Người quản lý văn phòng y tế làm gì?
Hầu hết các nghề nghiệp chăm sóc sức khỏe đòi hỏi niềm đam mê với con người và năng khiếu khoa học. Tuy nhiên, cũng có những vai trò phi lâm sàng cho các tổ chức với các kỹ năng kinh doanh và dịch vụ khách hàng. Ngành công nghiệp chăm sóc sức khỏe đang mở rộng, và có chỗ trên bàn cho tất cả các loại tài năng. Là một người quản lý văn phòng y tế, bạn sẽ giảm tải cho nhân viên lâm sàng bằng cách phối hợp các khía cạnh hành chính của y học.
Người quản lý văn phòng y tế làm gì?
Các nhà quản lý văn phòng y tế đóng một vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe chất lượng. Trách nhiệm của họ bao gồm các nhiệm vụ hành chính, quản lý và giám sát khác nhau.
Công việc bao gồm:
Giám sát hành chính
Quản lý văn phòng y tế giám sát nhân viên văn thư và thanh toán, bao gồm nhân viên lễ tân, quản trị viên văn phòng và nhân viên kế toán. Họ phát triển và thực thi các chính sách và thủ tục thúc đẩy một nơi làm việc được tổ chức tốt và hiệu quả.
Quản lý tài chính
Chăm sóc sức khỏe là một khoa học, một nghệ thuật và một doanh nghiệp. Nhu cầu về doanh thu phải được giải quyết. Các nhà quản lý văn phòng y tế giám sát hoạt động tài chính của các văn phòng y tế, bao gồm lập ngân sách, thanh toán và quản lý chu kỳ doanh thu.
Quản lý nhân sự
Các nhà quản lý văn phòng y tế điều phối lịch trình của nhân viên, đảm bảo rằng các chức năng lâm sàng và hành chính thiết yếu được bảo hiểm. Họ cũng dẫn đầu các nỗ lực tuyển dụng, xác định nhu cầu nhân sự và hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe để thuê các ứng viên đủ điều kiện.
Đầu tư vào thành công của tổ chức, họ tổ chức các nỗ lực đào tạo và phát triển chuyên môn liên tục để giúp nhân viên bắt kịp với những thay đổi trong ngành và thực tiễn tốt nhất. Thúc đẩy văn hóa nơi làm việc an toàn và tích cực là một trong những ưu tiên hàng đầu của họ.
Giám sát cơ sở vật chất
Văn phòng y tế là không gian vật lý với nhu cầu thiết bị, công nghệ và bảo trì. Từ ngân sách sửa chữa mái nhà đến thuê đội vệ sinh, các nhà quản lý văn phòng y tế điều phối các dịch vụ cơ sở cần thiết để duy trì một môi trường an toàn, thoải mái và chức năng cho bệnh nhân và nhân viên.
Tuân thủ pháp luật và quy định
Các nhà quản lý văn phòng y tế xử lý các trách nhiệm giám sát pháp lý và quy định, bao gồm đánh giá an ninh, xin giấy phép kinh doanh, nâng cấp công nghệ và thực hiện các tiêu chuẩn công nhận. Mục tiêu là duy trì sự tuân thủ tất cả các luật và tiêu chuẩn có liên quan.
Hoạch định chiến lược
Kinh doanh chỉ có thể thành công với một tầm nhìn dài hạn. Các nhà quản lý văn phòng y tế làm việc chặt chẽ với các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe để phát triển và thực hiện các chiến lược tăng trưởng và cải tiến thực hành. Nhiệm vụ có thể bao gồm phân tích tài chính, giảm thiểu rủi ro, phân bổ nguồn lực và tiếp cận khách hàng.
Chuẩn bị sẵn sàng cho trường hợp khẩn cấp
Các chương trình ứng phó khẩn cấp bảo vệ sự an toàn của bệnh nhân, nhân viên và khách thăm đồng thời giảm thiểu sự gián đoạn đối với các dịch vụ chăm sóc sức khỏe trong các cuộc khủng hoảng. Các nhà quản lý văn phòng y tế phát triển các chính sách và quy trình toàn diện để xử lý các trường hợp khẩn cấp, từ đại dịch đến thiên tai.
Quan hệ nhà cung cấp
Các văn phòng y tế chạy trên vật tư. Tuy nhiên, quản lý chi phí là điều tối quan trọng để kiểm soát chi phí; Vật tư là một phần quan trọng trong ngân sách cơ sở. Các nhà quản lý văn phòng nuôi dưỡng mối quan hệ với nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng và đảm bảo các thỏa thuận hiệu quả về chi phí trong khi đảm bảo chuỗi cung ứng ổn định.
Dịch vụ chăm sóc bệnh nhân
Phục vụ bệnh nhân là nhiệm vụ cốt lõi của bất kỳ cơ sở y tế nào. Các nhà quản lý văn phòng nắm quyền, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng bằng cách xử lý các mối quan tâm leo thang và duy trì một môi trường thân thiện với bệnh nhân.
