Mỗi nhà tuyển dụng cần một quản trị viên tiền lương được chỉ định để quản lý bảng lương. Cho dù bảng lương được trả bởi một quản trị viên biên chế trong tổ chức, hoặc một công ty thuê ngoài được sử dụng để thực hiện bảng lương, mọi công ty, lớn và nhỏ, cần phải quản lý bảng lương. Đó là lý do tại sao có một nhu cầu tuyệt vời cho các quản trị viên biên chế.
Bảng lương là gì?
Bảng lương là quá trình trả lương hàng tuần cho nhân viên thường xuyên. Nó bao gồm một danh sách các nhân viên được trả lương và tổng số tiền thanh toán của mỗi nhân viên. Hệ thống tính lương giúp người quản lý tiền lương trả đúng số tiền cho nhân viên vào đúng ngày.
Quy trình tính lương là gì?
Quá trình tính lương liên quan đến việc tính toán tổng thu nhập trừ đi thuế khấu lưu và thuế biên chế. Bảng lương được xử lý theo số giờ làm việc, tiền lương được trả, phân loại công nhân và các lợi ích được khấu trừ từ tiền lương.
Quản trị viên tiền lương làm gì?
Quản trị viên tiền lương đảm bảo quy trình tính lương của tổ chức chạy trơn tru. Để làm điều này, họ phải ghi lại chính xác số giờ làm việc, trả lương cho nhân viên chính xác và đúng thời hạn, và tuân thủ luật thuế.
Giữ hồ sơ thích hợp
Quản trị viên biên chế sẽ cần lưu giữ hồ sơ chính xác. Điều này bao gồm khi một nhân viên mới được thuê và khi họ được thăng chức. Quản trị viên bảng lương sẽ yêu cầu nhân viên điền vào giấy tờ thích hợp, bao gồm Mẫu W-4 (W-9 cho nhà thầu), bao gồm thông tin cá nhân của nhân viên và thông tin về khấu lưu thuế. Nhân viên toàn thời gian sẽ nhận được W-2 vào cuối năm báo cáo các hoạt động bảng lương, trong khi hợp đồng sẽ nhận được mẫu 1099.
Người quản lý biên chế cũng phải lưu giữ hồ sơ chính xác về các khoản đóng góp và bồi hoàn lợi ích. Một số tiền lương của nhân viên có thể dành cho bảo hiểm y tế, chương trình 401K hoặc bảo hiểm nhân thọ. Quản trị viên tiền lương cũng phải quản lý Tài khoản Tiết kiệm Y tế và các khoản bồi hoàn liên quan đến bảo hiểm.
Hồ sơ thích hợp sẽ bao gồm những điều sau đây:
- Tên pháp lý của nhân viên
- Số an sinh xã hội
- Địa chỉ và mã zip
- Ngày sinh
- Nghề nghiệp
- Giờ làm việc mỗi tuần
- Tỷ lệ hàng giờ hoặc hàng tháng
- Hoa hồng
- Tiền lương làm thêm giờ
- Các khoản khấu trừ được thực hiện từ tiền lương
- Tổng thanh toán gộp và thanh toán ròng
- Ngày thanh toán và thời hạn thanh toán
Quản lý khoản khấu lưu của nhân viên
Nhân viên kê khai khấu lưu dựa trên người phụ thuộc và các yếu tố thuế khác. Trong năm, một nhân viên có thể thay đổi khoản khấu lưu của họ. Điều này có thể điều chỉnh số tiền thuế trả trước được lấy ra khỏi tiền lương của họ. Tùy thuộc vào quản trị viên bảng lương để giáo dục nhân viên về việc khoản khấu lưu của họ sẽ ảnh hưởng đến tiền lương của họ như thế nào.
Giáo dục nhân viên về tiền lương và phúc lợi
Quản trị viên tiền lương cung cấp thông tin và trả lời các câu hỏi của nhân viên về các vấn đề tiền lương. Một nhân viên có thể tự hỏi nếu có bất kỳ thay đổi hàng năm nào đối với trợ cấp y tế hoặc họ đã mất bao nhiêu ngày PTO hoặc nếu họ đang xem xét một kỳ nghỉ. Tùy thuộc vào quản trị viên biên chế để giải thích mức lương và lợi ích trong một cuộc họp giới thiệu khi họ được thuê lần đầu tiên. Họ cũng có thể xem xét với nhân viên khi lợi ích thay đổi hoặc nếu họ được tăng lương để thăng tiến tổ chức.
Theo dõi thời gian
Người quản lý biên chế phải theo dõi chính xác thời gian để trả cho nhân viên mức lương thích hợp. Điều này có thể bao gồm cả đồng hồ thời gian kỹ thuật số và vật lý. Các nhà thầu có thể nộp giờ làm việc của họ cùng với hóa đơn vào cuối kỳ thanh toán.
Tính toán tổng tiền lương
Phần mềm tính lương giúp quản trị viên tính lương tính toán chính xác tổng lương. Điều này bao gồm tiền lương, giờ làm việc và hoa hồng của họ. Họ phải tính toán chính xác cả nhân viên làm việc theo giờ và làm công ăn lương.
Khấu trừ thuế thích hợp
Quản trị viên tiền lương phải xử lý thuế biên chế và các khoản khấu trừ. Phần mềm kế toán như QuickBooks là một cách tuyệt vời để tự động hóa quy trình. Sau đây là một số loại thuế được khấu trừ từ tiền lương của nhân viên:
- Thuế thu nhập - được khấu trừ và trả cho chính phủ liên bang hoặc chính phủ tiểu bang.
