Y học là một lĩnh vực rộng lớn với nhiều cơ hội nghề nghiệp. Nếu bạn quan tâm đến chăm sóc sức khỏe nhưng thích quản lý nhân viên hơn là bệnh nhân, có những công việc dành cho bạn. Là một quản trị viên văn phòng y tế, bạn sẽ đóng góp vào việc chăm sóc bệnh nhân nhưng theo cách gián tiếp, không cần bàn tay. Hãy xem xét vai trò thiết yếu này và bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian làm việc trực tiếp với bệnh nhân.
Quản trị viên văn phòng y tế có làm việc trực tiếp với bệnh nhân không?
Nghề nghiệp trong chăm sóc sức khỏe liên quan đến các mức độ tiếp xúc bệnh nhân khác nhau. Ví dụ, y tá cung cấp dịch vụ chăm sóc cá nhân và hỗ trợ vệ sinh cá nhân và các hoạt động sinh hoạt hàng ngày, chẳng hạn như tắm, mặc quần áo và sử dụng nhà vệ sinh. Trợ lý y tế có vai trò ít liên quan hơn nhưng có một số trách nhiệm thực hành, bao gồm thực hiện xét nghiệm chẩn đoán và định vị bệnh nhân để điều trị hoặc các thủ tục phẫu thuật nhỏ.
Tuy nhiên, cũng có những công việc y tế đòi hỏi ít hoặc không cần tiếp xúc với bệnh nhân, chẳng hạn như kỹ thuật viên thông tin y tế, nhân viên phiên mã y tế và kỹ thuật viên phòng thí nghiệm. Quản trị viên văn phòng y tế là một vai trò ở giữa liên quan đến làm việc với bệnh nhân nhưng chỉ ở cấp hành chính.
Quản trị viên văn phòng y tế làm gì?
Quản trị viên văn phòng y tế hỗ trợ bệnh nhân, đồng nghiệp và chuyên gia trong môi trường văn phòng chăm sóc sức khỏe. Trách nhiệm của họ bao gồm các chức năng hành chính, văn thư và dịch vụ khách hàng khác nhau, mỗi chức năng có một thành phần chăm sóc bệnh nhân. Mức độ tương tác của bạn có thể thay đổi đáng kể tùy thuộc vào nhà tuyển dụng và mô tả công việc của bạn.
Trong các cơ sở chăm sóc sức khỏe lớn hơn, vai trò chuyên môn có thể đòi hỏi sự tham gia của bệnh nhân nhiều hơn hoặc ít hơn. Trong một môi trường thân mật hơn, bạn có thể đảm nhận các trách nhiệm đa dạng hơn, bao gồm cả sự tham gia của bệnh nhân nhiều hơn.
Các ví dụ bao gồm:
Lập kế hoạch
Quản trị viên văn phòng y tế quản lý lịch hàng ngày, lên lịch và lên lịch lại các cuộc hẹn dựa trên tình trạng sẵn có và tùy chọn của nhà cung cấp. Lập lịch trình hiệu quả cho phép phân bổ hợp lý các nguồn lực, chẳng hạn như phòng điều trị, thiết bị y tế và nhân viên hỗ trợ.
Các bác sĩ lâm sàng có thể tối đa hóa năng suất của họ trong khi giảm thiểu thời gian chờ đợi của bệnh nhân và ngăn ngừa tắc nghẽn, phòng chờ quá đông đúc và chăm sóc gấp rút. Các cuộc hẹn theo lịch trình cung cấp thời gian dành riêng cho các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe để tương tác với bệnh nhân và giải quyết mối quan tâm của họ, góp phần phát triển mối quan hệ trị liệu mạnh mẽ. Là một quản trị viên văn phòng y tế, bạn sẽ làm việc với bệnh nhân để lên kế hoạch thời gian thăm khám lý tưởng.