Đảm bảo chất lượng
Đảm bảo chất lượng là một quá trình có hệ thống và liên tục nhằm thúc đẩy chất lượng chăm sóc. Trong một cách tiếp cận năng động, đảm bảo chất lượng liên quan đến một loạt các sáng kiến liên tục cải thiện dịch vụ bệnh nhân và hoạt động của cơ sở thông qua sự tham gia của nhân viên và khách hàng. Bạn sẽ thu thập và phân tích dữ liệu hiệu suất và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
Người quản lý văn phòng y tế có cần bằng cấp không?
Quản lý văn phòng y tế không cần bằng cấp. Một lần, các nhà quản lý đã vượt qua các cấp bậc, bắt đầu từ dưới cùng và học hỏi trong công việc cho đến khi họ thành thạo các kỹ năng cần thiết để chịu trách nhiệm.
Tuy nhiên, ngành chăm sóc sức khỏe đã thay đổi, trở nên phức tạp và được quy định hơn. Ngày nay, các nhà tuyển dụng thích các nhà quản lý văn phòng y tế có trình độ học vấn hoặc kinh nghiệm. Làm việc theo cách của bạn để lên đỉnh dễ dàng hơn với đào tạo chính thức.
Một cách hiệu quả hơn để đáp ứng các mục tiêu nghề nghiệp của bạn là hoàn thành một chương trình quản trị văn phòng y tế. Các chương trình văn bằng bao gồm kiến thức và kỹ năng bạn cần để cạnh tranh với các ứng viên có kinh nghiệm cho công việc tốt nhất.
Bạn học được gì trong một chương trình quản trị văn phòng y tế?
Các chương trình quản trị văn phòng y tế chuẩn bị cho sinh viên thành công ở các vị trí văn phòng và quản lý. Chương trình giảng dạy tập trung vào công việc, nhấn mạnh các kỹ năng thực tế mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm ở đội ngũ lãnh đạo.
Các chủ đề của chương trình bao gồm:
Lập kế hoạch
Lên lịch hiệu quả giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi của bệnh nhân đồng thời tối ưu hóa nguồn lực và cải thiện khả năng tiếp cận dịch vụ chăm sóc. Một lịch trình có cấu trúc tốt sẽ tối đa hóa doanh thu đồng thời giảm căng thẳng cho các nhà cung cấp và nhân viên hỗ trợ bằng cách duy trì quy trình làm việc suôn sẻ.
Trong một chương trình quản trị văn phòng y tế, bạn sẽ học:
Sử dụng phần mềm lên lịch — cách nhập, sửa đổi và hủy cuộc hẹn, cộng với hệ thống quản lý danh sách chờ và nhắc nhở cuộc hẹn
Phân bổ nguồn lực - cách điều phối lịch trình của các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe, bao gồm quản lý chú thích và yêu cầu thời gian nghỉ
Phân tích số liệu hiệu suất — các chỉ số hiệu suất chính, chẳng hạn như việc sử dụng cuộc hẹn và tỷ lệ vắng mặt, ảnh hưởng như thế nào đến doanh thu và lợi nhuận
Cải thiện tính liên tục của việc chăm sóc - các chiến lược để theo dõi nhu cầu chăm sóc liên tục của bệnh nhân
Quản trị văn phòng
Các chương trình quản trị văn phòng dạy các kỹ năng cần thiết để quản lý các hoạt động hàng ngày của một văn phòng chăm sóc sức khỏe.
Các khái niệm bao gồm:
Quản lý và tổ chức thời gian - kỹ thuật quản lý thời gian và nguồn lực hiệu quả
Đảm bảo chất lượng - sử dụng các chỉ số hiệu suất để thúc đẩy cải tiến quy trình
Lập kế hoạch khẩn cấp - chuẩn bị cho các cuộc khủng hoảng hàng ngày ảnh hưởng đến việc chăm sóc bệnh nhân bằng cách phát triển các kế hoạch dự phòng
Quản lý hàng tồn kho - ngân sách cung cấp, hệ thống quản lý hàng tồn kho và quan hệ nhà cung cấp
Lưu trữ hồ sơ - đi sâu vào hồ sơ sức khỏe điện tử (EHR) và hệ thống quản lý dữ liệu y tế
Thanh toán và mã hóa y tế
Các nhà quản lý văn phòng y tế giám sát dòng doanh thu trong các cơ sở chăm sóc sức khỏe. Các khóa học thanh toán và mã hóa bao gồm những gì bạn cần biết, bao gồm:
Thuật ngữ y học - lời nói chăm sóc sức khỏe cho nhân viên phi lâm sàng
Quản lý chu kỳ doanh thu - toàn bộ chu kỳ doanh thu, từ đăng ký bệnh nhân đến thanh toán cuối cùng, bao gồm quản lý các khoản phải thu và thu tiền
Mô hình hoàn trả chăm sóc sức khỏe - xem xét các phương thức hoàn trả chăm sóc sức khỏe, bao gồm phí dịch vụ và thanh toán theo gói
Hệ thống mã hóa y tế - gán mã thanh toán thích hợp cho các dịch vụ được cung cấp
Xử lý yêu cầu bảo hiểm - cách lập hóa đơn cho các chính sách bảo hiểm công cộng và thương mại
Từ chối và kháng nghị — khắc phục sự cố khiếu nại bị từ chối
Tuân thủ quy định và kiểm toán - cách tiến hành kiểm toán nội bộ về thực tiễn thanh toán và mã hóa để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định
Quan hệ khách hàng
Các nhà quản lý văn phòng y tế thiết lập giai điệu cho quan hệ khách hàng. Là nhà lãnh đạo, họ tạo ra một môi trường lấy bệnh nhân làm trung tâm.
