Trong số hàng triệu nhân viên y tế ở Hoa Kỳ, chỉ một phần nhỏ là những người chăm sóc thực hành. Đối với mỗi bác sĩ, y tá và kỹ thuật viên chẩn đoán, một chuyên gia y tế đồng minh đang làm việc đằng sau hậu trường. Quản trị viên văn phòng y tế là một trong những điều cần thiết nhất. Họ giữ cho các văn phòng hoạt động trơn tru bằng cách quản lý một loạt các nhiệm vụ tài chính và lưu trữ hồ sơ trong các cơ sở y tế. Nếu bạn muốn có một sự nghiệp chăm sóc sức khỏe nhưng thích một vai trò chủ yếu là phi lâm sàng, chưa bao giờ là thời điểm tốt hơn để gia nhập hàng ngũ của họ.
Quản trị viên văn phòng y tế có quan trọng không?
Các chuyến thăm chăm sóc sức khỏe bắt đầu và kết thúc với một thành phần hành chính. Nhân viên văn phòng hợp tác với nhóm hỗ trợ để xử lý các nhiệm vụ phi lâm sàng để các chuyên gia được cấp phép có thể dành thời gian của họ để chỉ đạo chăm sóc bệnh nhân. Quản trị viên văn phòng y tế là chìa khóa để chăm sóc hiệu quả.
Tại sao quản trị viên văn phòng y tế lại quan trọng?
Chăm sóc sức khỏe là một khoa học, một nghệ thuật và một doanh nghiệp. Quản trị viên văn phòng y tế xử lý kết thúc kinh doanh bằng cách chỉ đạo quy trình làm việc từ nhận phòng đến thanh toán. Không có họ, chăm sóc sức khỏe sẽ đi vào bế tắc. Quản trị viên văn phòng y tế hỗ trợ bệnh nhân, nhà cung cấp và đồng nghiệp bằng cách:
Duy trì khu vực chờ an toàn và thoải mái
Làm cho bệnh nhân thoải mái là chìa khóa cho sự hài lòng của họ. Tuy nhiên, các cuộc khảo sát sau khi nhập viện cho thấy các chuyên gia y tế ít chú ý đến lòng hiếu khách hơn mức cần thiết.
Bệnh nhân ít tự tin hơn vào việc chăm sóc của họ khi trời lạnh và vô tư, vì vậy việc tạo ra một môi trường thân thiện và có sức chứa là rất quan trọng. Là một quản trị viên văn phòng y tế, lòng hiếu khách mà bạn mở rộng thay mặt cho nhóm lâm sàng khiến khách cảm thấy có giá trị.
Trả lời cuộc gọi điện thoại
Quản trị viên văn phòng y tế nhận các cuộc gọi điện thoại, trả lời các câu hỏi hoặc hướng các câu hỏi lâm sàng đến các nhà cung cấp thích hợp. Họ là những giọng nói thân thiện và hiểu biết mà bệnh nhân muốn nghe khi họ gọi cho các cơ sở chăm sóc sức khỏe.
Quản lý lịch trình
Lên lịch các cuộc hẹn trong một thực hành hàng ngàn bệnh nhân nói dễ hơn làm. Mục đích là để giữ cho các nhân viên lâm sàng bận rộn nhưng không bị choáng ngợp trong khi cung cấp dịch vụ chăm sóc chất lượng.
Bạn sẽ sắp xếp một lịch trình bận rộn và luôn thay đổi, quản lý hủy bỏ và cung cấp dịch vụ chăm sóc khẩn cấp. Bạn cũng sẽ thiết lập các cuộc hẹn cho các xét nghiệm chẩn đoán và thủ tục phẫu thuật tại các cơ sở bên ngoài thay mặt cho bệnh nhân.
Chào hỏi bệnh nhân
Cách bệnh nhân được chào đón tạo tiền đề cho chuyến thăm của họ. Một nụ cười tươi và một lời chào nồng nhiệt thiết lập một kết nối cá nhân và giúp xây dựng mối quan hệ. Bệnh nhân bị bệnh thường dễ bị tổn thương về mặt cảm xúc và bối rối về sự phức tạp của hệ thống chăm sóc sức khỏe. Quản trị viên văn phòng y tế đóng vai trò là người hướng dẫn, giúp họ điều hướng những trải nghiệm căng thẳng.
