Каждый работодатель нуждается в назначенном администраторе для управления начислением заработной платы. Независимо от того, выплачивает ли зарплату администратор внутри организации, или для ее начисления используется аутсорсинговая компания, каждой компании, большой и маленькой, необходимо управлять начислением зарплаты. Именно поэтому администраторы по расчету заработной платы пользуются большим спросом.
Что такое платежная ведомость?
Расчет заработной платы - это процесс регулярной выплаты сотрудникам их еженедельной зарплаты. Он включает в себя список оплачиваемых сотрудников и общую сумму оплаты каждого из них. Система начисления заработной платы помогает администратору выплачивать сотрудникам нужную сумму денег в нужную дату.
Что такое процесс начисления заработной платы?
Процесс начисления заработной платы включает в себя подсчет общего заработка за вычетом удержаний и налогов на заработную плату. Расчет заработной платы производится в соответствии с количеством отработанных часов, выплаченной заработной платой, классификацией работников и льготами, вычитаемыми из заработной платы.
Чем занимается администратор по начислению заработной платы?
Администратор по начислению заработной платы следит за тем, чтобы процесс начисления заработной платы в организации проходил гладко. Для этого он должен точно фиксировать отработанные часы, правильно и в срок выплачивать сотрудникам зарплату и соблюдать налоговое законодательство.
Ведите надлежащий учет
Администратору по начислению заработной платы необходимо вести точный учет. Это касается и случаев найма нового сотрудника, и случаев повышения его в должности. Администратор по начислению заработной платы попросит сотрудника заполнить надлежащие документы, включая форму W-4 (W-9 для подрядчиков), которая содержит личные данные сотрудника и информацию об удержании налогов. Сотрудники, работающие полный рабочий день, получат W-2 в конце года с отчетом о деятельности по начислению заработной платы, в то время как контрактники получат форму 1099.
Администратор по начислению заработной платы также должен вести точный учет взносов и компенсаций по льготам. Часть зарплаты сотрудников может идти на медицинское страхование, планы 401K или страхование жизни. Администратор по расчету заработной платы также должен управлять накопительными медицинскими счетами и возмещениями, связанными со страхованием.
Надлежащие записи должны включать следующее:
- Юридическое имя сотрудника
- Номер социального страхования
- Адрес и почтовый индекс
- Дата рождения
- Профессия
- Часы работы в неделю
- Почасовая или месячная ставка
- Комиссия
- Оплата сверхурочной работы
- Вычеты из заработной платы
- Общая оплата брутто и нетто
- Даты выплат и периоды выплат
Управление удержаниями из заработной платы сотрудников
Работники заявляют об удержаниях с учетом иждивенцев и других налоговых факторов. В течение года сотрудник может изменить размер удержаний. Это может скорректировать сумму предварительно удержанного налога, вычитаемую из его зарплаты. Администратор платежной ведомости должен информировать сотрудников о том, как их удержания повлияют на их зарплату.
Проинформируйте сотрудников о зарплате и льготах
Администраторы по начислению заработной платы предоставляют информацию и отвечают на вопросы сотрудников о начислении заработной платы. Сотрудник может поинтересоваться, есть ли какие-либо ежегодные изменения в медицинских льготах, сколько дней PTO он уже отгулял или собирается в отпуск. Администратор по начислению заработной платы должен объяснить сотрудникам их зарплату и льготы во время встречи при приеме на работу. Он также может обсудить с сотрудниками изменения в льготах или повышение зарплаты в связи с продвижением по службе.
Отслеживание времени
Администратор по начислению заработной платы должен точно отслеживать время, чтобы выплатить работнику соответствующую зарплату. Это может включать как цифровые, так и физические часы учета рабочего времени. Подрядчики могут предоставлять свои часы вместе со счетом-фактурой в конце оплачиваемого периода.
Расчеты брутто-зарплаты
Программное обеспечение для начисления заработной платы помогает администратору точно рассчитать заработную плату до вычета налогов. Сюда входят оклад, отработанные часы и комиссионные. Они должны точно рассчитывать как почасовых, так и наемных работников.
Правильное вычитание налогов
Администратор по начислению заработной платы должен обрабатывать налоги и вычеты из заработной платы. Бухгалтерское программное обеспечение, такое как QuickBooks, - отличный способ автоматизировать этот процесс. Ниже перечислены некоторые налоги, которые вычитаются из зарплаты сотрудников:
- Подоходный налог - вычитается и выплачивается федеральному правительству или правительству штата.
