Basicamente, a função da contabilidade é manter um registo exato do dinheiro que entra e sai de uma empresa. No entanto, há muito mais num trabalho de contabilidade do que apenas ver o dinheiro a entrar e a sair. Se está a pensar candidatar-se a um lugar de contabilista ou de guarda-livros, há certas coisas que deve saber.
O que é que este trabalho implica? Qual é a função básica da contabilidade? Existem diferentes tipos de contabilidade? Onde me posso dirigir para obter aconselhamento e qualificações?
Como contabilista ou guarda-livros, deverá recolher e comunicar informações financeiras sobre os fluxos de caixa, o desempenho e a situação financeira global de uma empresa. As informações que fornece são essenciais para ajudar a tomar decisões sobre a melhor forma de gerir a empresa. Toda esta informação é recolhida a partir de operações comerciais normais, tais como facturas a clientes, facturas de vendedores e fornecedores e outras transacções internas denominadas entradas no diário. Estas transacções são depois registadas no sistema de contabilidade da empresa.
Qual é a função básica da contabilidade?
Um serviço de contabilidade é responsável por várias funções de base:
Contas a receber (A/R)- Este é o termo utilizado para registar os pagamentos efectuados pelos clientes por bens ou serviços. Também cria e acompanha as facturas dos clientes e assegura que os pagamentos são efectuados quando devidos.
Contas a pagar (C/P)- Tal como com C/R, C/P significa manter um registo de todos os bens e serviços comprados pela empresa e garantir que o pagamento é feito a tempo. Isto é particularmente importante se os fornecedores ou vendedores oferecerem descontos para pagamentos antecipados.
Gestão de inventário -Esta posição regista todos os bens comprados e armazenados para revenda, assegurando que existe um sistema para maximizar os lucros. Por exemplo, um sistema de gestão de inventário também conhecido como FIFO; First In First Out. Isto garante que o inventário não fica numa prateleira e é esquecido porque chegou um novo produto.
Cálculo das folhas de pagamento - Calcularcorretamente as horas, os salários, os bónus, as regalias e as comissões dos empregados, bem como controlar as folgas pagas e não pagas, é uma função extremamente importante em qualquer empresa. Também é responsável pelo pagamento dos impostos sobre os salários ao governo. Estes impostos incluem o FICA (impostos da segurança social e do Medicare), desemprego, indemnização dos trabalhadores e imposto federal e estatal retido na fonte.
Orçamentação - Odepartamento de orçamentação estabelece um orçamento anual de receitas e despesas e controla as despesas para garantir que estas se mantêm dentro do orçamento da empresa. Ao criar um orçamento, deve utilizar tanto a contabilidade de caixa como a contabilidade de exercício. A contabilidade de exercício é aquela em que as receitas ou despesas são registadas quando a transação ocorre e não quando se efectuam ou recebem pagamentos. Um orçamento baseado apenas na contabilidade de exercício não dará uma imagem exacta do fluxo de caixa. Do mesmo modo, um orçamento baseado na contabilidade de caixa pode não apresentar informações exactas sobre o desempenho da empresa. A combinação dos dois métodos dá-lhe o melhor dos dois mundos, conduzindo a um orçamento mais preciso.
Demonstrações financeiras - Umadas funções vitais de um departamento de contabilidade é produzir e entregar demonstrações financeiras precisas para ajudar nas previsões mensais e nos relatórios de fim de ano. Por conseguinte, todas as informações e transacções financeiras da empresa são registadas ao longo do ano para que possam ser elaborados relatórios e demonstrações financeiras exactos.
Relatórios de gestão - Dependendoda estrutura da empresa, os relatórios de gestão podem ser produzidos numa base mensal, trimestral ou anual. Estes relatórios podem ser tão simples como uma declaração mensal de previsão de fluxo de caixa ou tão complexos como uma declaração de lucros e perdas completa e detalhada, mostrando os valores mensais, os valores orçamentados e qualquer variação entre o orçamento e o real. Relatórios como este são geralmente produzidos utilizando uma folha de cálculo, tirando partido das muitas funções financeiras incorporadas na folha de cálculo.
Conformidade legal - Odepartamento de contabilidade de qualquer empresa deve ser capaz de mostrar que a empresa segue as complicadas regras, processos e políticas que regulam as empresas numa área específica. Não é suficiente conhecer e compreender as regras que se aplicam à empresa, deve mostrar que a empresa está sempre em conformidade. Este processo inclui, mas não se limita a, manter cópias de todos os cheques, facturas, contas e registos de salários, e torná-los acessíveis para mostrar que as pessoas correctas têm a responsabilidade de manter a empresa em conformidade.
