Chức năng của phòng nhân sự

Các chức năng chính của một bộ phận nhân sự là gì?

Bạn muốn trở thành một phần không thể thiếu trong sự thành công của một tổ chức? Làm việc trong bộ phận nhân sự cho phép bạn giúp thuê đúng nhân viên và nuôi dưỡng những nhân viên đó bằng đào tạo và lợi ích để tối đa hóa sản lượng của họ.

Vì vậy, làm thế nào để bạn tìm thấy một cơ hội để làm việc trong một bộ phận nhân sự? Một cách dễ dàng để có được một vị trí đầu vào như một Trợ lý Nhân sự hoặc có thể là một Thư ký Nhân sự là tham dự chương trình quản lý nhân sự của một trường dạy nghề. Bạn càng biết nhiều về chức năng của bộ phận nhân sự, bạn càng dễ dàng có được công việc mơ ước của mình.

Các nhà quản lý nhân sự (HR) có rất nhiều trách nhiệm. Họ là trung tâm của tổ chức, đảm bảo mỗi bộ phận có đủ nhân viên được đào tạo sẵn sàng vào bất kỳ ngày nào, theo dõi sự phát triển và tinh thần của nhân viên, giám sát bảng lương và theo dõi lợi ích của nhân viên. Vì vậy, một số chức năng chính của một bộ phận nhân sự là gì?

Tuyển dụng

Việc tuyển dụng nhân viên mới là một chức năng quan trọng trong bộ phận nhân sự. Có nhiều thứ cho công việc hơn là chỉ đăng danh sách công việc và hy vọng đúng người điền vào đơn đăng ký. Để trở thành một nhà tuyển dụng thành công, bạn sẽ cần hiểu mức độ tài năng cần thiết cho từng vị trí, mô tả công việc rõ ràng một cách hấp dẫn, sở hữu kỹ năng máy tính và giao tiếp mạnh mẽ và quan trọng nhất là nhận ra một ứng cử viên mạnh mẽ khi bạn nhìn thấy một ứng cử viên.

Thuê

Ngoài việc kiểm tra các đơn xin việc, bạn có thể chịu trách nhiệm tiến hành các bài kiểm tra đánh giá hoặc phỏng vấn nhân viên. Thông báo cho ứng viên về lời mời làm việc (hoặc dễ dàng khiến họ thất vọng) là một nhiệm vụ phổ biến khác đối với các trợ lý nhân sự. Cho đến khi bạn đạt đến cấp quản lý, có lẽ bạn sẽ không có trách nhiệm chọn ứng viên cho từng vị trí. Tuy nhiên, các nhiệm vụ bạn thực hiện sẽ chuẩn bị cho bạn cho tình huống này.

Đào tạo

Quá trình giới thiệu không kết thúc khi ứng viên đã điền vào biểu mẫu thuế của họ và bấm đồng hồ thời gian lần đầu tiên. Đào tạo là một yếu tố thiết yếu khác, và là một yếu tố mà bộ phận nhân sự nên quan tâm mạnh mẽ. Để hoạt động thành công, một doanh nghiệp cần công nhân lành nghề. Trong quá trình đào tạo, bạn sẽ dạy cho nhân viên mới những kỹ năng họ cần để thành công trong công việc của họ. Trên thực tế, đó là một ý tưởng tốt để có các chương trình đào tạo tại chỗ cho nhân viên hiện tại.

Quản lý hiệu suất

Nhân viên cần được khuyến khích cũng như phản hồi thường xuyên để duy trì sự gắn kết và tập trung. Khi bạn đặt mục tiêu rõ ràng và dẫn dắt bằng ví dụ, bạn có thể đảm bảo rằng nhân viên của bạn sẽ tiếp tục thực hiện ở mức cao. Đánh giá hàng năm là một công cụ quản lý hiệu suất quan trọng. Mặc dù các nhà quản lý có thể cung cấp cho nhân viên phản hồi, nhưng cũng nên để các thành viên trong nhóm bỏ ra hai xu của họ. Điều này sẽ cung cấp cho bộ phận nhân sự của bạn một ý tưởng tốt hơn về số tiền nhân viên đang trả lại cho công ty.