- FICA - Federal Insurance Contributions Act - это налог на будущие пособия Social Security и Medicare.
Работа с HR и IT
Администратор по начислению заработной платы относится к отделу кадров (HR). Он будет работать с отделом кадров, чтобы координировать начисление зарплаты и распределение льгот. Администратор по расчету заработной платы также будет работать с отделом информационных технологий (IT), чтобы управлять и обновлять программное обеспечение для расчета заработной платы, которое поддерживает их задачи. Малые предприятия используют такое программное обеспечение, как QuickBooks, в то время как более крупные организации могут использовать собственное программное обеспечение для расчета заработной платы.
Информирование сотрудников о процессе оплаты
Многие организации предлагают сотрудникам либо бумажные чеки, либо прямое депонирование. Администратор по начислению заработной платы может получить банковскую информацию для внедрения прямого депонирования, чтобы сотрудники получали зарплату непосредственно на свой банковский счет. Кроме того, процедура выплаты может измениться, если организация перейдет на новое программное обеспечение для расчета заработной платы. Некоторые работодатели до сих пор используют карточки учета рабочего времени, и администратор по начислению заработной платы должен обучить сотрудников правильным процедурам ввода и вывода часов.
Каковы некоторые распространенные термины по начислению заработной платы?
Существует множество терминов, которые должен понимать администратор по начислению заработной платы. К таким терминам относятся:
Валовая заработная плата - общая сумма вознаграждения работника до вычетов.
Чистая зарплата - сумма, которую сотрудник получает домой после вычетов.
Налоги с заработной платы - сумма, которую федеральные и государственные органы вычитают из общей заработной платы работника.
Платежная ведомость - детализированный список брутто-зарплаты, вычетов и чистой зарплаты.
Вычеты до уплаты налогов - вычеты, которые берутся из брутто-зарплаты до уплаты налогов.
Вычеты после уплаты налогов - вычеты, которые берутся из зарплаты работника после вычета налогов.
Почему начисление заработной платы важно?
Начисление заработной платы - неотъемлемая часть ведения бизнеса. Федеральное правительство регулирует ее, и работодатели, допускающие ошибки при начислении зарплаты, могут быть оштрафованы.
Самые большие расходы
Для большинства компаний начисление заработной платы может быть самым значительным расходом. Правильное заполнение платежных ведомостей гарантирует, что сотрудники получают нужную сумму и вовремя, а также то, что бизнес платит необходимые налоги, предусмотренные законом.
Правила начисления заработной платы
Компании должны соблюдать правила и законы, касающиеся начисления заработной платы. Администратор по начислению заработной платы должен быть знаком с этими правилами, чтобы избежать штрафов со стороны налоговой службы или других федеральных и государственных органов.
Что такое правила начисления заработной платы?
Обработка платежных ведомостей регулируется Служба внутренних доходов (IRS) и Министерство труда (DOL0. Некоторые из законов, которые должен соблюдать администратор расчета заработной платы, включают:
Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA)
FLSA уделяет особое внимание тому, чтобы не освобожденные от работы сотрудники получали минимальную заработную плату и оплачивали сверхурочные. Ведение учета рабочего времени и посещаемости для выплаты сверхурочной заработной платы является частью закона. Записи для неосвобожденных работников должны быть скрупулезными и включать в себя часы, отработанные каждый день и неделю, сверхурочные, дату выплаты и общую сумму выплаченной заработной платы.
Федеральный закон о страховых взносах (FICA)
FICA требует, чтобы администраторы платежных ведомостей вычитали пособия Medicare и Social Security из валового заработка работников. Работодатель также отвечает за согласование этих вычетов.
Федеральный закон о налоге на безработицу (FUTA)
Этот закон обязывает работодателей делать отчисления в федеральную и государственную программы по безработице для выплаты компенсаций сотрудникам, потерявшим работу. Однако это не вычет с работника, а процент, который работодатель должен выплачивать, с учетом исключений.
Хотите узнать больше?
Интерактивный Технологический Колледж предлагает одну из единственных программ со степенью младшего научного сотрудника в области управления человеческими ресурсами в США. Пусть Interactive College of Technology станет вашей ступенькой на пути к карьере в области управления персоналом.
Итак, давай сделаем первый шаг вместе! Свяжитесь с нами прямо сейчас, чтобы узнать больше.
