Về cơ bản, chức năng của kế toán là theo dõi chính xác tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp. Tuy nhiên, có nhiều thứ cho một công việc kế toán hơn là chỉ xem tiền đến và đi. Nếu bạn đang cân nhắc ứng tuyển vào vị trí kế toán viên hoặc nhân viên kế toán, thì có một số điều bạn nên biết.
Công việc liên quan đến những gì? Chức năng cơ bản của kế toán là gì? Có nhiều loại kế toán khác nhau không? Tôi có thể đi đâu để được tư vấn và bằng cấp?
Là một kế toán viên hoặc nhân viên kế toán, bạn sẽ thu thập và báo cáo về thông tin tài chính liên quan đến dòng tiền, hiệu suất và tình hình tài chính tổng thể của một doanh nghiệp. Thông tin bạn cung cấp là điều cần thiết trong việc giúp đưa ra quyết định về cách tốt nhất để quản lý công ty. Tất cả thông tin này được thu thập từ các hoạt động kinh doanh tiêu chuẩn như hóa đơn cho khách hàng, hóa đơn từ nhà cung cấp và nhà cung cấp và các giao dịch nội bộ khác được gọi là mục nhật ký. Các giao dịch này sau đó được ghi lại trong hệ thống kế toán của công ty.
Chức năng cơ bản của kế toán là gì?
Một số chức năng cơ bản là trách nhiệm của bộ phận kế toán:
Các khoản phải thu (A / R) — Đây là thuật ngữ để theo dõi các khoản thanh toán của khách hàng đối với hàng hóa hoặc dịch vụ. Đồng thời tạo và theo dõi hóa đơn của khách hàng và đảm bảo thanh toán được thực hiện khi đến hạn.
Tài khoản phải trả (A / P) — Như với A / R, A / P có nghĩa là lưu giữ hồ sơ về tất cả hàng hóa và dịch vụ mà công ty đã mua và đảm bảo thanh toán được thực hiện đúng hạn. Điều này đặc biệt quan trọng nếu các nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp giảm giá để thanh toán sớm.
Quản lý hàng tồn kho - Vị trí này theo dõi tất cả hàng hóa được mua và lưu trữ để bán lại, đảm bảo rằng một hệ thống được áp dụng để tối đa hóa lợi nhuận. Ví dụ, một hệ thống quản lý hàng tồn kho còn được gọi là FIFO; F irst In First Out. Điều này đảm bảo rằng hàng tồn kho không ở trên kệ và bị lãng quên vì một sản phẩm mới đã đến.
Tính toán giờ làm việc, tiền lương, tiền thưởng, phúc lợi và hoa hồng của nhân viên một cách chính xác cộng với việc theo dõi thời gian nghỉ cả được trả lương và không được trả lương là một vai trò cực kỳ quan trọng trong bất kỳ công ty nào. Bạn cũng có trách nhiệm trả thuế biên chế cho chính phủ. Các loại thuế này bao gồm FICA (thuế an sinh xã hội và Medicare), thất nghiệp, bồi thường cho người lao động và thuế khấu lưu của liên bang và tiểu bang.
Lập ngân sách — Bộ phận lập ngân sách thiết lập ngân sách hàng năm cho thu nhập và chi phí và theo dõi các chi phí để đảm bảo rằng chi tiêu nằm trong ngân sách của công ty. Khi tạo ngân sách, nó nên sử dụng cả cơ sở tiền mặt và cơ sở tích lũy. Kế toán dồn tích là nơi thu nhập hoặc chi tiêu được ghi lại khi giao dịch xảy ra, chứ không phải khi thực hiện hoặc nhận thanh toán. Một ngân sách hoàn toàn dựa trên cơ sở dồn tích sẽ không đưa ra một bức tranh chính xác về dòng tiền. Tương tự, ngân sách cơ sở tiền mặt có thể không hiển thị thông tin chính xác về hiệu quả kinh doanh. Kết hợp hai phương pháp mang lại cho bạn những điều tốt nhất của cả hai thế giới, dẫn đến ngân sách chính xác hơn.
Báo cáo tài chính – Một trong những chức năng quan trọng của bộ phận kế toán là sản xuất và cung cấp báo cáo tài chính chính xác để hỗ trợ dự báo hàng tháng và báo cáo cuối năm. Do đó, tất cả các thông tin và giao dịch tài chính của doanh nghiệp được ghi lại trong suốt cả năm để có thể tạo ra các báo cáo và báo cáo tài chính chính xác.