Lập kế hoạch nghề nghiệp

Bạn có thể tiến thêm một bước nữa bằng cách hướng dẫn nhân viên trên con đường sự nghiệp đã chọn. Họ hy vọng sẽ nhận được gì trong nhiệm kỳ của họ với công ty, và làm thế nào công ty có thể được hưởng lợi? Khi bạn thực hiện một chương trình hướng nghiệp, bạn có thể cắt giảm tỷ lệ doanh thu của nhân viên và cải thiện lợi nhuận của công ty.

Đánh giá

Một trong những vai trò ít được nói đến của bộ phận nhân sự liên quan đến đánh giá chức năng. Mục tiêu của đánh giá chức năng là thưởng cho các công việc tương tự theo cách tương đương. Bằng cách theo dõi sự sẵn sàng của nhân viên, lịch trình, vị trí và chất lượng công việc tổng thể mà họ cung cấp, bạn sẽ hiểu rõ hơn về giá trị của mỗi nhân viên.

Ưu đãi

Tất cả công nhân xứng đáng được trả tiền cho những nỗ lực của họ, nhưng các công ty hàng đầu nên tiến thêm một bước nữa. Các cơ hội học tập như hội thảo tại chỗ, thăng chức thường xuyên, công nhận và tiền thưởng không thường xuyên sẽ khuyến khích nhân viên của bạn cống hiến 110% trong khi họ đang làm việc.

Tiền lương

Nhiều nhà quản lý nhân sự chịu trách nhiệm xử lý bảng lương của công ty. Điều này có thể liên quan đến một số hoặc tất cả các nhiệm vụ sau:

• Tính giờ làm việc
• Xử lý giấy tờ tuyển dụng mới và chấm dứt hợp đồng
• Theo dõi thay đổi về tiền lương và mức giá theo giờ
• Chuẩn bị kiểm tra thủ công (nếu có)
• Theo dõi luật lương tối thiểu hiện hành của tiểu bang, liên bang và thành phố
• Hòa giải mọi tranh chấp về tiền lương
• Xử lý bảng lương theo thời hạn hàng tuần hoặc hai tuần một lần
• Đảm bảo tuân thủ luật liên bang và thực tiễn công đoàn

Báo cáo sổ cái chung - hồ sơ được sử dụng để lưu trữ, tổ chức và tóm tắt các giao dịch. Nếu quản trị tiền lương là một trong những nhiệm vụ của bạn, bạn có thể thấy mình dựa vào các báo cáo sổ cái chung khi nhập dữ liệu bảng lương vào cơ sở dữ liệu của công ty.

Các khoản phải thu - đề cập đến số tiền nợ công ty đối với hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp. Khi một nhân viên nhận được một đặc quyền cần được hoàn trả, chẳng hạn như khoản vay của công ty hoặc phí bảo hiểm y tế, số tiền nợ công ty sẽ thuộc ô phải thu.

Tài khoản phải trả - tương tự như các khoản phải thu, ngoại trừ thay vì tiền nợ công ty, đó là tiền mà công ty nợ một bên khác. Hầu hết các doanh nghiệp sẽ nhận được hàng hóa hoặc dịch vụ bằng tín dụng, có nghĩa là họ sẽ cần phải hoàn trả cho nhà cung cấp hoặc cá nhân trong một khung thời gian quy định.

Quản lý phúc lợi

Tiền lương, ưu đãi và tiền thưởng sản xuất đều có thể được coi là lợi ích của nhân viên. Tuy nhiên, đó chỉ là những điều cơ bản. Là thành viên của bộ phận nhân sự, bạn nên làm quen với các quy tắc liên quan đến bất kỳ lợi ích nào khác mà công ty cung cấp. Trong một số trường hợp, bạn thậm chí có thể cung cấp phản hồi về những lợi ích nào nên được cung cấp cho nhân viên nào, thời gian chờ đợi tiêu chuẩn nên là bao lâu và các cân nhắc thực tế khác.

Bảo hiểm - Hầu hết các tập đoàn lớn được yêu cầu hợp pháp để cung cấp bảo hiểm y tế cho nhân viên toàn thời gian của họ. Thời gian chờ đợi có thể khác nhau tùy thuộc vào địa điểm, nhưng người lao động thường đủ điều kiện sau 30 đến 60 ngày làm việc toàn thời gian.

