Що робить адміністратор заробітної плати

Кожному роботодавцю потрібен адміністратор з розрахунку заробітної плати для управління заробітною платою. Незалежно від того, чи виплачує заробітну плату адміністратор заробітної плати всередині організації, чи залучає для цього аутсорсингову компанію, кожна компанія, велика чи мала, має потребу в адмініструванні заробітної плати. Ось чому існує великий попит на адміністраторів з розрахунку заробітної плати.

Що таке заробітна плата?

Нарахування заробітної плати - це процес регулярної виплати працівникам їхньої щотижневої заробітної плати. Він включає в себе список працівників, які отримують зарплату, і загальну суму виплат для кожного працівника. Система розрахунку заробітної плати допомагає адміністратору заробітної плати виплачувати працівникам потрібну суму грошей у потрібну дату.

Що таке процес нарахування заробітної плати?

Процес нарахування заробітної плати передбачає розрахунок загального заробітку за вирахуванням утримань та податків на заробітну плату. Нарахування заробітної плати здійснюється відповідно до відпрацьованих годин, виплаченої заробітної плати, класифікації працівників та пільг, вирахуваних із заробітної плати.

Що робить адміністратор заробітної плати?

Адміністратор заробітної плати стежить за тим, щоб процес нарахування заробітної плати в організації проходив безперебійно. Для цього він повинен точно реєструвати відпрацьовані години, правильно і вчасно виплачувати працівникам заробітну плату та дотримуватися податкового законодавства.

Ведіть належні записи

Адміністратор заробітної плати повинен вести точний облік. Це включає в себе записи про прийняття на роботу нового працівника та про його підвищення. Адміністратор заробітної плати попросить працівника заповнити відповідні документи, включаючи форму W-4 (W-9 для підрядників), яка включає особисту інформацію працівника та інформацію про податкові утримання. Штатні працівники отримають форму W-2 наприкінці року, в якій буде відображено діяльність з виплати заробітної плати, тоді як працівники за контрактом отримають форму 1099.

Адміністратор заробітної плати також повинен вести точний облік внесків та відшкодувань. Частина заробітної плати працівників може йти на медичне страхування, 401K-плани або страхування життя. Адміністратор заробітної плати повинен також керувати медичними ощадними рахунками та відшкодуваннями, пов'язаними зі страхуванням. 

Належні записи включатимуть наступне:

• Юридична назва працівника
• Номер соціального страхування
• Адреса та індекс
• Дата народження
• Рід занять
• Робочі години на тиждень
• Погодинна або місячна оплата
• Комісія
• Оплата понаднормових
• Відрахування із заробітної плати
• Загальна заробітна плата брутто та нетто
• Дати виплат та періоди виплат

Керуйте утриманнями співробітників

Працівники декларують утримання на основі кількості утриманців та інших податкових факторів. Протягом року працівник може змінювати свої утримання. Це може скоригувати попередньо сплачену суму податку, вирахувану з його зарплати. Адміністратор заробітної плати зобов'язаний проінформувати працівників про те, як їхні утримання вплинуть на розмір їхньої заробітної плати.

Проінформуйте персонал про заробітну плату та пільги

Розпорядники заробітної плати надають інформацію та відповідають на запитання працівників щодо нарахування заробітної плати. Працівника може цікавити, чи є якісь щорічні зміни в медичних пільгах, скільки днів відпустки він використав, чи розглядає він питання про відпустку. Роз'яснення зарплати та пільг під час вступної зустрічі, коли працівника вперше приймають на роботу, покладається на бухгалтера з розрахунку заробітної плати. Він також може обговорювати з працівниками, коли змінюються пільги або коли вони отримують надбавку за просування по службі в організації.

Відстеження часу

Адміністратор заробітної плати повинен точно відстежувати час, щоб виплачувати працівникам належну заробітну плату. Це може включати як цифровий, так і фізичний облік часу. Підрядники можуть подавати свої години з рахунком-фактурою в кінці платіжного періоду.

Розрахунок заробітної плати брутто

Програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати допомагає адміністратору заробітної плати точно розрахувати валову заробітну плату. Сюди входить їхня заробітна плата, відпрацьовані години та комісійні. Вони повинні точно розраховувати як погодинних, так і штатних працівників.

Відрахування належних податків

Адміністратор заробітної плати повинен обробляти податки та відрахування із заробітної плати. Програмне забезпечення для бухгалтерії, таке як QuickBooks, є чудовим способом автоматизувати цей процес. Нижче наведені деякі з податків, які вираховуються із заробітної плати працівників:

• Податок на прибуток - вираховується і сплачується федеральному уряду або уряду штату. 
• FICA (Federal Insurance Contributions Act) - це податок на майбутні виплати по соціальному страхуванню та Medicare.

