Nếu bạn quan tâm đến việc làm việc trong môi trường kế toán, có rất nhiều con đường sự nghiệp để lựa chọn. Một số lựa chọn rõ ràng hơn bao gồm làm nhân viên kế toán hoặc kế toán. Tuy nhiên, bạn có thể không biết rằng nhiều công ty đang thuê người cho các chức năng hỗ trợ như nhập liệu máy tính và thư ký đối chiếu.
Thư ký hòa giải làm gì?
Nếu bạn đã từng dành một chút thời gian để đối chiếu tài khoản ngân hàng của mình, bạn đã làm những gì một nhân viên hòa giải làm nhưng ở quy mô nhỏ hơn.
Ở cấp độ cơ bản nhất, thư ký đối chiếu có trách nhiệm đối chiếu số dư của tài khoản doanh nghiệp với tài liệu nguồn bằng cách sử dụng các giao dịch / dữ liệu chi tiết có trong tài khoản. Đối chiếu nhằm xác định các lỗi đã làm cho số dư tài khoản bị sai hoặc để chứng minh rằng số dư tài khoản là chính xác.
Định nghĩa gần như này hỏi, "Những loại tài khoản nào yêu cầu đối chiếu?"
Mặc dù các tài khoản sẽ thay đổi tùy theo ngành kinh doanh, nhưng các tài khoản phổ biến nhất yêu cầu đối chiếu bao gồm:
- Tài khoản ngân hàng và tiền mặt nhỏ
- Tài khoản sổ cái chung (tài khoản phải trả, các khoản phải thu, tài sản cố định, v.v.)
- Tài khoản sổ cái phụ (hỗ trợ tài khoản sổ cái chung)
- Tài khoản khách hàng
Điều đáng chú ý là một thư ký đối chiếu là một công việc "cửa ngõ" tuyệt vời nếu bạn quan tâm đến việc tiến lên các cấp kế toán cao hơn.
Thư ký hòa giải thực hiện những loại nhiệm vụ nào?
Rất nhiều công việc mà một thư ký hòa giải làm là công việc chi tiết. Họ được yêu cầu xem xét các chi tiết nhỏ để xác định lỗi hoặc chứng minh tính chính xác. Thư ký hòa giải thực hiện các công việc sau:
- Chạy báo cáo sổ cái chung và sổ cái phụ và báo cáo tài khoản khách hàng
- So sánh số dư tài khoản với tài liệu nguồn để xác định các lỗi tiềm ẩn
- Thực hiện so sánh ngân sách với số dư theo thời gian thực để xác định phương sai trọng yếu
- Nghiên cứu các tài khoản có phương sai vật liệu
- Nghiên cứu các giao dịch chi tiết theo tài khoản để đảm bảo tính chính xác
- Chuẩn bị báo cáo giao dịch sai
- Chuẩn bị và nhập các bút toán điều chỉnh để sửa số dư tài khoản
Thư ký hòa giải làm việc ở đâu?
Có nhiều cơ hội cho các thư ký hòa giải. Một số nơi phổ biến hơn để làm việc bao gồm:
Doanh nghiệp nhỏ
Mặc dù các vị trí thư ký hòa giải có sẵn ở cấp độ doanh nghiệp nhỏ, nhưng chúng không được coi là tiêu chuẩn. Tại sao? Các doanh nghiệp nhỏ có đội ngũ nhân viên nhỏ hơn và phải dựa vào nhân viên để đa nhiệm. Đó là lý do tại sao kế toán, nhân viên A / P, nhân viên A / R và đại diện dịch vụ khách hàng thường được yêu cầu thực hiện đối chiếu của họ. Như đã nói, các doanh nghiệp nhỏ bận rộn sẽ thuê một nhân viên đối chiếu duy nhất để hỗ trợ phần còn lại của nhân viên kế toán.