Học sinh thảo luận:
Chào hỏi bệnh nhân - làm thế nào để tạo tiền đề cho trải nghiệm tích cực với tư cách là đại sứ của ấn tượng đầu tiên
Tính chuyên nghiệp - tác động của ngoại hình và thái độ đối với nhận thức của bệnh nhân
Năng lực văn hóa - điều chỉnh sự khác biệt về văn hóa trong tương tác với bệnh nhân
Đồng cảm và lòng trắc ẩn - thể hiện một thái độ gắn kết cảm xúc
Giải quyết xung đột - giảm leo thang xung đột và quản lý khiếu nại
Giữ chân bệnh nhân - chiến lược dài hạn để nuôi dưỡng lòng trung thành của bệnh nhân
HIPAA, OSHA và JCAHO
Các nhà quản lý văn phòng y tế chịu trách nhiệm về các nỗ lực tuân thủ quy định và công nhận tại nơi làm việc.
Các chương trình quản trị Office bao gồm:
HIPPA — Các quy định của HIPAA, bao gồm quyền riêng tư của bệnh nhân, xử lý thông tin và bảo mật dữ liệu
An toàn tại nơi làm việc - Các quy định của OSHA liên quan đến đào tạo nhân viên, truyền thông nguy hiểm, phơi nhiễm mầm bệnh phóng xạ và máu, và lưu trữ hồ sơ
Chứng nhận JCAHO - đáp ứng các tiêu chuẩn công nhận do Ủy ban hỗn hợp đặt ra
Chứng nhận CMAA & CEHRS
Các chương trình quản trị văn phòng y tế chuẩn bị cho sinh viên được chứng nhận là Trợ lý Hành chính Y tế được Chứng nhận hoặc Chuyên gia Hồ sơ Y tế Điện tử được Chứng nhận. Cả hai đều là bước đệm cho sự nghiệp quản lý văn phòng.
Học sinh trong khóa học này khám phá các chủ đề thi, bao gồm:
• Thủ tục văn phòng y tế
• Quy định chăm sóc sức khỏe
• Giao tiếp với bệnh nhân
• Quản lý hồ sơ bệnh án
• Bảo hiểm và thanh toán
• Trách nhiệm pháp lý và đạo đức
• Hệ thống EHR
• Bảo mật dữ liệu
• Trao đổi thông tin y tế (HIEs)
• Tối ưu hóa quy trình làm việc
Cũng được thảo luận là các mẹo học tập và chiến lược luyện thi mang lại cho sinh viên lợi thế trong ngày thi.
Kết luận:
Có nhiều hơn một cách để trở thành một người quản lý văn phòng y tế, nhưng thành công là về hành trình cũng như đích đến. Bằng tốt nghiệp quản trị văn phòng y tế là tấm vé của bạn để thuận buồm xuôi gió hướng tới một tương lai tươi sáng hơn.
Bạn muốn tìm hiểu thêm?
Tất cả các cơ sở chăm sóc sức khỏe, từ bệnh viện và văn phòng bác sĩ đến trung tâm phục hồi chức năng, phòng khám và mọi cơ sở y tế khác, đều dựa vào các chương trình Quản trị Văn phòng Y tế lành nghề. Chúng tôi sẽ đào tạo bạn về các thủ tục và quy trình hành chính y tế khác nhau.Thêm vào đó, bạn sẽ có được trải nghiệm thực tế thông qua chương trình thực tập tại trường học kéo dài 135 giờ tại một cơ sở chăm sóc sức khỏe. Bạn cũng sẽ tương tác với mọi người từ mọi tầng lớp xã hội, làm cho thói quen hàng ngày của bạn trở nên buồn tẻ.
Vì vậy, chúng ta hãy cùng nhau thực hiện bước đầu tiên! Liên hệ với chúng tôi ngay bây giờ để tìm hiểu thêm.