Робота з HR та ІТ

Адміністратор заробітної плати підпорядковується відділу кадрів (HR). Він працюватиме з відділом кадрів для координації нарахування заробітної плати та розподілу пільг. Він також співпрацюватиме з відділом інформаційних технологій (ІТ) для управління та оновлення програмного забезпечення для розрахунку заробітної плати, яке підтримує його завдання. Малі підприємства використовують програмне забезпечення на кшталт QuickBooks, тоді як більші організації можуть використовувати власне програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати. 

Інформування працівників про процес оплати

Багато організацій пропонують працівникам або паперові чеки, або прямий депозит. Адміністратор заробітної плати може отримати банківську інформацію для здійснення прямого переказу, щоб працівники отримували заробітну плату безпосередньо на свій банківський рахунок. Крім того, процедура виплати може змінитися, якщо організація перейде на нове програмне забезпечення для розрахунку заробітної плати. Деякі роботодавці все ще використовують табелі обліку робочого часу, і адміністратор заробітної плати повинен проінформувати працівників про належні процедури оформлення приходу та відходу з роботи.

Які існують загальні терміни нарахування заробітної плати?

Існує багато термінів, які адміністратор заробітної плати повинен розуміти. Ці терміни включають:

Заробітна плата до вирахування - загальна сума винагороди працівника до відрахувань.

Чиста зарплата - сума, яку працівник забирає додому після відрахувань.

Податки на заробітну плату - сума, яку федеральні та державні органи вираховують із заробітної плати працівника.

Розрахунковий листок - деталізований список заробітної плати до вирахування, відрахувань та чистої заробітної плати.

Відрахування до сплати податків - відрахування, які вираховуються з валової заробітної плати до сплати податків.

Відрахування після сплати податків - відрахування із заробітної плати працівника після вирахування податків.

Чому важливий розрахунок заробітної плати?

Нарахування заробітної плати є невід'ємною частиною ведення бізнесу. Федеральний уряд регулює її, і роботодавці, які допускають помилки в нарахуванні заробітної плати, можуть бути оштрафовані.

Найбільші витрати

Для більшості підприємств заробітна плата може бути найвагомішою статтею витрат. Правильне нарахування заробітної плати гарантує, що працівники отримають належну суму і вчасно, а підприємство сплатить необхідні податки, передбачені законодавством.

Положення про оплату праці

Компанії повинні дотримуватися правил і законів щодо виплати заробітної плати. Щоб уникнути штрафів з боку податкової інспекції або інших федеральних і державних органів, адміністратор заробітної плати повинен бути ознайомлений з цими правилами, щоб уникнути штрафів з боку податкової інспекції або інших федеральних і державних органів.

Що таке Положення про оплату праці?

Обробка заробітної плати регулюється Службою внутрішніх доходів (IRS) та Міністерством праці (DOL0). Ось деякі з законів, яких повинен дотримуватися адміністратор заробітної плати:

Закон про справедливі трудові стандарти (FLSA)

FLSA зосереджується на тому, щоб працівники, які не звільняються від обов'язків, отримували мінімальну заробітну плату та оплату понаднормових робіт. Управління обліком робочого часу та відвідуванням для оплати понаднормових є частиною закону. Облік робочого часу неоподатковуваних працівників має бути ретельним і включати години, відпрацьовані за день і тиждень, понаднормові години, відпрацьовані щотижня, дату виплати та загальну суму виплаченої заробітної плати.

Закон про федеральні страхові внески (FICA)

FICA вимагає від адміністраторів заробітної плати вираховувати виплати за програмами Medicare та Social Security з валового заробітку працівників. Роботодавець також несе відповідальність за відповідність цих відрахувань.

Федеральний закон про податок на безробіття (FUTA)

Цей закон зобов'язує роботодавців робити внески у федеральні та державні програми допомоги по безробіттю для компенсації працівникам, які втратили роботу. Однак це не відрахування працівника, а відсоток, який має сплачувати роботодавець, враховуючи пільги.

Хочете дізнатися більше?

Інтерактивний технологічний коледж пропонує одну з єдиних програму на здобуття наукового ступеня кандидата наук з управління людськими ресурсами Нехай Інтерактивний технологічний коледж стане для вас сходинкою до кар'єри у сфері управління персоналом.

Тож давайте зробимо перший крок разом! Зв'яжіться з нами зараз, щоб дізнатися більше.

• Обов'язки в HR
  • Що робить кадровик
  • Що робить координатор з розвитку персоналу
  • Що робить фахівець з комплаєнсу
  • Що робить адміністратор заробітної плати