Cập nhật hồ sơ y tế
Xem xét chi tiết nhân khẩu học và bảo hiểm của bệnh nhân là một phần của quy trình đăng ký tại mỗi lần khám. Quản trị viên văn phòng y tế xác minh, nhập và bảo mật dữ liệu, cung cấp cho các nhà cung cấp thông tin chính xác nhất để đưa ra quyết định điều trị và hóa đơn cho các dịch vụ được cung cấp.
Lập hóa đơn và mã hóa
Quản trị viên văn phòng y tế tạo ra các siêu hóa đơn, các biểu mẫu chi tiết mô tả sự chăm sóc mà bệnh nhân nhận được. Bắt đầu khi nhận phòng, các bác sĩ lâm sàng kiểm tra các dịch vụ khi chúng được cung cấp. Làm việc với bộ phận thanh toán, bạn sẽ sử dụng thông tin để hoàn thành biểu mẫu yêu cầu bồi thường, theo dõi thanh toán và hỗ trợ lập hóa đơn.
Lưu trữ hồ sơ
Có 2.300 exabyte dữ liệu y tế được lưu trữ hàng năm, theo Health IT Today. Mỗi byte phải được lưu trữ cẩn thận và được bảo mật đúng cách. Quản trị viên văn phòng y tế thu thập, chỉnh sửa, nhập và lưu trữ dữ liệu để có thể truy cập và chia sẻ dữ liệu một cách hiệu quả. Bạn sẽ chịu trách nhiệm cho cả tệp giấy và hồ sơ sức khỏe điện tử (EHR).
Làm thế nào để bạn trở thành một quản trị viên văn phòng y tế?
Trở thành một quản trị viên văn phòng y tế dễ dàng như hoàn thành một chương trình học nghề. Bạn sẽ tốt nghiệp với các kỹ năng cần thiết cho một vị trí đầu vào trong bất kỳ môi trường chăm sóc sức khỏe nào.
Chương trình của Trường Cao đẳng Công nghệ Tương tác cung cấp 135 giờ kinh nghiệm thực tế trong một cơ sở chăm sóc sức khỏe, vì vậy bạn sẽ có cơ hội thực hành những gì bạn học được trong khi chuẩn bị cho chứng chỉ CMAA hoặc CEHRS. Mặc dù bạn không cần phải được chứng nhận để làm quản trị viên văn phòng y tế, nhưng đó là bước đệm để phát triển chuyên môn nhanh hơn.
Chỉ cần chọn con đường của bạn. Chứng nhận là Trợ lý Hành chính Y tế được Chứng nhận (CMAA) là lý tưởng cho tất cả các ngành nghề muốn trở thành một nhà tổng quát. Trở thành Chuyên gia Hồ sơ Y tế Điện tử được Chứng nhận (CEHRS) là hoàn hảo cho sinh viên tốt nghiệp theo định hướng dữ liệu, những người muốn làm việc trong tin học y tế hoặc bộ phận hồ sơ y tế.
Hoặc để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, hãy tìm kiếm cả hai. Giảng viên trường dạy nghề chuẩn bị cho bạn cho các kỳ thi. Danh tiếng của họ được xây dựng dựa trên thành công của bạn, vì vậy họ coi trọng giáo dục của bạn.
Bạn học được gì trong một chương trình quản trị văn phòng y tế?
Các chương trình quản lý y tế dạy các thực hành hành chính phổ biến được sử dụng trong các cơ sở chăm sóc sức khỏe ngày nay. Hướng đến người mới bắt đầu, chương trình giảng dạy bao gồm những điều sau đây:
Lên lịch cuộc hẹn
Các chương trình quản trị văn phòng y tế dạy cho sinh viên các nguyên tắc lập lịch trình hiệu quả và cách sử dụng phần mềm lập lịch trình trên máy vi tính. Bạn sẽ học cách đặt lịch hẹn trong cơ sở của mình và cách lên lịch giới thiệu, thủ tục phẫu thuật, nhập viện và xét nghiệm chẩn đoán với các nhà cung cấp bên ngoài.
