Người giữ sổ sách làm gì

Bạn có quan tâm đến việc trở thành một nhân viên kế toán nhưng không chắc chắn những gì họ làm? Một nhân viên kế toán giúp đảm bảo rằng các hoạt động của công ty được nắm bắt và báo cáo chính xác trong hồ sơ tài chính của nó. Đối với một công ty nhỏ, có thể có một người chịu trách nhiệm cho việc này. Trong một công ty lớn hơn, có thể có hàng chục nhân viên kế toán, mỗi người chịu trách nhiệm cho một phần nhỏ của hồ sơ tài chính. Một nhân viên kế toán có thể có các tên khác nhau bao gồm nhân viên kế toán, trợ lý kế toán và kế toán cơ sở.

Các đặc điểm của một nhân viên kế toán là gì?

Một người đang tìm kiếm một vị trí kế toán thích làm việc với các con số. Nhiều người học cả toán và kinh doanh ở trường. Một nhân viên kế toán thành công cũng hiểu tầm quan trọng của việc hợp tác và làm việc với những người khác trong bộ phận kế toán. Ngoài việc làm việc với các nhân viên kế toán khác trong bộ phận của họ, một người nào đó trong kế toán, các khoản phải thu hoặc thanh toán có thể cần giao tiếp với nhân viên ở nhiều cấp độ khác nhau và ở nhiều bộ phận khác nhau trong toàn tổ chức. Kế toán cấp cao hơn có thể yêu cầu nhân viên kế toán cung cấp hỗ trợ theo yêu cầu của kiểm toán viên độc lập. Ngoài ra, các nhà quản lý trong công ty có thể chuyển sang một nhân viên kế toán để có thêm thông tin về những gì có trong báo cáo tài chính hoặc báo cáo quản lý.

Nhân viên kế toán cũng tương tác với những người bên ngoài công ty của họ. Chúng bao gồm các nhà cung cấp và khách hàng, để đặt tên cho một vài. Như bạn có thể thấy, không chỉ những con số quan trọng đối với mọi công việc kế toán, mà giao tiếp thành công với người khác cũng là chìa khóa thành công.

Làm thế nào để bạn trở thành một nhân viên kế toán?

Chứng chỉ hoặc bằng cao đẳng từ một trường dạy nghề có thể giúp bạn có được công việc đầu tiên và đóng góp vào sự nghiệp thành công của bạn với tư cách là một nhân viên kế toán. Bằng cách đạt được thông tin đăng nhập, bạn đã thể hiện các kỹ năng và tính cách hỗ trợ tích cực cho một tổ chức trong khả năng kế toán. Bằng cách hoàn thành thành công chương trình đào tạo kế toán, bạn đã thể hiện khả năng làm việc với các con số, sự chú ý đến từng chi tiết rất quan trọng trong tất cả các công việc tài chính và khả năng tương tác tốt với người khác.

Tại sao trở thành nhân viên kế toán?

Một trong những khía cạnh tích cực của việc trở thành nhân viên kế toán là họ làm việc trên tất cả các ngành và vị trí địa lý. Cho dù một tổ chức lớn hay nhỏ, vì lợi nhuận hay không, nó có nhu cầu nắm bắt, củng cố và báo cáo thông tin tài chính một cách chính xác và kịp thời.

Nhân viên kế toán làm gì?

Có nhiều loại công việc khác nhau có sẵn cho một nhân viên kế toán. Một trường dạy nghề với một bộ phận kế toán sẽ đào tạo bạn với kiến thức kỹ thuật bạn cần để làm bất kỳ công việc nào trong số này. Nó cũng sẽ cung cấp cho bạn một sự hiểu biết về các hoạt động khác nhau, vì vậy bạn sẽ biết vai trò công việc nào là quan tâm nhất đối với bạn.

Công việc #1: Tài khoản phải trả

Một nhân viên kế toán phải trả có trách nhiệm thanh toán các hóa đơn trong một công ty. Thông thường, trước khi nhà cung cấp nhận được thanh toán, một số bước kiểm soát được thực hiện. Nhân viên kế toán đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các biện pháp kiểm soát được đáp ứng và tài sản của công ty được bảo vệ. Nếu có đơn đặt hàng được phát hành, hóa đơn từ nhà cung cấp phải khớp với đơn đặt hàng.

Để xử lý hóa đơn thanh toán, mã hóa tài khoản sổ cái tổng hợp chính xác phải khớp với hóa đơn để chi tiêu sẽ được đưa chính xác vào hồ sơ kế toán. Theo định kỳ, theo lịch trình của công ty, nhân viên kế toán sẽ thực hiện kiểm tra để tạo ra các khoản thanh toán sẽ được gửi qua đường bưu điện hoặc gửi điện tử cho các nhà cung cấp. Nếu một nhà cung cấp đang mong đợi một khoản thanh toán bị trễ, một nhân viên tài khoản phải trả thường là người liên hệ sẽ làm việc với nhà cung cấp để giải quyết vấn đề.