Tiếp nhận bệnh nhân
Quản trị văn phòng y tế là một vị trí đối mặt với khách hàng. Trong vai trò này, bạn sẽ là đầu mối liên lạc đầu tiên của bệnh nhân qua điện thoại và gặp trực tiếp. Phụ trách ấn tượng đầu tiên, bạn sẽ quản lý việc tiếp nhận bệnh nhân, tạo ra một bầu không khí an toàn và hiếu khách giúp bệnh nhân cảm thấy thoải mái và được chăm sóc. Một sự chào đón nồng nhiệt tạo tiền đề cho trải nghiệm bệnh nhân tích cực.
Thủ tục nhận phòng và trả phòng
Thủ tục check-in và check-out là nền tảng của hiệu quả hành chính trong môi trường chăm sóc sức khỏe. Quá trình này bao gồm một số bước để đảm bảo bệnh nhân được xác định chính xác và thông tin của họ được xác minh cho mục đích tài liệu và thanh toán.
Quản trị viên văn phòng y tế làm việc với bệnh nhân để xác nhận hoặc cập nhật dữ liệu nhân khẩu học trong khi xem xét các mẫu chấp thuận và cung cấp thông tin liên quan về nhu cầu thăm khám hoặc theo dõi của họ.
Xác minh bảo hiểm
Xác minh bảo hiểm liên quan đến việc xác nhận phạm vi bảo hiểm của bệnh nhân để đảm bảo thanh toán chính xác. Hoàn thành trước các cuộc hẹn theo lịch trình, nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý yêu cầu bồi thường và làm rõ trách nhiệm tài chính của bệnh nhân.
Bạn sẽ cộng tác với bệnh nhân và công ty bảo hiểm để xác định phạm vi bảo hiểm để các nhà cung cấp biết chính sách nào sẽ và sẽ không thanh toán. Điều này giúp hướng dẫn các quyết định điều trị và kháng cáo tiềm năng.
Thu hộ và xử lý thanh toán
Bệnh nhân thường nợ các khoản đồng thanh toán cho các dịch vụ y tế. Không giống như đồng bảo hiểm, đó là một số tiền cố định còn nợ bất kể hóa đơn cuối cùng. Quản trị viên văn phòng y tế thu thập các khoản đồng thanh toán và số dư khác trước hoặc sau khi thăm khám, xử lý tiền mặt, séc và chuyển tiền thẻ tín dụng. Bạn sẽ đăng thanh toán trên tài khoản của bệnh nhân, cung cấp biên lai và giải thích thông tin thanh toán khi cần.
Lập hóa đơn và mã hóa
Thanh toán y tế bắt đầu khi nhận phòng với việc tạo ra một siêu hóa đơn điện tử, một biểu mẫu kiểm tra toàn diện mô tả các dịch vụ được cung cấp trong chuyến thăm. Nó đóng vai trò là nguồn dữ liệu thanh toán chính cho bệnh nhân và nhà cung cấp, đảm bảo hoàn trả chính xác cho thời gian và vật tư cần thiết cho việc điều trị.
Quản trị viên văn phòng y tế bắt đầu quá trình trong hồ sơ sức khỏe điện tử của bệnh nhân. Bạn có thể được yêu cầu nhập mã thanh toán sơ bộ liên quan đến loại lượt truy cập được lên kế hoạch. Các chuyên gia thanh toán sau đó sẽ gửi biểu mẫu đã điền đầy đủ cho công ty bảo hiểm hoặc yêu cầu bạn cung cấp cho bệnh nhân một bản sao nếu việc gửi là trách nhiệm của họ. Độ chính xác là rất quan trọng.
Truyền thông
Điện thoại là cửa ngõ chăm sóc của bệnh nhân. Quản trị viên văn phòng y tế không trả lời các câu hỏi lâm sàng nhưng đóng một vai trò quan trọng trong việc hướng các câu hỏi đến các nhân viên thích hợp. Là người liên lạc, bạn sẽ tạo điều kiện giao tiếp giữa bệnh nhân và nhà cung cấp, đảm bảo sự chú ý kịp thời. Bạn cũng sẽ quản lý thư, email và fax đến và đi trong khi xử lý các câu hỏi về dịch vụ, giờ hành chính và giao thức lên lịch. Điều này bao gồm làm việc với bệnh nhân, nhà cung cấp và giới thiệu các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe.
