuméricos a sintomas, diagnósticos, equipamento médico e procedimentos cirúrgicos.
Irá aprender sobre estes três sistemas de codificação:
A CID-10 - Classificação Estatística Internacional de Doenças, 10ª edição, é o sistema de codificação mais antigo do mundo. Desenvolvido na Grã-Bretanha do século XVIII, tem sido utilizado desde 1977 para classificar sintomas, doenças e lesões. Os códigos alfanuméricos são utilizados para faturação e vigilância da saúde pública. Os médicos introduzem os códigos da CID na faturação que os administradores dos consultórios médicos criam.
CPT - Common Procedural Terminology Code, é um sistema de números de cinco dígitos atribuído a procedimentos cirúrgicos e de diagnóstico. Criado pela Associação Médica Americana, é utilizado para faturação e avaliação dos resultados dos tratamentos.
HCPCS - o Sistema de Codificação de Procedimentos Comuns de Saúde, foi concebido exclusivamente para os Centros de Medicare e Medicaid (CMS). O nível I corresponde aos códigos CPT. O nível II abrange 17 categorias de equipamento médico e serviços auxiliares, tais como anestesia, transporte em ambulância ou terapia de infusão.
HIPAA, OSHA e JCAHO
Os cuidados de saúde são regulamentados para proteger o público. Os administradores de consultórios médicos devem estar familiarizados com a legislação e as agências que regem o sector: HIPAA, OSHA e JCAHO.
HIPAA significa Health Insurance Portability and Accountability Act (Lei de Portabilidade e Responsabilidade dos Seguros de Saúde). Uma lei federal desde 1996, a HIPPA rege a forma como as informações médicas privadas são partilhadas, armazenadas e protegidas. A conformidade é uma questão séria para as instalações de cuidados de saúde. As violações estão sujeitas a coimas pesadas. As regras da HIPAA são uma das razões pelas quais poucos empregadores oferecem formação no local de trabalho para o pessoal administrativo. É mais seguro contratar licenciados de escolas profissionais com competências comprovadas.
A OSHA, Occupational Health and Safety Administration, supervisiona a segurança no local de trabalho. Têm uma presença significativa nas instalações de cuidados de saúde devido aos riscos profissionais acima da média. Os administradores de gabinetes médicos não desempenham funções clínicas, mas ainda assim podem estar expostos a riscos eléctricos, biológicos e radiológicos.
JCAHO, a Joint Commission on Accreditation of Healthcare Organizations (Comissão Conjunta de Acreditação de Organizações de Cuidados de Saúde). Fundada em 1910, desenvolve e aplica normas de qualidade em todas as instalações de cuidados de saúde acreditadas.
Quer trabalhe num hospital, numa clínica, num centro de reabilitação ou num consultório privado, muito do que fará como administrador de um consultório médico reflecte o trabalho da JCAHO. Quando envia equipamento médico para calibração, por exemplo, está a ajudar a JCAHO a tornar os cuidados de saúde mais seguros.
Clientes Relações com os clientes
Os administradores de consultórios médicos são especialistas na linha da frente do apoio ao cliente. Interagem com doentes de todas as origens culturais e socioeconómicas. Os funcionários dos cuidados de saúde são convidados a pôr de lado os seus pontos de vista pessoais em favor de uma abordagem centrada no doente. Nem sempre é fácil, mas um programa de escola vocacional dar-lhe-á as ferramentas necessárias para trabalhar com os pacientes com confiança.
Os tópicos incluem como lidar com pacientes zangados ou emotivos, pessoalmente ou ao telefone. Aprenderá sobre a resolução de conflitos e como neutralizar confrontos através de técnicas de desescalada.
Também aprenderá sobre hospitalidade e como a criação de uma área de espera acolhedora e confortável contribui para a satisfação do paciente. Se não pode tornar o processo mais rápido, torná-lo mais agradável ajuda os pacientes a sentirem-se relaxados.
Considerações finais
Os administradores de gabinetes médicos não têm empregos glamorosos, mas têm carreiras necessárias e gratificantes. À medida que o sector da saúde cresce, as suas oportunidades também crescem. Saiba mais sobre a Interactive College of Technology e como podemos ajudá-lo a tornar-se um administrador de consultório médico hoje mesmo.
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Todos os estabelecimentos de saúde, desde hospitais e consultórios médicos, a centros de reabilitação, clínicas e qualquer outro tipo de prática médica, dependem de profissionais qualificados programa de Administração de Consultórios Médicos para funcionar. Dar-lhe-emos formação numa vasta gama de práticas e processos administrativos médicos. Além disso, obterá experiência do mundo real através de um estágio escolar de 135 horas num estabelecimento de saúde real. Também irá interagir com pessoas de todas as esferas da vida, tornando a sua rotina diária tudo menos aborrecida.
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