Các chủ đề khác bao gồm các câu hỏi đạo đức vốn có của lịch trình, chẳng hạn như ai xứng đáng được chăm sóc ưu tiên và cách xử lý các trường hợp khẩn cấp trong phòng chờ. Bạn sẽ học cách theo dõi mọi người về các dấu hiệu đau khổ, những gì cấu thành trường hợp khẩn cấp và khi nào cần tìm kiếm sự chăm sóc y tế ngay lập tức. Bạn không bao giờ biết khi nào ai đó trong phòng chờ có tình trạng y tế đe dọa tính mạng.
Chào hỏi bệnh nhân
Cơ sở y tế khác với các doanh nghiệp trung bình. Ấn tượng đầu tiên quan trọng hơn vì tính chất sống hay chết của chăm sóc sức khỏe. Các chương trình đào tạo dạy bạn tiếp cận bệnh nhân thành công thông qua các kỹ thuật giao tiếp đã được chứng minh. Bạn sẽ học cách quản lý quy trình làm việc bằng cách xử lý các cuộc gặp gỡ một cách hiệu quả. Lịch trình và sự thành công của thực hành phụ thuộc vào cách bạn di chuyển bệnh nhân qua hàng đợi.
Thanh toán và mã hóa y tế
Hầu hết các hóa đơn y tế trên toàn quốc đều được bảo hiểm chi trả. Quá trình này không phức tạp, nhưng nó rất khó khăn. Các công ty muốn có lượng dữ liệu khổng lồ để đưa ra quyết định bảo hiểm. Mã hóa hợp lý hóa quy trình bằng cách gán mã chữ và số cho các triệu chứng, chẩn đoán, thiết bị y tế và quy trình phẫu thuật.
Bạn sẽ tìm hiểu về ba hệ thống mã hóa sau:
ICD-10 - Phân loại thống kê quốc tế về bệnh, ấn bản thứ 10, là hệ thống mã hóa lâu đời nhất thế giới. Được phát triển ở Anh thế kỷ 18, nó được sử dụng từ năm 1977 để phân loại các triệu chứng, bệnh tật và thương tích. Các mã chữ và số được sử dụng để thanh toán và giám sát sức khỏe cộng đồng. Các bác sĩ nhập mã ICD vào siêu hóa đơn mà quản trị viên văn phòng y tế tạo ra.
CPT - Mã thuật ngữ thủ tục phổ biến, là một hệ thống số gồm năm chữ số được gán cho các thủ tục phẫu thuật và chẩn đoán. Được tạo ra bởi Hiệp hội Y khoa Hoa Kỳ, chúng được sử dụng để thanh toán và đánh giá kết quả điều trị.
HCPCS - Hệ thống mã hóa thủ tục chung chăm sóc sức khỏe, được thiết kế dành riêng cho Trung tâm Medicare và Medicaid (CMS). Cấp I là mã CPT. Cấp II đề cập đến 17 loại thiết bị y tế và dịch vụ phụ trợ, chẳng hạn như gây mê, vận chuyển xe cứu thương hoặc liệu pháp truyền dịch.
HIPAA, OSHA và JCAHO
Chăm sóc sức khỏe được quy định để bảo vệ công chúng. Quản trị viên văn phòng y tế phải quen thuộc với luật pháp và các cơ quan quản lý ngành: HIPAA, OSHA và JCAHO.
HIPAA là viết tắt của Đạo luật về trách nhiệm giải trình và cung cấp thông tin bảo hiểm y tế. Một luật liên bang từ năm 1996, HIPPA điều chỉnh cách thông tin y tế cá nhân được chia sẻ, lưu trữ và bảo mật. Tuân thủ là một vấn đề nghiêm trọng đối với các cơ sở chăm sóc sức khỏe. Vi phạm có thể bị phạt nặng. Các quy tắc HIPAA là một trong những lý do mà rất ít nhà tuyển dụng cung cấp đào tạo tại chỗ cho nhân viên hành chính. Sẽ an toàn hơn khi thuê sinh viên tốt nghiệp trường nghề với các kỹ năng đã được chứng minh.