Tài liệu là một khía cạnh quan trọng không kém của truyền thông chăm sóc sức khỏe. Các cuộc gọi điện thoại, email và fax từ bệnh nhân, công ty bảo hiểm và các nhà cung cấp liên quan phải được ghi lại trong biểu đồ của bệnh nhân. Một hồ sơ liên lạc liên tục thúc đẩy sự chăm sóc liên tục.
Lưu trữ hồ sơ
Quản trị viên văn phòng y tế tạo, cập nhật và duy trì hồ sơ y tế điện tử và giấy. Bạn sẽ chịu trách nhiệm giữ cho các tệp gọn gàng và có tổ chức. Nhiệm vụ có thể bao gồm chuẩn bị biểu đồ trước khi thăm khám, tải lên tài liệu điện tử và quét giấy tờ vào hồ sơ sức khỏe điện tử. Mục đích là để giữ cho dữ liệu hiện tại và dễ dàng truy cập.
Bảo mật dữ liệu là một phần lớn của vai trò. Các quy định về quyền riêng tư của bệnh nhân rất nghiêm ngặt, vì vậy bạn sẽ đảm bảo hồ sơ bệnh nhân được lưu trữ đúng cách và an toàn. Khi xử lý các yêu cầu cung cấp thông tin y tế, bạn sẽ xác minh danh tính của bệnh nhân và lấy mẫu thông tin. Và khi bệnh nhân thay đổi nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe, bạn sẽ phối hợp với bệnh nhân và các cơ sở chăm sóc sức khỏe khác để chuyển hồ sơ.
Phiên âm y tế
Phiên âm y tế là quá trình chuyển đổi thông tin y tế nói thành ghi chú bằng văn bản. Các chuyên gia chăm sóc sức khỏe thường ra lệnh cho các quan sát của họ để tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu. Quản trị viên văn phòng y tế có thể sao chép lịch sử bệnh nhân, kết quả khám, chẩn đoán và kế hoạch điều trị vào hồ sơ bệnh nhân bằng phần mềm phiên âm với thuật ngữ y tế và các tính năng hỗ trợ thông tin.
An toàn và tuân thủ quy định
Chăm sóc sức khỏe được quy định rất nhiều. Là một dịch vụ công cộng, các quy tắc được đưa ra để bảo vệ bệnh nhân, công chúng và nhân viên. Quản trị viên văn phòng y tế giúp quản lý các vấn đề tuân thủ quy định bằng cách thực hiện và giám sát việc tuân thủ các chiến lược tuân thủ.
An toàn, ví dụ, là tối quan trọng trong môi trường chăm sóc sức khỏe. Là một thành viên nhóm hành chính, bạn sẽ chủ động trong việc ngăn ngừa thương tích. Ví dụ: nếu bạn thấy sàn ướt, bạn sẽ cảnh báo các dịch vụ môi trường trong khi đặt biển báo "sàn ướt" cảnh báo bệnh nhân về nguy cơ. Mọi người sẽ an toàn hơn khi mọi người làm việc cùng nhau.
Việc tuân thủ các tiêu chí công nhận cũng rất cần thiết. Các cơ sở phải đáp ứng các tiêu chuẩn cụ thể để được chứng nhận hoặc tham gia vào một số chương trình bảo hiểm nhất định. Ví dụ, thúc đẩy quyền riêng tư của bệnh nhân là một cách mà các quản trị viên văn phòng y tế đóng góp vào nỗ lực của nhóm.
Quản lý thiết bị văn phòng và đặt hàng vật tư
Các văn phòng chăm sóc sức khỏe chạy trên các thiết bị điện tử và vật tư, từ máy tính đến kẹp giấy. Là một quản trị viên văn phòng y tế, bạn sẽ giữ cho tủ cung cấp được dự trữ, làm việc với các nhà cung cấp để đặt hàng trong khi giảm thiểu lãng phí. Và khi máy tính ngừng hoạt động, bạn sẽ sắp xếp để sửa chữa nhanh chóng.