Công việc #2: Các khoản phải thu

Ngoài việc mua vật tư từ các nhà cung cấp, một công ty có thể lập hóa đơn cho khách hàng của mình cho hàng hóa hoặc dịch vụ mà nó đã bán. Khi một nhân viên phải thu tạo hóa đơn, một khoản phải thu được đặt cho thấy rằng công ty đến hạn nhận tiền từ khách hàng. Hóa đơn cũng phải được thông báo cho khách hàng để khách hàng biết phải trả bao nhiêu. Nhân viên kế toán các khoản phải thu có thể xuất hóa đơn hoặc áp dụng thanh toán. Họ sẽ nhận được khoản thanh toán từ khách hàng khớp với hóa đơn đang mở mà khách hàng đang thanh toán. Nếu khách hàng chậm thanh toán, nhân viên kế toán các khoản phải thu có thể phải liên hệ với khách hàng và tìm hiểu khi nào thanh toán sẽ được thực hiện.

Công việc #3: Biên chế

Một vị trí hấp dẫn khác đối với nhân viên kế toán là làm việc trong bộ phận biên chế. Đó là trách nhiệm của thư ký biên chế, làm việc với Phòng Nhân sự, để thiết lập nhân viên mới trong hệ thống biên chế. Khi một nhân viên được tăng lương, thư ký biên chế phải thực hiện thay đổi hồ sơ bảng lương. Bảng lương phải được thiết lập chính xác để nhân viên nhận được các khoản thanh toán chính xác và đúng hạn. Điều này sẽ đảm bảo rằng việc thanh toán cho nhân viên ở mức phù hợp, tất cả các khoản khấu trừ thuế và lợi ích đều chính xác và tiền lương ròng định kỳ của họ là chính xác.

Công việc #4: Tài sản cố định

Một doanh nghiệp có thể bỏ tiền vào tài sản có lợi cho công ty trong hơn một năm. Chúng được gọi là tài sản cố định hoặc tài sản, nhà máy và thiết bị. Một doanh nghiệp lớn hơn sẽ có một nhân viên kế toán dành riêng cho các khoản đầu tư có giá trị này để đảm bảo rằng chúng được theo dõi và chi phí chính xác.

Công việc #5: Sổ cái chung

Bất kể lĩnh vực kinh doanh nào mà nhân viên kế toán hỗ trợ, tất cả công việc của họ được thiết kế để cung cấp cho sổ cái chung. Đây là một tập hợp của tất cả các hoạt động mà doanh nghiệp thực hiện. Nhóm kế toán sổ cái tổng hợp bao gồm doanh thu, chi phí, tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Hầu như tất cả các doanh nghiệp trên cả nước đều có sổ sách kế toán được cấu trúc theo các tài khoản rộng này. Điều này tạo điều kiện so sánh một doanh nghiệp theo thời gian, so sánh một doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác và báo cáo tài chính mà các bên thứ ba có thể hiểu được, như ngân hàng và cơ quan thuế.

Bạn học được gì trong một chương trình kế toán?

Chương trình văn bằng kế toán và ứng dụng kinh doanh chuyên nghiệp sẽ chuẩn bị cho bạn nhiều vai trò chịu trách nhiệm về kế toán tại một doanh nghiệp. Sau đây là một số chủ đề bạn sẽ tìm hiểu trong chương trình dạy nghề này:

Nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung

Ngoài cấu trúc tài khoản tiêu chuẩn, các doanh nghiệp tuân thủ các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP). Đây là những quy tắc và hướng dẫn đã được đưa ra bởi các hội đồng quản lý kế toán hoặc chỉ được chấp nhận và hiểu rộng rãi theo thời gian. Mọi người làm việc trong vai trò kế toán đều có trách nhiệm đảm bảo rằng GAAP được tuân thủ khi ghi lại và báo cáo mọi thứ về công ty.

Đối chiếu kế toán

Đối chiếu hàng tháng là một trong những kiểm soát tài chính quan trọng nhất đối với một công ty. Một loại đối chiếu là xác định và giải thích sự khác biệt giữa mỗi số dư sổ cái con và số dư tài khoản trong sổ cái chung. Một loại đối chiếu khác là so sánh báo cáo ngân hàng với số tiền mặt trong sổ cái chung. Nhân viên kế toán có thể được chỉ định để thực hiện việc đối chiếu hoặc đóng vai trò hỗ trợ bằng cách nghiên cứu các mục gây ra sự khác biệt và xác định những hành động nào nên được thực hiện. Đối chiếu tài khoản và sao kê ngân hàng chỉ là hai trong số nhiều hoạt động đóng cửa hàng tháng, quý và cuối năm mà một trợ lý kế toán có thể chịu trách nhiệm.

