O que faz um funcionário de reconciliação?

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Se está interessado em trabalhar num ambiente de contabilidade, há muitas opções de carreira à sua escolha. Algumas das opções mais evidentes incluem ser guarda-livros ou contabilista. No entanto, talvez não saiba que muitas empresas estão a contratar pessoas para funções de apoio, como introdução de dados no computador e auxiliar de reconciliação.

O que faz um funcionário de reconciliação?

Se alguma vez parou para reconciliar a sua conta bancária, fez o que um funcionário de reconciliação faz, mas numa escala mais pequena.

Ao nível mais básico, um técnico de reconciliação é responsável por reconciliar o saldo das contas da empresa com um documento de origem, utilizando as transacções/dados detalhados incluídos na conta. O objetivo da reconciliação é identificar os erros que causaram o erro no saldo da conta ou provar que o saldo da conta está correto.

Esta quase-definição pergunta: "Que tipos de contas requerem reconciliação?"

Embora as contas variem consoante o sector de atividade, as contas mais comuns que requerem reconciliação incluem:

Contas bancárias e de caixa pequena
Contas do razão geral (contas a pagar, contas a receber, activos fixos, etc.)
Contas do livro auxiliar (apoio às contas do Razão)
Contas de clientes

Vale a pena notar que um escriturário de reconciliação é um excelente emprego de "porta de entrada" se estiver interessado em progredir para níveis mais elevados de contabilidade.

Que tipo de tarefas desempenha um funcionário de reconciliação?

Grande parte do trabalho que um funcionário de reconciliação faz é trabalho de pormenor. Tem de analisar pequenos pormenores para identificar erros ou provar a sua exatidão. Um funcionário de reconciliação efectua as seguintes tarefas

Executar relatórios do razão e do sub-livro e relatórios de contas de clientes
Compare os saldos das contas com um documento de origem para identificar potenciais erros
Efetuar comparações entre o orçamento e o saldo em tempo real para identificar desvios materiais
Pesquisar contas com desvios de material
Pesquise a exatidão das transacções detalhadas por conta
Preparar relatórios de transacções erradas
Prepare e introduza lançamentos diários de ajustamento para corrigir os saldos das contas

Onde trabalha um funcionário de reconciliação?

Existem muitas oportunidades para os escriturários de reconciliação. Alguns dos locais de trabalho mais comuns incluem:

Pequenas empresas

Embora os postos de escriturário de reconciliação estejam disponíveis a nível das pequenas empresas, não são considerados normais. Porquê? As pequenas empresas têm uma equipa mais pequena e têm de confiar nos funcionários para realizar várias tarefas. É por isso que os contabilistas, os funcionários de entrada, os funcionários de saída e os representantes do serviço de apoio ao cliente têm normalmente de efetuar as suas reconciliações. Dito isto, as pequenas empresas ocupadas contratam um único funcionário de reconciliação para apoiar o resto da equipa de contabilidade.

Grandes empresas/sociedades

É muito mais comum que as grandes empresas e corporações separem a carga de trabalho em mais posições. Muitas posições de escriturário de reconciliação podem ser encontradas em grandes empresas e grandes corporações em apoio ao pessoal de contabilidade.

Instituições financeiras e bancos

Toda a gente é sensível ao seu dinheiro. É por isso que as instituições financeiras (empresas de corretagem, empresas de investimento) e os bancos recebem muitos pedidos de informação sobre as contas dos clientes. É comum que essas questões sejam tratadas por um funcionário de reconciliação para pesquisa e resolução.

Empresas de contabilidade/CPA

As empresas de contabilidade/CPA actuam como departamentos de contabilidade para pequenas empresas. Particularmente durante a "época de auditoria", há necessidade de pessoal de apoio, como um funcionário de reconciliação.

Quais são as competências necessárias para um funcionário de reconciliação?

Ao pensar em iniciar uma carreira como funcionário de reconciliação, pode perguntar-se quais as competências necessárias para ser bem sucedido. Aqui estão algumas das competências que deve possuir:

Capacidade de comunicação verbal e escrita
Conhecimentos básicos de matemática
Competências analíticas
Serviço ao cliente
Capacidade de trabalhar bem com pessoas difíceis
Trabalhador independente
Formação e experiência em contabilidade

Como é que alguém se pode preparar para se tornar um Escrivão de Reconciliação?

A maioria das empresas considera que os candidatos devem ter um diploma profissional centrado nos processos e procedimentos contabilísticos. Pode cumprir esse requisito ao concluir um Programa de Contabilidade e Aplicações Empresariais acreditado no Interactive College of Technology.

Aqui estão algumas das funções de contabilidade que aprenderá durante um programa de Contabilidade e Aplicações Empresariais:

Contas a pagar - recolha de facturas para pagamento, atribuição de números de conta do razão geral, introdução de vales de contas a pagar, criação de ficheiros de pagamento, corte de cheques, reconciliação de relatórios de contas a pagar e tratamento de inquéritos a fornecedores/credores.

Contas a receber - cobrança de pagamentos, atribuição de números de contas do razão geral, introdução de talões de contas a receber, elaboração de talões de depósito, reconciliação de relatórios de contas a receber e tratamento de cobranças de contas e inquéritos a clientes.

Razão - análise de contas, preparação de lançamentos contabilísticos, reconciliação entre contas do razão e do sub-livro, preparação de análises de variações.

Folha de pagamento - introdução de dados pessoais/benefícios/salários dos empregados, recolha de cartões de ponto e ajustamentos salariais, introdução de informações sobre remunerações, processamento da folha de pagamento e preparação de relatórios de impostos sobre a folha de pagamento.

Automatização do escritório - aprender a utilizar várias máquinas de contabilidade (computadores) e produtos de software de contabilidade populares.

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