Các công ty/tập đoàn lớn
Nó phổ biến hơn nhiều đối với các công ty và tập đoàn lớn để tách biệt khối lượng công việc trên nhiều vị trí hơn. Nhiều vị trí thư ký đối chiếu sẽ được tìm thấy trong các doanh nghiệp lớn và các tập đoàn lớn để hỗ trợ nhân viên kế toán.
Các tổ chức tài chính và ngân hàng
Mọi người đều nhạy cảm về tiền của họ. Đó là lý do tại sao các tổ chức tài chính (công ty môi giới, công ty đầu tư) và ngân hàng nhận được rất nhiều yêu cầu về tài khoản của khách hàng. Nó phổ biến cho các truy vấn như vậy được xử lý bởi một thư ký hòa giải để nghiên cứu và giải quyết.
Công ty kế toán/CPA
Các công ty kế toán / CPA đóng vai trò là bộ phận kế toán cho các doanh nghiệp nhỏ. Đặc biệt trong "mùa kiểm toán", cần có những người hỗ trợ như thư ký hòa giải.
Các kỹ năng cần thiết cho một thư ký hòa giải là gì?
Khi bạn dự tính bắt đầu sự nghiệp như một thư ký hòa giải, bạn có thể tự hỏi những kỹ năng nào bạn sẽ cần để thành công. Dưới đây là một số kỹ năng bạn nên sở hữu:
- Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản
- Kỹ năng toán học cơ bản
- Kỹ năng phân tích
- Dịch vụ khách hàng
- Khả năng làm việc tốt với những người khó tính
- Người lao động độc lập
- Giáo dục và kinh nghiệm kế toán
Làm thế nào một người nào đó có thể chuẩn bị để trở thành một thư ký hòa giải?
Hầu hết các công ty sẽ xem xét các ứng cử viên để có bằng tốt nghiệp nghề tập trung vào các quy trình và thủ tục kế toán. Bạn có thể đáp ứng yêu cầu đó bằng cách hoàn thành Chương trình Ứng dụng Kế toán và Kinh doanh được công nhận tại Trường Cao đẳng Công nghệ Tương tác.
Dưới đây là một số chức năng kế toán mà bạn sẽ học trong chương trình Ứng dụng Kế toán và Kinh doanh:
Tài khoản phải trả - thu thập hóa đơn thanh toán, chỉ định số tài khoản sổ cái chung, nhập chứng từ A / P, tạo tệp thanh toán, cắt séc, đối chiếu báo cáo A / P và xử lý các yêu cầu của nhà cung cấp / chủ nợ.
Các khoản phải thu - thu tiền thanh toán, chỉ định số tài khoản sổ cái chung, nhập chứng từ A / R, lập phiếu gửi tiền, đối chiếu báo cáo A / R và xử lý các khoản thu tài khoản và yêu cầu của khách hàng.
Sổ cái chung - phân tích tài khoản, chuẩn bị các mục nhật ký, đối chiếu giữa sổ cái chung và tài khoản sổ cái phụ, chuẩn bị phân tích phương sai.
Bảng lương - nhập dữ liệu cá nhân / lợi ích / tiền lương của nhân viên, thu thập thẻ chấm công và điều chỉnh tiền lương, nhập thông tin lương, xử lý bảng lương và chuẩn bị báo cáo thuế tiền lương.
Tự động hóa văn phòng – học cách sử dụng các máy kế toán (máy tính) khác nhau và các sản phẩm phần mềm kế toán phổ biến.
Bạn muốn tìm hiểu thêm?
Chương trình đào tạo Kế toán & Ứng dụng Kinh doanh Chuyên nghiệp của chúng tôi, nơi bạn sẽ tìm hiểu các nguyên tắc cơ bản về các khoản phải trả, các khoản phải thu, bảng lương, sổ cái chung, báo cáo, nhập dữ liệu và tự động hóa văn phòng.
Vì vậy, chúng ta hãy cùng nhau thực hiện bước đầu tiên! Liên hệ với chúng tôi ngay bây giờ để tìm hiểu thêm.