Controlo financeiro - Estaé uma função igualmente importante do departamento de contabilidade. Todas as empresas precisam de uma forma de controlar e gerir as suas finanças. Normalmente, isto é feito através de três demonstrações financeiras principais: uma demonstração de fluxos de caixa, uma demonstração de resultados (também conhecida como demonstração de lucros e perdas ou P&L) e um balanço. Ao estudar a informação contida nestes três relatórios, o proprietário de uma empresa pode verificar o desempenho da empresa e identificar onde podem ocorrer alterações.
Manutenção de registos - Umelemento-chave para o bom funcionamento de qualquer empresa é a boa manutenção de registos. Poder deitar as mãos a uma fatura que está em disputa, juntamente com uma cópia do cheque cancelado, prova que a dívida foi paga. Não só a boa manutenção de registos é uma vantagem para a empresa, como também, de acordo com o IRS, existem regras básicas quanto ao tempo que determinados documentos devem ser mantidos e acessíveis para efeitos fiscais. Por exemplo, a documentação de contas a pagar e a receber deve ser conservada durante sete anos. Os extractos bancários, cheques cancelados e quaisquer registos de pagamentos electrónicos também têm um prazo de sete anos, mas as reconciliações bancárias só precisam de ser guardadas durante dois anos. Na realidade, uma reconciliação bancária é normalmente guardada juntamente com o extrato bancário, pelo que se manterão durante os mesmos sete anos.
Quais são os diferentes tipos de contabilidade?
Se está a pensar trabalhar na área da contabilidade, deve saber quais são os diferentes tipos de contabilidade disponíveis. Eis os tipos mais comuns de empregos na área da contabilidade que pode considerar:
- Contabilidade financeira
- Contabilidade de gestão
- Contabilidade analítica
- Contabilidade fiscal
Contabilidade financeira
Qualquer pessoa que trabalhe em contabilidade financeira é responsável pelo acompanhamento, registo e comunicação de todas as transacções financeiras, produzindo demonstrações financeiras normalizadas. Isto é feito através do cumprimento das regras GAAP (Generally Accepted Accounting Principles).
A contabilidade financeira dá uma visão precisa do desempenho da empresa durante um período específico e não prevê o desempenho futuro como a contabilidade de gestão. Existem dois tipos de contabilidade financeira, a de caixa e a de exercício, e ambas utilizam a contabilidade de dupla entrada para registar as transacções. A maior parte das pequenas empresas utiliza a contabilidade de caixa, mas as empresas de maior dimensão, incluindo as empresas cotadas na bolsa, têm de utilizar o método de contabilidade de exercício.
Contabilidade de gestão
As informações produzidas pela contabilidade de gestão são utilizadas exclusivamente pelos dirigentes da empresa, ao contrário dos relatórios de contabilidade financeira que são fornecidos aos accionistas e investidores. A contabilidade de gestão combina dados históricos com resultados antecipados para dar aos gestores as ferramentas necessárias para prever os resultados com base no desempenho até à data.
Contabilidade de custos
A contabilidade analítica é um ramo da contabilidade que se ocupa exclusivamente dos custos da atividade empresarial. Esta forma de contabilidade é geralmente utilizada na indústria transformadora, embora uma empresa de serviços também possa beneficiar desta forma de contabilidade.
A contabilidade analítica analisa os custos incorridos pela empresa, tanto fixos como variáveis. São exemplos as matérias-primas, os custos de mão de obra, os custos de produção, as despesas gerais e a manutenção, dando à gestão informações importantes como o "ponto de equilíbrio"
Auditoria Contabilidade
Certos negócios e empresas necessitam de uma auditoria todos os anos para estarem em conformidade, especialmente se lidarem com sectores do Governo como o HUD ou o USDA. Um auditor examinará todos os registos financeiros mantidos pelo departamento de contabilidade para garantir que são apresentados com exatidão.
Ao contrário dos contabilistas ou dos técnicos de contas, um auditor não está associado ou envolvido na empresa objeto de auditoria. As duas formas mais comuns de auditoria são:
Uma auditoria de conformidade examina os procedimentos e políticas em vigor na empresa ou negócio para garantir que está atualmente em conformidade com as normas regulamentares ou internas. Os resultados de tal auditoria podem ser comunicados a entidades externas, se aplicável.
Uma auditoria financeira analisa apenas a exatidão das demonstrações financeiras da empresa. Quando concluída, os resultados são geralmente comunicados apenas aos directores ou proprietários da empresa e não a ninguém fora da empresa.
Contabilidade fiscal
A contabilidade fiscal é controlada pelo Internal Revenue Code (IRC) e, como tal, garante que as empresas, os contribuintes individuais e as organizações sem fins lucrativos seguem as regras fiscais actuais. Um contabilista fiscal trabalhará para estes clientes, assegurando que as suas declarações fiscais são exactas.
Um contabilista fiscal deve estar familiarizado com as leis fiscais em constante mudança para que possa calcular qualquer imposto sobre o rendimento devido, reduzir quaisquer obrigações fiscais e preencher e apresentar declarações fiscais com exatidão e atempadamente.
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