Báo cáo quản lý — Tùy thuộc vào cấu trúc của công ty, báo cáo quản lý có thể được tạo ra hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Các báo cáo này có thể đơn giản như báo cáo dự báo dòng tiền hàng tháng hoặc phức tạp như báo cáo lãi lỗ đầy đủ, chi tiết, hiển thị số liệu hàng tháng, số liệu ngân sách và bất kỳ phương sai nào từ ngân sách đến thực tế. Các báo cáo như thế này thường được tạo bằng bảng tính, tận dụng nhiều chức năng tài chính được tích hợp trong bảng tính.
Tuân thủ pháp luật — Bộ phận kế toán của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải có khả năng chứng minh rằng doanh nghiệp tuân theo các quy tắc, quy trình và chính sách phức tạp điều chỉnh các doanh nghiệp trong một khu vực cụ thể. Nó không đủ để biết và hiểu các quy tắc áp dụng cho doanh nghiệp, nó phải cho thấy rằng doanh nghiệp luôn tuân thủ. Quá trình này bao gồm, nhưng không giới hạn, giữ bản sao của tất cả các séc, hóa đơn, hóa đơn và hồ sơ bảng lương và làm cho chúng có thể truy cập được để cho thấy rằng đúng người có trách nhiệm giữ cho doanh nghiệp tuân thủ.
Kiểm soát tài chính - Đây là một chức năng quan trọng không kém của bộ phận kế toán. Mỗi doanh nghiệp cần một số cách để kiểm tra và quản lý tài chính của mình. Điều này thường được thực hiện bằng cách sử dụng ba báo cáo tài chính chính, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo thu nhập (còn được gọi là báo cáo lãi lỗ hoặc P &L) và bảng cân đối kế toán. Bằng cách nghiên cứu thông tin có trong ba báo cáo này, chủ doanh nghiệp có thể xác định cách thức hoạt động của doanh nghiệp và xác định nơi có thể xảy ra thay đổi.
Lưu trữ hồ sơ — Một yếu tố quan trọng trong hoạt động trơn tru của bất kỳ doanh nghiệp nào là lưu trữ hồ sơ tốt. Có thể đặt tay vào một hóa đơn đang tranh chấp cùng với một bản sao của séc bị hủy chứng minh rằng khoản nợ đã được thanh toán. Không chỉ giữ hồ sơ tốt là một lợi thế cho doanh nghiệp, mà theo IRS, có những quy tắc cơ bản về thời gian một số tài liệu nhất định phải được lưu giữ và có thể truy cập được cho mục đích thuế. Ví dụ: Tài khoản phải trả và giấy tờ phải thu nên được giữ lại trong bảy năm. Sao kê ngân hàng, séc bị hủy và bất kỳ hồ sơ thanh toán điện tử nào cũng là bảy năm, nhưng đối chiếu ngân hàng chỉ cần được lưu giữ trong hai năm. Trong thực tế, một sự đối chiếu ngân hàng thường được giữ với bảng sao kê ngân hàng, vì vậy chúng sẽ duy trì trong cùng bảy năm.
Các loại kế toán khác nhau là gì?
Nếu bạn đang cân nhắc làm việc trong lĩnh vực kế toán, thì bạn nên biết những loại kế toán khác nhau có sẵn. Dưới đây là các loại công việc kế toán phổ biến nhất để bạn xem xét:
• Kế toán tài chính
• Kế toán quản trị
• Kế toán chi phí
• Kế toán thuế
Kế toán tài chính
Bất cứ ai làm việc trong kế toán tài chính đều có trách nhiệm theo dõi, ghi lại và báo cáo tất cả các giao dịch tài chính bằng cách tạo ra các báo cáo tài chính tiêu chuẩn. Điều này được thực hiện bằng cách tuân thủ các quy tắc GAAP (Nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung).