Tùy thuộc vào công ty để quyết định xem có nên trả toàn bộ phí bảo hiểm cho công nhân toàn thời gian hay tính phí cho họ cho một phần. Số tiền nợ có thể được khấu trừ từ tiền lương của nhân viên, đây là một nhiệm vụ khác mà bạn có thể sẽ chịu trách nhiệm. Công ty cũng nên cung cấp bảo hiểm cho vợ / chồng hoặc người phụ thuộc của nhân viên. Hầu hết thời gian, người lao động sẽ bị tính phí cho hầu hết phí bảo hiểm hàng tháng cho người phụ thuộc, ngay cả khi công ty sẵn sàng trả tiền bảo hiểm cá nhân của họ.

Bảo hiểm nha khoa, thị lực và nhân thọ cũng có thể được cung cấp. Một lần nữa, tất cả các thành viên của bộ phận nhân sự sẽ cần biết một người phải làm việc cho công ty trong bao lâu trước khi những lợi ích này có sẵn cho họ, cũng như bất kỳ thông tin nào về chi phí.

Kỳ nghỉ, Nghỉ ốm và Thời gian cá nhân - công ty cung cấp bao nhiêu thời gian nghỉ phép cho nhân viên mới (nếu có)? Còn sau khi một cá nhân đã gắn bó với doanh nghiệp trong hai, năm, mười hoặc hai mươi năm thì sao? Đây là tất cả các câu hỏi mà ứng viên có khả năng hỏi, và bạn sẽ cần phải làm quen với các câu trả lời.

Ngày ốm và thời gian cá nhân thường được tích lũy dựa trên số giờ một cá nhân đã làm việc. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp có thể chọn tải trước bất kỳ thời gian cá nhân hoặc nghỉ ốm nào. Đó là, cung cấp một số giờ nhất định vào đầu năm hoặc bắt đầu vào ngày kỷ niệm ngày thuê của nhân viên. Bất kể chính sách của công ty liên quan đến thời gian nghỉ có lương, tất cả các thành viên của bộ phận nhân sự nên biết về chúng.

Lịch làm việc linh hoạt – nhiều công ty đang chuyển sang mô hình làm việc kết hợp từ xa. Cho dù bạn cho phép nhân viên làm việc tại nhà 100% thời gian hay chỉ một ngày mỗi tuần, chiến lược này có thể thúc đẩy tinh thần và sản xuất trong khi vẫn giữ chi phí của công ty thấp hơn.

Làm thế nào để bạn trở thành một trợ lý nhân sự, thư ký hoặc tổng quát?

Một cách dễ dàng hơn để có được một công việc như một trợ lý nhân sự hoặc chuyên gia nhân sự đầu vào khác là tham gia một khóa học dạy nghề về quản lý nguồn nhân lực. Ngoài việc có được kiến thức và công cụ bạn cần cho công việc; khóa học này sẽ giúp bạn làm quen với các chức năng của bộ phận nhân sự ở mọi cấp độ. Mặc dù mọi người đều phải bắt đầu từ đâu đó, nhưng bạn sẽ đi trước một bước so với những ứng viên chỉ được hướng dẫn bằng đào tạo tại chỗ.

Kết luận:

Bây giờ bạn đã biết thêm về các chức năng chính của bộ phận nhân sự, bạn đã sẵn sàng để thực hiện bước tiếp theo trong sự nghiệp mới thú vị của mình và Trường Cao đẳng Công nghệ Tương tác sẽ đồng hành cùng bạn từng bước.

Bạn muốn tìm hiểu thêm?

Tại Trường Cao đẳng Công nghệ Tương tác, chúng tôi cung cấp đào tạo Quản lý nguồn nhân lực có thể giúp bạn bắt đầu trong một sự nghiệp mới hoặc thăng tiến trong sự nghiệp hiện tại của bạn. Bạn sẽ được đào tạo thực hành, chứng chỉ được công nhận trong ngành và kinh nghiệm thực tế trước khi tốt nghiệp! Chúng tôi cũng cung cấp các khóa học giáo dục thường xuyên để làm mới và xây dựng các kỹ năng hiện tại của bạn.

Hãy cùng nhau thực hiện bước đầu tiên! Liên hệ với chúng tôi ngay bây giờ để tìm hiểu thêm.

• Quản lý nguồn nhân lực
  • Bằng liên kết HR
  • Chức năng của phòng nhân sự
    • Giải quyết xung đột trong quản lý nhân sự
    • Những thách thức đối mặt với HR ngày nay
    • Tại sao giao tiếp lại quan trọng trong nguồn nhân lực
  • Nhiệm vụ trong HR
  • Sự nghiệp HR