Hợp tác chuyên nghiệp
Quản trị viên văn phòng y tế cộng tác thường xuyên với nhân viên lâm sàng để đảm bảo trải nghiệm bệnh nhân liền mạch. Điều này bao gồm làm việc với các bác sĩ, y tá, trợ lý y tế và các nhân viên lâm sàng khác để điều phối bệnh nhân đến và thông báo cho họ về các trường hợp khẩn cấp. Bạn cũng sẽ làm việc chặt chẽ với bộ phận thanh toán để thu thập thông tin cần thiết để hoàn tất yêu cầu bồi thường.
Tuy nhiên, ngoài giao tiếp hàng ngày, các quản trị viên văn phòng y tế đóng góp vào hiệu quả và sự phát triển của các cơ sở mà họ làm việc, mang lại ý tưởng để cải thiện.
Làm thế nào để bạn trở thành một quản trị viên văn phòng y tế?
Bạn không cần bằng cấp hoặc bằng tốt nghiệp để trở thành quản trị viên văn phòng y tế. Tuy nhiên, rất ít cá nhân có kinh nghiệm và kỹ năng cần thiết để giải quyết vai trò mà không có nó. Đối với các vị trí đầu vào, bằng tốt nghiệp đại học kỹ thuật là tiêu chuẩn vàng. Nhà tuyển dụng coi đó là bằng chứng cho thấy bạn có kỹ năng để thành công.
Các chương trình bao gồm các chủ đề từ thuật ngữ y tế đến hồ sơ sức khỏe điện tử. Học sinh học thực hành trong một bầu không khí hỗ trợ với các công cụ và thiết bị tương tự được sử dụng trong các văn phòng chăm sóc sức khỏe.
Tuy nhiên, ngoài các kỹ năng thực tế là các kỹ năng mềm mà sinh viên được học trong các chương trình cao đẳng kỹ thuật. Được định nghĩa là những phẩm chất dựa trên tính cách cho phép ai đó làm việc hiệu quả với những người khác, kỹ năng mềm rất quan trọng để làm việc với những bệnh nhân dễ bị tổn thương về thể chất và tinh thần.
Trong khi một số người được sinh ra với nhiều kỹ năng mềm, họ không phải là những đặc điểm cố định. Hầu hết có thể được học hỏi và trau dồi thông qua giáo dục và kinh nghiệm. Ví dụ, tham gia vào các hoạt động trong lớp học và các dự án nhóm giúp phát triển khả năng giao tiếp và giải quyết vấn đề của bạn. Bạn sẽ tốt nghiệp như một chuyên gia tự tin, tự tin vào kỹ năng thực tế và con người của bạn.
Kết luận:
Chăm sóc sức khỏe là một ngành lấy con người làm trung tâm. Dù vai trò của bạn là gì, mọi thứ bạn làm cuối cùng đều vì lợi ích của bệnh nhân. Nếu tài năng của bạn nằm trong lĩnh vực hậu cần hoặc khách sạn, nghề nghiệp trong quản trị văn phòng y tế có thể phù hợp hơn điều dưỡng hoặc các ngành nghề chăm sóc cá nhân khác. Bạn vẫn có thể phục vụ bệnh nhân và cộng đồng một cách tốt nhất cho bạn.
Bạn muốn tìm hiểu thêm?
Tất cả các cơ sở chăm sóc sức khỏe, từ bệnh viện và văn phòng bác sĩ đến trung tâm phục hồi chức năng, phòng khám và mọi thực hành y tế khác, đều dựa vào các chương trình Quản trị Văn phòng Y tế lành nghề. Chúng tôi sẽ đào tạo bạn về các thủ tục và quy trình hành chính y tế khác nhau.Thêm vào đó, bạn sẽ có được trải nghiệm thực tế thông qua chương trình thực tập tại trường học kéo dài 135 giờ tại một cơ sở chăm sóc sức khỏe. Bạn cũng sẽ tương tác với mọi người từ mọi tầng lớp xã hội, làm cho thói quen hàng ngày của bạn trở nên buồn tẻ.
Vì vậy, chúng ta hãy cùng nhau thực hiện bước đầu tiên! Liên hệ với chúng tôi ngay bây giờ để tìm hiểu thêm.