Kế toán tài chính cung cấp một cái nhìn chính xác về cách công ty đã thực hiện trong một khoảng thời gian cụ thể và không dự đoán hiệu suất trong tương lai như kế toán quản trị. Có hai loại kế toán tài chính, tiền mặt và dồn tích, và cả hai đều sử dụng kế toán kép khi ghi lại các giao dịch. Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ sử dụng kế toán tiền mặt, nhưng các công ty lớn hơn, bao gồm cả các công ty giao dịch công khai, phải sử dụng phương pháp tích lũy.
Kế toán quản trị
Thông tin được tạo ra bởi kế toán quản trị chỉ được sử dụng bởi các cán bộ của công ty, không giống như các báo cáo kế toán tài chính được cung cấp cho các cổ đông và nhà đầu tư. Tài khoản quản lý kết hợp dữ liệu lịch sử với kết quả dự đoán để cung cấp cho ban quản lý các công cụ họ cần để dự báo kết quả dựa trên hiệu suất cho đến nay.
Kế toán chi phí
Kế toán chi phí là một nhánh của kế toán chỉ liên quan đến chi phí kinh doanh. Hình thức kế toán này thường được sử dụng trong ngành sản xuất, mặc dù một doanh nghiệp dịch vụ cũng có thể được hưởng lợi từ hình thức kế toán này.
Kế toán chi phí xem xét các chi phí phát sinh của doanh nghiệp, cả cố định và biến đổi. Ví dụ như nguyên liệu thô, chi phí lao động, chi phí sản xuất, chi phí chung và bảo trì, cung cấp cho ban quản lý thông tin quan trọng như "điểm hòa vốn"
Kế toán kiểm toán
Một số doanh nghiệp và công ty yêu cầu kiểm toán mỗi năm phải tuân thủ, đặc biệt nếu họ giao dịch với các lĩnh vực của Chính phủ như HUD hoặc USDA. Kiểm toán viên sẽ kiểm tra tất cả các hồ sơ tài chính được lưu giữ bởi bộ phận kế toán để đảm bảo chúng được báo cáo chính xác.
Không giống như kế toán hoặc nhân viên kế toán, kiểm toán viên không liên kết hoặc tham gia vào doanh nghiệp được kiểm toán. Hai hình thức kiểm toán phổ biến nhất là:
Kiểm toán tuân thủ kiểm tra các thủ tục và chính sách có hiệu lực của công ty hoặc doanh nghiệp để đảm bảo rằng nó hiện đang tuân thủ các tiêu chuẩn quy định hoặc nội bộ. Kết quả của một cuộc kiểm toán như vậy có thể được báo cáo cho các đơn vị bên ngoài nếu có.
Kiểm toán tài chính chỉ phân tích báo cáo tài chính của công ty cho chính xác. Khi hoàn thành, kết quả thường chỉ được báo cáo cho các cán bộ hoặc chủ sở hữu của công ty chứ không phải cho bất kỳ ai bên ngoài doanh nghiệp.
Kế toán thuế
Kế toán thuế được kiểm soát bởi Bộ luật Doanh thu Nội bộ (IRC) và do đó đảm bảo rằng các doanh nghiệp, người nộp thuế cá nhân và tổ chức phi lợi nhuận tuân theo các quy tắc thuế hiện hành. Một kế toán thuế sẽ làm việc cho những khách hàng này đảm bảo tờ khai thuế của họ là chính xác.
Kế toán thuế phải quen thuộc với luật thuế luôn thay đổi để họ có thể tính toán bất kỳ khoản thuế thu nhập nào đến hạn, giảm bất kỳ khoản nợ thuế nào và hoàn thành và nộp tờ khai thuế chính xác và đúng hạn.
Bạn muốn tìm hiểu thêm?
Sẵn sàng bắt đầu làm việc ở vị trí đầu vào là nhân viên kế toán hoặc chuyên gia kế toán? Tại ICT , chương trình Ứng dụng Kinh doanh Chuyên nghiệp & Kế toán của chúng tôi sẽ dạy bạn những kiến thức cơ bản về các khoản phải trả/phải thu, bảng lương, sổ cái chung, báo cáo/nhập dữ liệu và tự động hóa văn phòng. Bạn sẽ được chuẩn bị để hỗ trợ bất kỳ tổ chức nào có quy mô và tạo ra sự khác biệt trong bộ phận kế toán của mình.
Hãy cùng nhau thực hiện bước đầu tiên! Liên hệ với chúng tôi ngay bây giờ để tìm hiểu thêm.