- FICA - Đạo luật Đóng góp Bảo hiểm Liên bang là một loại thuế cho các phúc lợi An sinh Xã hội và Medicare trong tương lai.
Làm việc với nhân sự và CNTT
Quản trị viên biên chế thuộc bộ phận nhân sự (HR). Họ sẽ làm việc với bộ phận nhân sự để phối hợp biên chế và phân phối lợi ích. Quản trị viên tiền lương cũng sẽ làm việc với bộ phận công nghệ thông tin (CNTT) để quản lý và cập nhật phần mềm tính lương hỗ trợ nhiệm vụ của họ. Các doanh nghiệp nhỏ sẽ sử dụng phần mềm như QuickBooks, trong khi các tổ chức lớn hơn có thể sử dụng phần mềm tính lương tại nhà.
Cập nhật cho nhân viên về quy trình thanh toán
Nhiều tổ chức cung cấp cho nhân viên séc giấy hoặc tiền gửi trực tiếp. Quản trị viên bảng lương có thể lấy thông tin ngân hàng để thực hiện gửi tiền trực tiếp, vì vậy nhân viên nhận tiền lương trực tiếp vào tài khoản ngân hàng của họ. Ngoài ra, thủ tục thanh toán có thể thay đổi nếu tổ chức áp dụng phần mềm tính lương mới. Một số nhà tuyển dụng vẫn sử dụng thẻ chấm công và quản trị viên biên chế phải giáo dục nhân viên về các thủ tục đồng hồ vào và ra thích hợp.
Một số thuật ngữ tiền lương phổ biến là gì?
Có nhiều thuật ngữ mà một quản trị viên biên chế phải hiểu. Các điều khoản này bao gồm:
Tổng tiền lương - tổng số tiền bồi thường của nhân viên trước khi khấu trừ.
Net Pay – số tiền mà một nhân viên mang về nhà sau khi khấu trừ.
Thuế tiền lương - số tiền mà các cơ quan liên bang và tiểu bang khấu trừ từ tổng tiền lương của nhân viên.
Cuống phiếu lương - một danh sách chi tiết về tổng tiền lương, các khoản khấu trừ và lương ròng.
Các khoản khấu trừ trước thuế - các khoản khấu trừ được lấy ra từ tổng tiền lương trước thuế.
Các khoản khấu trừ sau thuế - các khoản khấu trừ được lấy từ tiền lương của nhân viên sau khi khấu trừ thuế.
Tại sao bảng lương lại quan trọng?
Biên chế là một phần thiết yếu của kinh doanh. Chính phủ liên bang quy định nó, và người sử dụng lao động mắc sai lầm trong bảng lương có thể bị phạt.
Chi phí lớn nhất
Đối với hầu hết các doanh nghiệp, tiền lương có thể là chi phí đáng kể nhất. Hoàn thành bảng lương chính xác đảm bảo rằng nhân viên được trả đúng số tiền và đúng hạn, cộng với việc doanh nghiệp đang trả các khoản thuế cần thiết theo yêu cầu của pháp luật.
Quy chế tính lương
Các công ty phải tuân thủ các quy định về biên chế và pháp luật. Người quản lý tiền lương phải quen thuộc với các quy định về bảng lương này để tránh bị IRS hoặc các cơ quan liên bang và tiểu bang khác phạt.
Quy chế tính lương là gì?
Việc xử lý bảng lương được quy định bởi Sở Thuế vụ (IRS) và Bộ Lao động (DOL0. Một số luật mà người quản lý tiền lương phải tuân thủ bao gồm:
Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA)
FLSA tập trung vào khả năng của nhân viên không được miễn trừ để được trả lương tối thiểu và tiền làm thêm giờ. Quản lý theo dõi thời gian và chấm công để trả lương làm thêm giờ là một phần của luật. Hồ sơ cho người lao động không được miễn trừ phải tỉ mỉ và bao gồm số giờ làm việc mỗi ngày và tuần, làm thêm giờ mỗi tuần, ngày thanh toán và tổng tiền lương đã trả.
Đạo luật Đóng góp Bảo hiểm Liên bang (FICA)
FICA yêu cầu các quản trị viên biên chế khấu trừ các lợi ích Medicare và An sinh Xã hội từ tổng thu nhập của nhân viên. Người sử dụng lao động cũng có trách nhiệm khớp với các khoản khấu trừ này.
Đạo luật thuế thất nghiệp liên bang (FUTA)
Đạo luật này yêu cầu người sử dụng lao động đóng góp cho các chương trình thất nghiệp của liên bang và tiểu bang để bồi thường cho những nhân viên bị mất việc làm. Tuy nhiên, nó không phải là một khoản khấu trừ nhân viên mà là một tỷ lệ phần trăm mà người sử dụng lao động phải trả, xem xét các trường hợp miễn trừ.
Bạn muốn tìm hiểu thêm?
Trường Cao đẳng Công nghệ Tương tác cung cấp một trong những chương trình cấp bằng Cao đẳng Khoa học duy nhất về Quản lý nguồn nhân lực tại Hoa Kỳ. Hãy để Trường Cao đẳng Công nghệ Tương tác là bước đệm của bạn cho sự nghiệp trong lĩnh vực nhân sự.
Vậy, hãy cùng nhau thực hiện bước đầu tiên! Liên hệ với chúng tôi ngay để tìm hiểu thêm.