Phần mềm kế toán

May mắn thay, mọi doanh nghiệp không phải viết mã và thiết lập phần mềm kế toán của riêng họ. Nhiều công ty lớn phát triển hệ thống kế toán độc quyền của riêng họ dành riêng cho ngành của họ. Các công ty lớn khác chọn sử dụng một hệ thống phần mềm. Tuy nhiên, các công ty vừa và nhỏ có một lựa chọn phần mềm kế toán được tiêu chuẩn hóa mà họ có thể sử dụng. Hai trong số các thương hiệu phổ biến nhất là QuickBooks và Sage. Mặc dù hầu hết các nhân viên kế toán đều thấy phần mềm dễ hiểu, nhưng nhân viên kế toán càng được đào tạo và có nhiều kinh nghiệm với một phần mềm cụ thể, họ càng có thể đóng góp nhiều giá trị cho vị trí của mình.

Nhập dữ liệu so với tự động hóa

Đối với một số người, ý tưởng về một nhân viên kế toán có thể gợi nhớ đến hình ảnh của một người có tấm che mặt màu xanh lá cây ghi lại các con số vào một cuốn sách lớn. Ba mươi năm trước, sổ sách kế toán trông giống như một số lượng lớn nhân viên, mỗi người ngồi trước màn hình nhập số và dữ liệu từ các mảnh giấy. Ngày nay, nhiều hồ sơ kế toán được truyền từ máy chủ này sang máy chủ khác và từ tệp này sang tệp khác. Một điểm vào duy nhất có thể cung cấp một giao dịch kế toán cho mọi hệ thống con, sổ cái, báo cáo và báo cáo tài chính nơi cần thiết. Việc thu thập dữ liệu một lần này đã làm cho việc ghi sổ kế toán hiệu quả và chính xác hơn. Nó cũng đã tạo ra một yêu cầu rằng các nhân viên kế toán phải hiểu biết về kỹ thuật hơn so với những năm trước.

Chứng nhận Microsoft Office

Microsoft Office là một bộ ứng dụng năng suất và đã trở thành một ứng dụng kinh doanh tiêu chuẩn. Nó giúp hợp lý hóa việc tạo, xử lý và lưu trữ tài liệu cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Ứng dụng Microsoft Excel là một công cụ rất hữu ích cho nhiều kế toán viên và nhân viên kế toán. Một nhân viên kế toán đã phát triển các kỹ năng kế toán và được đào tạo chứng chỉ Microsoft Office sẽ có thể chứng minh rằng họ có thể hoàn thành công việc kế toán một cách chính xác và hiệu quả.

Kết luận:

Một vị trí kế toán là một nơi khởi đầu tốt cho sự nghiệp tài chính. Có một số hướng mà một nhân viên kế toán có thể di chuyển để thăng tiến sự nghiệp của họ. Một nhân viên kế toán chuyên nghiệp, có kinh nghiệm có thể được thăng chức lên vị trí giám sát viên hoặc quản lý với tư cách là trưởng nhóm làm việc hiện tại của họ. Họ có thể mở rộng kinh nghiệm làm việc của họ và di chuyển ngang hoặc thăng chức lên một nhóm làm việc khác. Họ có thể chuyển sang vai trò phi tài chính trong công ty, chẳng hạn như pháp lý, hoạt động hoặc nguồn nhân lực. Về mặt địa lý, nhu cầu về nhân viên kế toán tồn tại trên khắp đất nước. Cơ hội tăng trưởng và phát triển này giữ cho sổ sách kế toán trong một ánh sáng tích cực cho những người muốn có một sự nghiệp ổn định.

Bạn muốn tìm hiểu thêm?

Sẵn sàng bắt đầu làm việc ở vị trí đầu vào là nhân viên kế toán? Tại ICT , chương trình Kế toán & Ứng dụng Kinh doanh Chuyên nghiệp của chúng tôi sẽ dạy bạn những kiến thức cơ bản về các khoản phải trả/phải thu, bảng lương, sổ cái chung, báo cáo/nhập dữ liệu và tự động hóa văn phòng. Bạn sẽ được chuẩn bị để hỗ trợ bất kỳ tổ chức nào có quy mô và tạo ra sự khác biệt trong bộ phận kế toán của mình.

Hãy cùng nhau thực hiện bước đầu tiên! Liên hệ với chúng tôi ngay bây giờ để tìm hiểu thêm.

• Các loại hình kế toán
  • Sự khác biệt giữa kế toán chi phí và kế toán tài chính
  • Nhân viên đối chiếu làm gì
  • Người giữ sổ sách làm gì