OSHA, Cơ quan Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp, giám sát an toàn tại nơi làm việc. Họ có sự hiện diện đáng kể trong các cơ sở chăm sóc sức khỏe vì rủi ro nghề nghiệp trên mức trung bình. Quản trị viên văn phòng y tế không có vai trò lâm sàng, nhưng họ vẫn có thể tiếp xúc với các mối nguy hiểm về điện, sinh học và phóng xạ.
JCAHO, Ủy ban hỗn hợp về công nhận các tổ chức chăm sóc sức khỏe. Được thành lập vào năm 1910, họ phát triển và thực thi các tiêu chuẩn chất lượng trên tất cả các cơ sở chăm sóc sức khỏe được công nhận.
Cho dù bạn làm việc trong bệnh viện, phòng khám, trung tâm phục hồi chức năng hay hành nghề tư nhân, phần lớn những gì bạn sẽ làm với tư cách là quản trị viên văn phòng y tế phản ánh công việc của JCAHO. Ví dụ, khi bạn gửi thiết bị y tế để hiệu chuẩn, bạn đang giúp JCAHO làm cho việc chăm sóc sức khỏe an toàn hơn.
Quan hệ khách hàng
Quản trị viên văn phòng y tế là các chuyên gia hỗ trợ khách hàng tuyến đầu. Họ tương tác với bệnh nhân từ mọi nền văn hóa và kinh tế xã hội. Nhân viên y tế được yêu cầu gạt sang một bên quan điểm cá nhân của họ để ủng hộ cách tiếp cận lấy bệnh nhân làm trung tâm. Không phải lúc nào cũng dễ dàng, nhưng một chương trình học nghề sẽ cung cấp cho bạn các công cụ cần thiết để làm việc với bệnh nhân một cách tự tin.
Các chủ đề bao gồm cách đối phó với bệnh nhân tức giận hoặc cảm xúc trực tiếp hoặc qua điện thoại. Bạn sẽ tìm hiểu về giải quyết xung đột và cách xoa dịu các cuộc đối đầu thông qua các kỹ thuật giảm leo thang.
Bạn cũng sẽ tìm hiểu về lòng hiếu khách và cách tạo ra một khu vực chờ đợi chào đón và thoải mái góp phần vào sự hài lòng của bệnh nhân. Nếu bạn không thể làm cho quá trình nhanh hơn, làm cho nó dễ chịu hơn sẽ giúp bệnh nhân cảm thấy thư giãn.
Kết luận:
Quản trị viên văn phòng y tế không có công việc hào nhoáng, nhưng họ có sự nghiệp cần thiết và bổ ích. Khi ngành chăm sóc sức khỏe phát triển, cơ hội của bạn cũng vậy. Tìm hiểu thêm về Trường Cao đẳng Công nghệ Tương tác và cách chúng tôi có thể giúp bạn trở thành quản trị viên văn phòng y tế ngay hôm nay.
Bạn muốn tìm hiểu thêm?
Tất cả các cơ sở chăm sóc sức khỏe, từ bệnh viện và văn phòng bác sĩ, đến các trung tâm phục hồi chức năng, phòng khám và mọi loại thực hành y tế khác, đều dựa vào chương trình Quản trị Văn phòng Y tế lành nghề để hoạt động. Chúng tôi sẽ đào tạo bạn về một loạt các thực hành và quy trình hành chính y tế. Thêm vào đó, bạn sẽ có được trải nghiệm thực tế thông qua chương trình thực tập tại trường học kéo dài 135 giờ trong một cơ sở chăm sóc sức khỏe thực tế. Bạn cũng sẽ tương tác với mọi người từ mọi tầng lớp xã hội, làm cho thói quen hàng ngày của bạn trở nên buồn tẻ.
Vì vậy, chúng ta hãy cùng nhau thực hiện bước đầu tiên! Liên hệ với chúng tôi ngay bây giờ để tìm hiểu thêm.
